基層單位環境保護檔案管理工作要點探討

鄭仕清

摘要：環境保護檔案是指各級環境保護行政管理、環境監測、環境科研、環境宣傳、教育等機構及個人在從事環境保護活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。基層單位在環境保護實踐中所產生的環境保護檔案是非常關鍵的歷史信息，是環境保護工作的真實記載，也是推動環保工作全面快速發展的重要栽體。因此，基層單位在環境保護檔案管理實踐中，必須明確工作要點，整體夯實環境保護檔案管理成效。

關鍵詞：基層單位;環境保護檔案：管理工作要點

中圖分類號：G250 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-0105-01

環境保護檔案是重要的歷史數據和信息材料，既可以反映過去階段環境保護工作的整體開展情況以及先進工作經驗，也可以指導下一階段的環境保護工作，揭示環境保護工作的重點和方向。特別是在信息技術以及科學技術全面快速發展的今天，一系列環境保護技術的應用，在很大程度上提升了環境保護工作的成效。基層單位作為環境保護工作的主要實施者，只有充分注重環境保護檔案管理工作，才能整體推動環保事業的發展。因此，結合環境保護檔案管理工作的特點，全面明確環境保護檔案管理工作要點，對于提升基層單位的環保質量和力度具有非常重要的現實意義。

一、基層單位環境保護檔案管理工作的重要作用

在基層單位環境工作實踐中，加強環境檔案管理具有非常重要的現實作用。一方面，基層單位通過科學的環境檔案管理工作，能夠將過去一段時間內環境保護工作的經驗及時進行梳理和總結，通過圖文并茂、聲像音頻等多種方式來妥善記錄，便于及時總結歸納環境保護工作的經驗，也便于梳理環境保護工作中存在的不足和缺陷。對于基層單位而言，環境保護工作是一項系統且復雜的工作，若缺乏科學全面的環境保護機制或者環境保護對策，勢必會在環境保護工作中存在一定的滯后性。基于科學的環境保護檔案管理工作，基層單位能夠總結出預防性、預見性的管理對策，繼而從加強環境整治、提升環保力度等方面著手，全面優化基層單位的環境保護工作。另一方面，基層單位通過科學的環境保護檔案管理工作，便于他們及時采用新技術、新方法、新工藝來改良環境保護方法以及環境保護技術。在科學技術全面進步的今天，基層單位應該結合自身實際，積極采用科學技術來改良傳統的環境保護方法。通過檔案管理工作，能夠引導基層單位明確技術應用的側重點，有選擇的應用新型技術。

二、基層單位環境保護檔案管理工作的要點分析

基層單位在環境保護檔案管理實踐中，應該充分認知到它的系統性和全面性，從歸檔處理人手，科學做好不同類型檔案的分類管理，全面提升各式各樣檔案的整體利用價值，綜合性提升基層單位環境保護檔案管理工作的成效。

1.歸檔階段的管理要點

在基層單位環境保護檔案管理實踐中，歸檔階段是非常基礎且關鍵的階段，是環境保護檔案管理工作的首要環節。基層單位應該把環保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項重要管理業務納入工作計劃，成立獨立性、專業性的檔案管理部門，委派環境保護檔案專職管理人員，以專業素養以及嚴謹態度來認真對待環境檔案保護工作，確保環保檔案的系統性、全面性、完整性。第一，在歸檔處理過程中，環境檔案管理人員應該按照統一規范的標準進行分類處理，按照檔案的性質、內容等進行有機分類，編制分類目錄。待環境保護檔案分類工作全部完成后，再進行總目標的編制。目錄編制工作，便于后期新增環境保護檔案的快速入庫。第二，在歸檔處理過程中，檔案管理人員應該科學辨識檔案是否為原件，若非原件，需要收錄相關說明。同時，在歸檔過程中，管理人員需要保證各類檔案，尤其是紙質類檔案信息完整、字跡清晰可辨、頁數完整無誤等。第三，在歸檔過程中，檔案管理人員還應該要求立卷部門在提交紙質檔案時，一并提交電子檔案，確保二者的匹配性。對于提交的環保檔案，檔案管理人員應該嚴格按照標準來進行保密等級的劃分。第四，若在歸檔階段，發現環保檔案信息不全面或者相關說明不完整，檔案管理部門可以要求立卷部門重新提交，待全面完整后，再進行歸檔處理。

2.保管和統計階段的管理要點

環境保護檔案具有非常關鍵的信息價值，同時基層單位在環保工作實踐中，可能會產生非常繁多的信息數據，這些都是環境保護檔案的雛形。在環境保護檔案管理實踐中，基層單位應該著重優化檔案保管階段的管理質量，同時也要優化檔案的統計工作。一方面，在環保檔案的保管階段，基層單位應該結合檔案的數量以及分類等，科學完善硬件設備，為環境保護檔案的保管工作創設良好的工作環境。基層單位應該設置獨立性的檔案管理室，設置專門性的環境保護檔案架。在做好紙質類以及音像類檔案管理工作的同時，還應該科學配置計算機系統，實現電子檔案的科學管理。同時，為避免紙質類檔案發霉發潮，基層單位應該結合實際需求，科學配置防潮設施。如增加通風設備，完善防火防潮設計等等。另一方面，在環保檔案的統計階段，基層單位應該構建科學的檔案統計制度，編制檔案統計報告，詳實記載各類檔案信息的增加、減少、銷毀、借閱等情況。

3.利用階段的管理要點

對于基層單位而言，環境保護檔案的管理是為利用而服務的。因此，優化環境保護檔案的利用成效，直接關系著基層單位環境保護工作的開展成效。一方面，基層單位應該視自身情況來優化檔案的檢索與利用，實現各類檔案信息的便捷檢索以高效利用。在條件允許的情況下，還可以規建信息技術檢索平臺，全面提升檢索效率。另一方面，基層單位還應該開放檔案利用渠道，創建多元化的檔案利用平臺，引導單位各個部門積極利用公開性的檔案資源。比如基層單位可以建立完善的環保檔案利用制度，引導各個部門按照規定來申請檔案資料，待利用完畢后，按照標準流程來及時歸還。在條件允許的情況下，基層單位還可以打造檔案利用系統，賦予各個部門一定的權限，實現檔案管理信息化、檔案利用信息化。

三、結語

基層單位環境保護檔案管理具有非常重要的現實作用，基層單位應該充分遵循檔案管理不同階段的管理要點，運用科學高效的方式來整體提升檔案管理的質量與成效，全面優化環保檔案的利用價值。