淺析企業電子文件歸檔與管理

摘 要：隨著時代的不斷發展計算機的普及使用，電子文檔逐漸取代了原有的文本資料。各類電子版文件憑借其簡便的記錄方式，便攜的攜帶功能等種種優勢，已變成各個企業日常工作的主要歸檔方式。但是由于計算機儲存的復雜性、企業業務越來越多，并且企業并沒有專人負責電子文件的管理與整理，導致電子文件也變的混亂且繁多，給查閱工作帶來一定困難。本文立足于企業電子文件歸檔與管理問題，希望就企業電子文件的歸檔與管理問題給出相關的意見，供人參考。

關鍵詞：企業；電子文件；歸檔與管理

近年來，電子文件憑借其便攜性與不占用儲存空間等特點應用于各個企業之中，企業的各項資料以及各種文件內容也都使用電子文件的形式進行保存。但是在進行電子產品的保存過程中，由于企業的資料一年比一年繁多，并且沒有專業額人員進行監督，所以在傳輸資料時，對于文件的真實性與完整性無法保證，甚至會因為電子文件問題遭受經濟損失。所以企業應該為了讓計算機發揮出最大的優勢和電子文件的質量，從而對電子文件進行歸檔與管理。

一、企業電子文件存在的問題

（一）缺乏規范化管理

由于企業員工在日常的工作中都是通過電腦進行文件的編輯與制作的，之后再進行發送，所以許多原始稿件都會留在電腦中，接收到的稿件也會儲存在電腦中，所以就會造成電腦中的電子文件混亂，長此以往就會造成工作的滯留，并且由于沒有專門的人進行電子文件的歸檔與管理，企業內部的電子文件的質量與完整性也得不到監督。并且由于電子文件中可能涉及到企業的內部信息和商業秘密，所以一旦泄露對企業來說有可能面臨經濟損失。雖然國家和行業標準對于企業的電腦資料已經有明確的標準，但是各個企業在日常生活中還不能完全的按照標準進行電子文件的歸檔與整理，這就需要企業派出專人進行定期監督與檢查，對于企業內部的電子文件的歸檔與整理工作嚴格按照國家規定進行。

（二）內部權責不明確

由于文件管理崗位以及計算機技術崗位的人員權責并不能完整地劃分出來，并且企業的文件管理者與計算機崗位人員的專業技術并不高，所以導致電子文件的歸檔與管理不完善，甚至有些企業的電子文件還停留于書面化或者紙質化階段。企業內部對于文件管理人員與計算機崗位人員有些還沒有進行明確的權責分配，兩者進行保管電子文檔還并不能適應，計算機的難度和文件管理人員的技術水平不協調，導致管理人員無法更好的使用優盤、硬盤以及企業網站等文檔傳輸軟件。這就導致電子文件歸檔與管理的缺失，也導致管理人員產生一定的低落情緒。

（三）行業標準執行力低

在我國，針對電子文件歸檔與管理的的國家標準以及行業標準都已經執行。但是，企業在執行標準的過程中由于對于電子文件的不了解導致管理并不規范，實際操作時也無法按照標準實施，所以就沒有辦法貫徹實施這一系列的標準制度。企業的創立初期并沒有制定相關的電子文件管理辦法，所以在之后的辦公時針對這一系列的事件也沒有相應的解決措施，因此標準的不規范執行以及制度漏洞導致電子文件歸檔與管理無法受益于企業。

二、企業電子文件歸檔的措施

（一）完善文檔管理制度

企業內電子文件歸檔與管理工作存在著諸多問題與漏洞，因此首先應該讓企業內部建立電子文件歸檔與管理制度，通過制度來更好的規定電子文件，并且還可以通過制度約束電子檔案管理人員。隨著時代的不斷發展，企業電子文件歸檔與整理制度可以按照國家的出臺的《檔案法》為基礎來制定，并且將企業內部以往遇到過的電子文件的諸多問題匯總，將各項問題都整理在企業電子文件歸檔與整理制度中。通過這樣，以國家標準行業標準為主，企業內部時間工作的問題為輔制定出符合企業自身的電子文件歸檔與整理規范，只有這樣才能將企業的電子文檔管理制度做到最優。企業在設立文檔管理制度之后，也應該在每年都定期進行文檔改善與修訂，通過企業日常工作中遇到企業文檔相關問題來修改。此制度還應該在各部門都推廣實行，不能只單單針對文檔管理者，還應該讓企業員工都按照規范進行文檔整理與使用。企業還可以設立內部考核制度，定期對每個部門的文檔管理程度進行考核，對于考核優秀的部門進行表揚，促進員工檔案整理的積極性。

（二）創建文檔管理團隊

計算機技術的不斷普及與運用，企業的電子文檔使用越來越頻繁，但是電子文檔的歸檔與管理工作卻一直得不到改善，這是由于企業創立初期并沒有注重電子文檔的歸檔與整理工作，但隨著經營業務與生產活動的增加，電子文檔也逐漸繁多，最終影響正常工作。所以企業應該培養具有計算機歸檔的專業素質人才進行電子文件的歸檔與管理，對于文檔管理團隊人員的選擇，應該選擇具有高素質以及較高計算機技術的人員，應該具有專業性的電子文件歸檔與管理，并且對于計算機專業技術也能夠熟練掌握，這樣在處理企業內部的電子文件的歸檔與管理工作時才能順利解決關鍵問題。企業在日常工作中也應該注重工作人員計算機技術培養，定期進行計算機技術與電子文件方面的培訓，只有這樣才能讓電子文件管理人員的技術水平不斷提高，更有利于企業的電子文件歸檔與管理工作的完整性。

（三）按照時間進行整理

企業的工作繁多，因此電子文件的歸檔應該按照時間來進行管理。相關人員對于文件每過一段時間就進行歸檔，并且按照日期進行分類，由于載體的原因，最好將時間安排到不超過三個月，為了避免企業突發狀況的出現應該將整理好的文件進行備份。在以往的工作中，紙質化文件可能會與電子文件同時存在，那就需要相關檔案工作人員將紙質化文件錄入到計算機中形成電子文件一并保存，保持企業文件的統一性。按照時間進行整理并不表示企業可以對整理后的電子文件進行不管不問，因為電子載體是有壽命的，并且優盤、網盤也是有使用年限以及時間限制的，所以對于這些應該進行標注，定期檢查排查，以免產生文件缺失。

（四）儲存載體選擇

由于計算機儲存載體的多樣性，在企業日常工作中有可能將文件儲存至優盤、光盤、網盤或者各種軟件之上，這就需要企業在計算機中創建互聯網平臺，將企業的各種網絡文件統一保管至企業平臺上。并且企業平臺的建立還能增強各部門之間的溝通聯系，并且讓企業內部的每個人都能參與到企業檔案保管當中去，企業平臺中也應該有相應的平臺規范，例如進行文件傳輸時應該嚴格按照企業格式進行文件傳輸，對于傳輸的文件不管是收件人還是發件人都應該保存原始文件，以備日后檔案工作的查驗。企業應該專門的檔案部門和管理部門設置專用網線，避免由于網線問題而導致文檔資料傳輸的不及時。

結束語

科學技術的不斷發展，我國也進入信息化時代，電子文檔也順應時代發展的潮流，對電子文件的歸檔與管理起到重視，讓計算機在企業工作中發揮出最大的優勢，也讓電子文件質量可以得到保障。企業應該在內部進行有關計算機電子文件方面的培訓，讓單位內部人員可以合理正確的使用電子文件。只有這樣才能讓企業得到更好更快的發展。

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作者簡介：

逄麗麗（1984 -）女，漢族，山東青島人，中級經濟師，碩士，主要從事檔案管理、保密管理、績效考核工作。