企業檔案管理工作現狀及優化對策

葉曉琳

摘 要：檔案管理工作對單位多項工作的科學管理具有至關重要的作用，單位必須提高對檔案管理部門的重視力度。因此，本文對企業檔案管理工作現狀及優化對策進行探討，以期更好地優化檔案管理工作，才能為單位提供更加全面的幫助和更完善的檔案服務。

關鍵詞：檔案管理；現狀；對策

1現階段企業檔案管理工作現狀

1.1 重視程度不夠

檔案管理工作無法直接產生企業經濟利益，所以大部分領導層認為它沒有實際應用，失去了存在的價值和作用。所以在日常工作中，檔案管理工作常常容易被忽視。在與其他部門管理人員進行溝通交流中得知，他們認為檔案管理只是單純地抄錄部分相關文件并封存起來。由此可見，檔案管理工作缺乏單位領導層的支持，這一定程度上限制了單位檔案管理工作的健康發展。對于檔案管理者來講，也要對自己的工作重視起來，正確認識自己崗位所起的作用，努力做好每一個工作細節。

1.2 管理水平落后

相比之下，我國的檔案管理工作起步較晚，發展水平也比較落后，綜合實力有待提高。加上許多檔案管理人員開始向其他崗位流動，這一現象造成經驗豐富的檔案管理者流失；而一些新入職的檔案管理者，僅僅依靠書本上學到的知識進行整理工作，缺乏對業務的了解

和掌握，且缺少創新性思維。在檔案管理的方法上，許多單位仍保留著陳舊的手動操作，隨著時代的發展進步，這種方式與發展模式不符，已經漸漸被社會淘汰。

1.3 專業水平低下

現階段，我國檔案管理人員專業技術水平較低，大多數人都沒有經過正規的培訓就直接上崗，基本的業務流程還不太清楚，這不利于檔案管理工作的科學發展。由于檔案管理部門對單位的貢獻力度小，許多職工紛紛選擇了調崗，使得該部門的在崗員工越來越少，所以單位不得不從其他科室借調人員過來，或者是請別的部門的人來兼職檔案管理工作。檔案管理屬于專業性較強的工作類別，借調其他部門的人員來從事，將會導致管理工作的混亂，嚴重影響工作效率的提高。

1.4 管理體系不完善

由于缺乏完善的檔案管理制度，相關人員在實際進行檔案管理工作時沒有書面依據和制度章程作為參考，導致日常的檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，他們不能按照規范對相關資料進行收集和歸檔；也不能依照管理細則的規定分類保存檔案，使日常管理工作雜亂無章。盡管有些單位參考國外先進的企業管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴格的執行力度，所制定的制度根本沒有發揮出作用。在日常工作中還存在職責劃分不明確的現象，當檔案管理出現問題時，管理人員就相互推脫，互不擔責。

2企業檔案管理工作優化對策

2.1 要強化工作責任，建立健全科學的企業檔案管理體系

建立健全良性企業檔案管理機制，健全檔案管理的規章制度，良好的檔案管理制度是開展企業檔案工作的關鍵和保證，能規范檔案管理人員的行為，提高檔案管理的工作效率。在新形勢下，面對日新月異的檔案管理手段，企業必須建立一套與之相應的科學的檔案管理體系，將不同種類、不同載體的檔案統一管理，促進檔案管理與企業的同步發展。

2.2 提高企業檔案管理的認識

一方面，企業領導的重視是做好檔案工作的重要保證，企業領導要充分認識到檔案工作對促進企業發展的重要作用，增強做好企業檔案工作的使命感和責任感。另一方面，提高檔案管理工作人員的檔案管理意識和專業工作水平是各企業能夠做好檔案管理工作的前提。相關檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個方面，一個是管理意識需要加強，另一個是他們的專業工作水平還需要提高。企業要在培養檔案管理人才方面下功夫，讓檔案管理人才用它們的才能和品質書寫和記載企業的發展經歷，讓企業的各項工作能從企業檔案中獲得最大化價值，更大限度地的服務于企業。

2.3 實現企業檔案管理現代化

新形勢下，信息社會對檔案工作的要求時檔案管理的數據化、信息化，這也是檔案管理人員發展的必然方向。在這種大趨勢下，就要求企業的檔案管理人員必須具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，以及運用新興的科技手段和先進的管理方法管理檔案的技能，在不斷提高自身專業業務素質的同時，熟練運用計算機，并且注重信息文化方面的理論知識的學習，努力使自己成為新形勢下的綜合性的現代檔案管理人才。

2.4健全檔案督促檢查和績效考核評價機制

為了在各個環節中順利開展檔案工作，做到有法可依，相關部門就要對檔案管理進行嚴格考核。考核的內容主要包括收集的信息是否正確和完整、整理歸類是否得當、檔案信息是否安全等。由于部分檔案工作人員缺乏對企業檔案管理重要性的認識，只有通過企業檔案管理考核制度對其進行約束，才能促使其實時的收集檔案，規范整理收集的檔案信息，從而實現檔案的安全保存。此外，檔案部門要運用績效考核評價機制建立檔案管理經濟責任制和目標管理責任制。根據考核工作目標的實現情況實施獎罰，以此激發檔案工作相關人員的工作熱情，從而促進整個檔案隊伍素質與工作水平的提高。在企業中進行檔案管理考核工作，主要考慮以下3個方面。第一，與集團企業專業管理考核相結合，將檔案管理考核條款納入企業發展的規章制度中，規定考核范圍。例如，不按照歸檔范圍和不按要求向檔案管理部門移交檔案，或者借閱檔案后不能按照規定時間返還等作為檔案管理考核的指標，對當事人予以處罰。第二，與企業的專項工作相結合。例如，某企業在進行設備管理中，將檔案管理納入考核范圍，對未取得合格證的設備予以取消設備資格和供應商評優資格等。第三，與崗位責任制考核結合，完善崗位工作標準。主要考察檔案工作人員的職責工作內容，細化到具體工作要求中，按照管理規定，將檔案工作人員的工作成果與績效考核掛鉤，制定獎罰分明的法制化管理制度，不斷激勵內部制約機制，促進考核工作順利開展。

2.5加大企業對檔案管理工作的資金投入

企業不能只關注于眼前的經濟利益，要把目光放長遠，能夠看到檔案管理對企業未來發展的重要意義和作用，加大對檔案管理工的資金投入，完善企業內檔案管理工作的基礎設施。比如，建立檔案管理所必需的檔案室或檔案庫房，完善檔案管理工作人員的相關工作設備包括電腦，辦公室等。這其中也包括上面提到的對工作人員的培養，公司和企業只有將這些最為基礎的地方做好，做到位，才能從根本上確保檔案管理工作的執行。另外，企業也可以從外界引進先進的管理人員或管理辦法，或者加大對管理制度的創新獎勵等措施。

3結語

總之，新的時期，企業面臨更加復雜的新的環境，為了緊跟時代步伐，促進企業健康發展，企業領導人和檔案管理人員必須更加重視檔案管理工作，并不斷在工作中創新，使檔案管理工作在企業的發展和運行過程中發揮其真正的作用。

參考文獻：

[1]常曉蕾.新時期人事檔案管理工作探析[J].信息記錄材料，2018，19（1）

[2]鄒玉玲.如何做好檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江檔案，2014（03）.