基于采購業(yè)務(wù)集中評審的采購風(fēng)險評價與應(yīng)對策略分析

陳靚

[摘 要]本文介紹了石化企業(yè)某采購單位的采購業(yè)務(wù)集中評審制，通過對參加集中評審的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和統(tǒng)計分析，識別主要采購風(fēng)險點，對風(fēng)險點進(jìn)行評價，并提出風(fēng)險控制措施與建議，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]采購風(fēng)險;風(fēng)險評價;風(fēng)險控制;采購業(yè)務(wù)集中評審

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.041

[中圖分類號]F626[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-00-02

0? ? ?引 言

采購管理活動是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，采購風(fēng)險作為企業(yè)風(fēng)險的重要組成部分，對企業(yè)具有非常重要的影響。目前，國內(nèi)對物資采購風(fēng)險識別和評估只是對風(fēng)險狀況進(jìn)行分析，缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持和定量化研究。通過何種方式采集數(shù)據(jù)，對采購風(fēng)險進(jìn)行科學(xué)評估，對企業(yè)來說是一個重要的問題。

1? ? ?企業(yè)物資采購風(fēng)險的一般分類

企業(yè)需要采購的物資種類很多，物資采購過程中存在的風(fēng)險類型比較多，大體上可以分為兩類，一種是外因型風(fēng)險，另一種是內(nèi)因型風(fēng)險，兩類風(fēng)險具體如下。企業(yè)物資采購的外因型風(fēng)險主要包括5個領(lǐng)域：①不可控的意外風(fēng)險;②價格變動風(fēng)險;③質(zhì)量保證風(fēng)險：④技術(shù)更新風(fēng)險：⑤商家惡意欺詐風(fēng)險。企業(yè)物資采購的內(nèi)因型風(fēng)險通常是因為企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和人為等作用使企業(yè)承受了損失和潛在威脅等，大概包括以下幾個方面：①計劃不合理導(dǎo)致的風(fēng)險;②合同簽訂不規(guī)范導(dǎo)致的風(fēng)險;③驗收環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險;④存量不合理帶來的風(fēng)險。

2? ? ?物資采購風(fēng)險點識別的步驟

2.1? ?采集物資采購風(fēng)險基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

某采購單位采集物資采購風(fēng)險基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是通過采購業(yè)務(wù)集中評審提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行的。

2.1.1? ?介紹采購業(yè)務(wù)集中評審

采購業(yè)務(wù)集中評審即成立評審小組，定期集中評審所有采購業(yè)務(wù)。評審會的參會人員有業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)科長、評審小組和組織管理人員，每周兩次對所有發(fā)生采購業(yè)務(wù)的采購方案、尋源結(jié)果和招標(biāo)結(jié)果進(jìn)行集中評審。會議評審小組對一級物資采購情況、選商、采購方式、價格、合同條款等多方面進(jìn)行討論和評審。

2.1.2? ?采購業(yè)務(wù)集中評審制的特點

第一，評審會由專人管理，負(fù)責(zé)評審會組織、資料管理以及統(tǒng)計分析等工作，實現(xiàn)專人專項專業(yè)化管理，提高了評審效率。第二，采購方案、采購結(jié)果的審批由原來的領(lǐng)導(dǎo)審批改為定期召開采購方案、尋源結(jié)果和招標(biāo)結(jié)果集中評審會議，會議通過集中討論、反復(fù)論證和評審小組評審，達(dá)到評審率100%，增強了物資采購的透明度和公正度。第三，組織管理人員收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過對評審結(jié)果進(jìn)行記錄、分類、統(tǒng)計匯總，對某采購單位的整體采購情況和采購風(fēng)險情況進(jìn)行分析，為采購管理層的管理實施提供數(shù)據(jù)支持。

2.1.3? ?采集物資采購風(fēng)險基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

本文通過分析16個月的采購業(yè)務(wù)集中評審數(shù)據(jù)，完成某采購單位物資采購風(fēng)險基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集。在這16個月中，共召開122次評審會，對3 212項采購業(yè)務(wù)進(jìn)行評審，其中，不通過項為206項。通過對所有評審項進(jìn)行分類匯總，完成了物資采購風(fēng)險基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集。

2.2? ?識別物資采購風(fēng)險點

通過對采購風(fēng)險基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理分析，得到了某采購單位的采購過程中物資采購的5個主要風(fēng)險點，分別是采購方式、合同條款、價格、信息溝通、選商。這5個風(fēng)險點在不通過206項中的分布情況如圖1。

3? ? ?物資采購風(fēng)險評價

3.1? ?物資采購風(fēng)險評價的方法

物資采購風(fēng)險評價主要使用風(fēng)險矩陣的方法，風(fēng)險矩陣?yán)蔑L(fēng)險影響等級大小和風(fēng)險概率發(fā)生大小兩個維度對采購風(fēng)險進(jìn)行評價。具體步驟如下：第一，針對識別出的風(fēng)險點編制風(fēng)險評估調(diào)查表，選定專家，按身份賦予不同權(quán)重。由專家填寫的風(fēng)險評估調(diào)查表，對5個風(fēng)險點的風(fēng)險影響程度做出評估，最終得到采購風(fēng)險影響等級圖，一般分為關(guān)鍵、嚴(yán)重、一般、微小、可忽略5種等級。第二，計算出采購風(fēng)險概率，通過對采購業(yè)務(wù)集中評審得到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)加工計算，算出5個風(fēng)險點的風(fēng)險概率。第三，通過風(fēng)險影響等級和風(fēng)險概率，建立二維坐標(biāo)系，根據(jù)表1采購風(fēng)險級別表，確定最終的采購風(fēng)險等級。

3.2? ?某采購單位主要風(fēng)險點的風(fēng)險評價

首先，通過選定專家填寫風(fēng)險評估調(diào)查表，將5個主要風(fēng)險點劃分風(fēng)險影響等級，最終結(jié)果為關(guān)鍵等級—采購方式，嚴(yán)重等級—價格和選商，一般等級—合同條款，微小等級—信息溝通。其次，計算5個主要風(fēng)險點的風(fēng)險概率，具體可見圖1。最后，建立二維坐標(biāo)系，形成風(fēng)險矩陣，見表2采購風(fēng)險等級表。通過風(fēng)險矩陣來看，某采購單位的主要采購風(fēng)險評價結(jié)果為高風(fēng)險等級的為采購方式，中風(fēng)險等級的為價格和選商，低風(fēng)險等級的為信息溝通和合同條款。

4? ? ?物資采購風(fēng)險應(yīng)對策略

通過風(fēng)險識別和風(fēng)險評價得出高等級采購風(fēng)險，對此類風(fēng)險進(jìn)行事前風(fēng)險預(yù)防，重點關(guān)注事中風(fēng)險，將風(fēng)險控制的重點集中在中高等級風(fēng)險上，有利于高效和科學(xué)運用風(fēng)險管理資源，提高企業(yè)風(fēng)險管理水平，完善采購管理工作，提升采購管理水平。針對5個主要風(fēng)險點，對風(fēng)險等級判定為高、級、低3個風(fēng)險點，做出以下應(yīng)對措施。

4.1? ?高風(fēng)險等級重視采購方式

第一，細(xì)化管理制度和流程。及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施，定期對整改情況進(jìn)行檢查和反饋，通過對反饋問題進(jìn)行評價，修正管理措施。通過PDCA循環(huán)，最終出具處理問題的最終管理措施，并完善相應(yīng)管理制度和流程，將采購風(fēng)險扼殺在搖籃中。第二，加強對采購對象的了解。根據(jù)采購對象的特性，進(jìn)行幾年的選商、價格、收發(fā)頻次等分析，并對使用方向和效果進(jìn)行調(diào)研分析，經(jīng)過研究論證，找到最合適的采購方式。第三，擴大寄售范圍。通過分析采購對象，將使用頻次高、價格波動小的非寄售物資納入寄售物資范圍內(nèi)，減少采購資源浪費，提高采購效率。第四，推行差異化采購方式。改變呆板的采購方式，重視計劃提報單位的需求，制訂相應(yīng)采購計劃，施行差異化采購方式。

對于需求單位要求采購高質(zhì)量產(chǎn)品，但由于質(zhì)量高的供應(yīng)商價格高，導(dǎo)致屢屢中標(biāo)的是采購質(zhì)量不高的供應(yīng)商情況，通過調(diào)研及時與技術(shù)部門對接，形成專門的采購文件，將質(zhì)量好的幾家供應(yīng)商列入文件中，形成采購依據(jù)。針對寄售物資，可依據(jù)質(zhì)量等級，選取多家供應(yīng)商中標(biāo)，需求單位可按照意愿選擇合適的產(chǎn)品和價格。積極探索與電商平臺的合作，通過電商采購辦公用品等物資，利用電商平臺的優(yōu)勢，提高采購效率。對于指定品牌和單一來源的某些情況，打破固有的指定品牌的采購模式，試行兩步招標(biāo)法，探索市場空間。對于需求量大，一家供應(yīng)商難以保供的情況，采取平行招標(biāo)方式，多家中標(biāo)單位統(tǒng)一執(zhí)行最低價格，也可分片區(qū)簽訂合同，做好保供工作。

4.2? ?中風(fēng)險等級重視價格

利用公開招標(biāo)，打破既成的供應(yīng)商圈，提高供應(yīng)商競爭力，降低采購成本。通過多種渠道查詢價格，比如向制造商詢價、電商平臺查詢價格、向兄弟單位咨詢價格，從而確定價格范圍，有效降低采購金額。

4.3? ?低風(fēng)險等級重視選商

對于非標(biāo)準(zhǔn)、價格低、供應(yīng)商多的物資，收集所有具有采購資格的供應(yīng)商，并將采購準(zhǔn)入產(chǎn)品與之對應(yīng)，制作并運用小程序隨機選商，增加選商的透明度和公正度。推行標(biāo)準(zhǔn)化選商方式，對于重點常用物資，通過對歷年采購價格、質(zhì)量、效果等進(jìn)行分析，建立專門的供應(yīng)商庫或者短名單，為采購業(yè)務(wù)的選商環(huán)節(jié)提供依據(jù)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)化選商方式。

5? ? ?結(jié) 語

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與運行發(fā)展中，采購風(fēng)險是客觀存在并難以避免的，采購風(fēng)險會根據(jù)環(huán)境變化而不斷變化，因此，識別采購風(fēng)險應(yīng)該是一個多向、反復(fù)的過程。在今后的采購風(fēng)險管理中，應(yīng)不斷完善，合理、全面控制風(fēng)險，確保企業(yè)良性發(fā)展。

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