醫(yī)院檔案管理的軟實(shí)力的提升路徑研究

張利達(dá)

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理 ? 軟實(shí)力提升 ? 路徑研究

我國(guó)綜合國(guó)力的重要組成部分就是軟實(shí)力，也是國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的核心要素，提升國(guó)家軟實(shí)力是我黨以及我國(guó)在這個(gè)時(shí)代下的重要課題。這樣的大環(huán)境使然，不斷深化的醫(yī)療改革，醫(yī)院改革建設(shè)也將提升醫(yī)院文化軟實(shí)力擺上會(huì)議桌，是醫(yī)院改革建設(shè)的重點(diǎn)工作，醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力不僅要靠著醫(yī)院軟實(shí)力的提升，同樣醫(yī)院軟實(shí)力也是醫(yī)院長(zhǎng)久健康發(fā)展的根本。故此，越來(lái)越的的醫(yī)療事業(yè)參與者總是到醫(yī)院軟實(shí)力的作用，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)中將醫(yī)院檔案的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，積極地投入到醫(yī)院軟實(shí)力的提升工作中去。

一、醫(yī)院軟實(shí)力與醫(yī)院檔案的關(guān)系

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院本身以及社會(huì)民眾參與過(guò)的醫(yī)療管理、科研、教學(xué)、醫(yī)療等活動(dòng)對(duì)醫(yī)療事業(yè)或社會(huì)具有保存意義的文獻(xiàn)，而提起醫(yī)院檔案大多人會(huì)想到患者的病例或者患者的個(gè)人醫(yī)療檔案，但其實(shí)不然，醫(yī)療檔案中患者的檔案只是其中的一個(gè)部分[1]。而醫(yī)院軟實(shí)力是指醫(yī)院機(jī)構(gòu)在從事管理、科研、教學(xué)、醫(yī)療過(guò)程中創(chuàng)造出的具有醫(yī)院核心價(jià)值觀以及發(fā)展戰(zhàn)略與人才隊(duì)伍素質(zhì)同團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新能力和學(xué)習(xí)能力的組合。

醫(yī)院軟實(shí)力與醫(yī)院檔案存在著親密的內(nèi)在聯(lián)系。其一是因?yàn)獒t(yī)院檔案是醫(yī)院軟實(shí)力的母體，醫(yī)院檔案是醫(yī)院軟實(shí)力建設(shè)的根本你所在，醫(yī)院檔案詳細(xì)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，醫(yī)院軟實(shí)力的建設(shè)就以此為依托。而另一方面醫(yī)院軟實(shí)力又是醫(yī)院檔案記載的一部分，醫(yī)院軟實(shí)力為醫(yī)院檔案提供了豐碩的記錄內(nèi)容，由此可見(jiàn)醫(yī)院檔案與醫(yī)院軟實(shí)力之間兩者互相依托，互相推動(dòng)。

二、醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院軟實(shí)力的提升作用

醫(yī)院檔案與醫(yī)院軟實(shí)力兩者之間的互相依托與互相推動(dòng)說(shuō)明了醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院軟實(shí)力的提升有著很重要的作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中管理、科研、教學(xué)、醫(yī)療中重要成果的直接記載，詳細(xì)記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程中值得記載的人或事，它是我們了解一所醫(yī)院發(fā)展史最好的資料文獻(xiàn)，不僅是將醫(yī)院發(fā)展史中歷代醫(yī)療工作者的事跡，而且也完整的將醫(yī)院歷代的精神文化傳承，是醫(yī)院軟實(shí)力的重要組成部分。

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段各種醫(yī)療設(shè)備都及其完善，因此導(dǎo)致社會(huì)中醫(yī)院與醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)力日益增大，醫(yī)院想在這樣的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下存活并脫穎而出就要對(duì)醫(yī)院軟實(shí)力進(jìn)行建設(shè)和創(chuàng)新，建設(shè)出別具一格的醫(yī)院軟實(shí)力從而增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力[2]。而現(xiàn)有的科研成果與醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)是醫(yī)院然實(shí)力創(chuàng)新的根本，而醫(yī)院檔案又作為醫(yī)院發(fā)展歷程中的醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)與科研成果的記錄載體，對(duì)醫(yī)院軟實(shí)力來(lái)說(shuō)具有推陳出新，鑒往知來(lái)的作用，是醫(yī)院軟實(shí)力提升的基礎(chǔ)。

三、做好檔案管理工作

（一）開(kāi)展檔案管理的前提

醫(yī)院檔案所涉及的方面非常廣泛，牽連著每個(gè)人，而如何有效地進(jìn)行檔案管理工作，為以后提供出具有真實(shí)借鑒價(jià)值的治療成為每個(gè)醫(yī)院工作的重點(diǎn)。要針對(duì)全醫(yī)院深入地進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)醫(yī)院的切實(shí)歷史發(fā)展進(jìn)程、發(fā)展趨勢(shì)、基本的智能以及檔案的來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，將醫(yī)院檔案分為實(shí)物檔案、特殊載體、業(yè)務(wù)類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、科技類(lèi)文書(shū)類(lèi)等格式，詳細(xì)概括了醫(yī)院檔案的所有載體和門(mén)類(lèi)的歷史記錄。其次對(duì)已建立的檔案做出四個(gè)建設(shè)工作，第一是設(shè)備的建設(shè)，其包括了庫(kù)房設(shè)施以及專(zhuān)用的設(shè)備防磁柜等;第二是網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，建立專(zhuān)（兼）職檔案員、檔案綜合室、檔案管理機(jī)構(gòu)這三個(gè)檔案的網(wǎng)絡(luò)梯子;第三基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，此包括檔案的利用、保管、整理、整理、收集等幾個(gè)方面，但是前期應(yīng)當(dāng)以收集檔案的工作為主;第四工作制度體系建設(shè)，記得是建立起檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、管理制度以醫(yī)院檔案工作規(guī)章三個(gè)方面。

（二）檔案的管理

醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展檔案的收集是重中之重，有效地做好檔案收集工作的基本要求就是提高檔案質(zhì)量。綜合檔案室要定時(shí)對(duì)各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的年度以上的資料進(jìn)行整理收集并分類(lèi)，重點(diǎn)標(biāo)注對(duì)本院的醫(yī)療事跡和科研成果有價(jià)值的文獻(xiàn)，對(duì)醫(yī)院有參考價(jià)值并且需要醫(yī)院上下予以貫徹的文件治療進(jìn)行統(tǒng)一管理。

醫(yī)院每年著重多進(jìn)行的工作是醫(yī)院對(duì)于總體發(fā)展目標(biāo)分步實(shí)施的重點(diǎn)工作，能夠?qū)⑨t(yī)院各項(xiàng)管理工作中所具有價(jià)值的活動(dòng)過(guò)程的體現(xiàn)。各個(gè)部門(mén)在明確了醫(yī)院下達(dá)的重點(diǎn)工作之后，檔案室的歸檔目錄的工作就要對(duì)各項(xiàng)重點(diǎn)工作展開(kāi)，在檔案歸檔目錄工作完成后需要針對(duì)文件歸檔的范圍有檔案室進(jìn)行保管日期與密集的明確。各部門(mén)檔案的歸檔范圍制定應(yīng)該由檔案室對(duì)各個(gè)科室的職能進(jìn)行針對(duì)性制定，為了盡最大可能的避免重份歸檔問(wèn)題出現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作中，特別是醫(yī)院內(nèi)部多發(fā)表文獻(xiàn)與各種外來(lái)文獻(xiàn)，因此明確指出流轉(zhuǎn)醫(yī)院文件的職能部門(mén)為辦公室，綜合檔案室知識(shí)管理有辦公室所移交上來(lái)需要全醫(yī)院進(jìn)行貫徹的外來(lái)文獻(xiàn)以及醫(yī)院自發(fā)制定的綱要、規(guī)劃等文件。醫(yī)院是個(gè)各崗位、各部門(mén)都需要專(zhuān)業(yè)技能要求的機(jī)構(gòu)。

規(guī)范整理收集到的檔案以在使用時(shí)能后最快的找到所需檔案的分類(lèi)從而找到需要的方案。建立檔案的根本目的就是為了將醫(yī)院的發(fā)展歷程以及主要職能體現(xiàn)出來(lái)，因此對(duì)不屬于醫(yī)院范疇的文件要剔除出去，以此對(duì)檔案的真實(shí)率和可利用率做出保障，就也是將檔案管理中“以為為主”的理念完美地體現(xiàn)出來(lái)。

檔案資料每時(shí)每刻都在產(chǎn)生，如果將醫(yī)院中發(fā)生地所有事情都進(jìn)行記載的話，將耗費(fèi)大量的人力物力，并且未來(lái)檔案的可利用率也大大降低了，所以我們不可能做到事無(wú)巨細(xì)皆記錄，而且檔案室所進(jìn)行統(tǒng)一保管的檔案每年都在增加，而檔案室的儲(chǔ)存量是固定不變的，因此我們應(yīng)該做到充分的利用檔案室儲(chǔ)存量，并保證所存檔案都要是有保存價(jià)值的。因針對(duì)性地進(jìn)行行保存，短期檔案要適當(dāng)?shù)纳釛墸⑶覈?yán)格保證要?dú)w檔保管的檔案都是具有意義的，對(duì)能夠反映出醫(yī)院改革變化或者科研成果以及重要事件的檔案進(jìn)行存檔。

四、利用檔案提升醫(yī)院軟實(shí)力

（一）利用檔案構(gòu)建醫(yī)院文化提升醫(yī)院軟實(shí)力

檔案中記載的醫(yī)院改革發(fā)展歷程以及科研成果以及重要的人或事都有很多的歷史文化價(jià)值等待檔案管理者去挖掘才能散發(fā)出光彩。因此我們需要充分地利用和開(kāi)發(fā)醫(yī)院的現(xiàn)有檔案，將檔案中重要精神和成果歸納出來(lái)呈現(xiàn)出來(lái)，將其當(dāng)做醫(yī)院文化進(jìn)行弘揚(yáng)的工具，提升醫(yī)院軟實(shí)力。其一是檔案編研工作的開(kāi)展，利用檔案記載的信息，進(jìn)行專(zhuān)題、年鑒、大事記編研以及制成各類(lèi)文化產(chǎn)品例如視頻、畫(huà)冊(cè)等，還可以將醫(yī)院中工作突出的醫(yī)療人員進(jìn)行編研，制成光榮冊(cè)，向社會(huì)大眾以及醫(yī)院內(nèi)部展示我院先進(jìn)工作者的光榮事跡，這一做法不但提升醫(yī)院的凝聚力，使醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)醫(yī)院有歸屬感和榮譽(yù)感，提高醫(yī)院?jiǎn)T工的工作積極性從而提升醫(yī)院軟實(shí)力。二是將檔案進(jìn)行展覽，將醫(yī)院中心工作與檔案信息相結(jié)合制成展品，并且創(chuàng)辦主體給予展出，將醫(yī)院所參與的重要社會(huì)活動(dòng)等。利用這一系列的檔案展出不僅提升了醫(yī)院職工的思想意識(shí)，同時(shí)將醫(yī)院的文化向前來(lái)就診的患者及家屬進(jìn)行展示，構(gòu)建和諧的醫(yī)院、患者、親屬關(guān)系潛移默化地提升升醫(yī)院軟實(shí)力。

（二）檔案信息化提升醫(yī)院軟實(shí)力

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化已經(jīng)進(jìn)入人們的各個(gè)生活角落，并且由于經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人們消費(fèi)越來(lái)越理性化，在病人選擇醫(yī)院進(jìn)行就診時(shí)，醫(yī)院醫(yī)術(shù)是否精湛以及設(shè)備是否先進(jìn)已經(jīng)不再是決定患者是否前來(lái)就真的絕對(duì)因素，醫(yī)院的口碑已經(jīng)信譽(yù)度也是患者選擇就真的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此醫(yī)院需要建立起良好的口碑以及信譽(yù)，打造獨(dú)特的醫(yī)院文化品牌，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的技術(shù)優(yōu)化，充分利用這個(gè)信息化飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)推廣宣傳。為了使傳統(tǒng)形式檔案與信息化技術(shù)相結(jié)合，我們需要加快從傳統(tǒng)形式紙質(zhì)檔案向信息數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變工作，并對(duì)電子檔案進(jìn)行優(yōu)化，形成數(shù)字化信息的醫(yī)院文化。例如檔案管理工作可以將醫(yī)院檔案進(jìn)行整合對(duì)醫(yī)院進(jìn)行概況介紹，將醫(yī)院中、醫(yī)院活動(dòng)、醫(yī)院特色、專(zhuān)家介紹、醫(yī)院介紹等信息通過(guò)醫(yī)院的網(wǎng)站以及現(xiàn)在越來(lái)越發(fā)達(dá)的微信公眾號(hào)展示給大眾，增加社會(huì)的關(guān)注度。這樣的信息化傳媒并不會(huì)受到時(shí)間和空間的影響，更快的傳播速度，而且效果更好，利用檔案信息化將醫(yī)院的文化展示給大眾。樹(shù)立良好的口碑與信譽(yù)，以此可以充分提升醫(yī)院軟實(shí)力。

五、結(jié)語(yǔ)

在這個(gè)信息化的時(shí)代，所有的信息都會(huì)被飛速傳播，醫(yī)院想在這樣的競(jìng)爭(zhēng)激烈社會(huì)形勢(shì)下，醫(yī)院的軟實(shí)力是在這種競(jìng)爭(zhēng)中使醫(yī)院存活并發(fā)展的重要因素。而醫(yī)院檔案與醫(yī)院軟實(shí)力互相依托，互相推動(dòng)的原因也是我們必須做好醫(yī)院檔管理工作的重要原因，要用好醫(yī)院檔案所記載的信息資源，提升醫(yī)院的軟實(shí)力，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院軟實(shí)力的弘揚(yáng)作用，打造良好的大眾口碑，為醫(yī)院軟實(shí)力的提升發(fā)揮作用。

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（作者單位：吉林省人民醫(yī)院）