提高農業(yè)檔案管理效率的措施探討

毛麗嬌

農業(yè)檔案是指在農業(yè)生產活動中形成的具有保存與利用價值的文字材料、計算材料、圖表等農業(yè)資源，是農業(yè)生產研究的真實性記錄。隨著科技的不斷發(fā)展，我國農業(yè)事業(yè)也發(fā)展到了新的階段，在這個階段需要將提高將農業(yè)檔案管理工作的效率放到首要位置，充分意識到檔案管理工作的意義以及重要性，并從創(chuàng)新的角度出發(fā)完善管理模式、提升管理質量。

1、農業(yè)檔案管理中存在的問題

我國是一個農業(yè)大國，農業(yè)生產活動是市場經濟發(fā)展的主要推動力。在農業(yè)生產活動中，農業(yè)檔案的保存與管理為后續(xù)的農業(yè)生產以及科研活動有效開展提供著豐富的有效性、指導性、參考性資源。現如今，我國農業(yè)檔案管理工作已經有了不錯的發(fā)展，但在發(fā)展進程中也出現了一些不可避免的問題，主要包括了以下三個問題：

①農業(yè)檔案利用率越來越低

農業(yè)檔案管理所保存的資料記錄了大量的農業(yè)活動分析數據以及研究數據，對農業(yè)經濟的發(fā)展有著即時性指導作用。但目前大部分縣級基層檔案管理單位的工作側重點放在了保管檔案上，忽略了農業(yè)檔案的研究價值以及利用價值，大量的農業(yè)研究成果被擱置起來，在實踐活動中的利用率越來越低。

②制度缺陷造成檔案文件流失

農業(yè)檔案文件流失是管理工作面臨的一項重大問題，這一問題的形成原因主要分為三個方面。第一，部分管理部門對農業(yè)檔案的重視程度不夠，沒有制定完整且有效的管理體系來加強對農業(yè)檔案的保護與利用;第二，管理工作人員沒有形成及時整理資料的習慣，不能第一時間將新的農業(yè)檔案進行歸檔與整理;第三，有些工作人員為了一己私欲將具有研究價值的農業(yè)檔案換取給他人，造成檔案丟失。

③檔案管理人員綜合能力不高

新時代背景下，農業(yè)檔案管理工作對人員的能力需求越來越高，不僅要求相關管理人員具有一定的專業(yè)知識以及技能，還要求管理人員具有創(chuàng)新式的管理理念以及管理意識，并且能夠熟練使用現代信息設備。但目前農業(yè)檔案管理部門的管理人員綜合能力參差不齊，部分人員甚至不清楚管理工作要點以及需求，在工作過程中也只是依靠淺薄的知識來進行檔案管理，形成敷衍了事的工作狀態(tài)。

2、提高農業(yè)檔案管理效率的有效措施

①完善農業(yè)檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓”，健全的管理制度與管理體系對農業(yè)檔案管理工作的高效進行有著積極的促進作用。針對當前的檔案管理工作情況，相關管理部門應當遵循科學合理、簡潔實用、嚴格約束的原則，結合當地的實際情況來建立并完善檔案管理制度，例如管理單位可以以實際情況為準加強實行“責任到人”的管理制度，將檔案管理工作中的每一環(huán)節(jié)、每一步驟、每一要點進行明確劃分，每個管理工作人員根據工作需求以及工作職責嚴格地完成自己的工作，并對自身的工作負責到底，這樣在管理工作出現問題時能夠準確定位并追究相應人員的職責。這種責任制的檔案管理制度，一方面可以增強管理工作人員對農業(yè)管理的重視度以及責任心，另一方面可以及時對檔案管理工作中的問題進行處理和補救，進一步提升管理工作質量。除此以外，在完善農業(yè)管理制度的基礎上要對管理工作方式進行優(yōu)化，合理規(guī)范農業(yè)檔案的分類劃分、整理統(tǒng)計、有效存儲等方面工作，在規(guī)劃化以及合理化的引導下實現提升農業(yè)檔案管理工作效率的目標。

②強化現代信息化檔案管理模式

隨著經濟社會的不斷發(fā)展，現代信息技術在人們日常生活以及職業(yè)工作中的應用越來越廣泛，農業(yè)檔案管理相關工作也應當合理應用現代化信息設備，增強管理人員的綜合能力，從而進一步提升農業(yè)檔案管理效率。例如，為了避免出現農業(yè)檔案丟失引起的農業(yè)生產活動材料資源不足等問題，檔案管理工作人員應當科學地利用現代信息技術將文字性的紙質資料以數字信息的形式備份下來，再按照一定的分類方式進行排序、整理以及儲存，以便于迅速地為所需人員提供農業(yè)資料。此外，還應當提升農業(yè)檔案管理工作人員熟練應用現代化設備的能力，管理單位可以開展技術性的培訓課程，鼓勵所有管理人員積極參加課程培訓，并對受培訓人員的能力水平進行定期測試，從而使他們能夠合理應用現代化設備來提升工作質量以及工作效率。只有將檔案管理設備與檔案管理人員能力進行同步提升，才能更好的實行現代信息化檔案管理模式，進而提升管理工作效率。

③提升管理人員的核心素養(yǎng)

檔案管理工作人員的核心素養(yǎng)也是影響檔案管理效率的重要因素。檔案管理人員一定要以強烈的責任意識以及服務意識來展開檔案管理工作，并以積極的心態(tài)以及充分的熱情投入工作，同時要與各個管理部門之間相互配合、相互合作，共同提升農業(yè)檔案管理效率。首先，檔案管理人員應當能夠深入農業(yè)前線，主動地搜集農業(yè)生產活動中的檔案資料以及有效信息，以此來豐富并完善農業(yè)檔案的資源;其次，檔案管理人員一定要協(xié)調自身的管理能力以及管理意識，及時處理各農業(yè)中心產生的檔案資料，并將檔案資料進行分類與歸檔，完整保存在檔案室里;最后，為了增強檔案管理人員的工作積極性，管理單位應當制定“績效式”的獎罰制度，擬訂相應的標準來對管理人員的工作情況進行評價與打分，超出標準的人員給予獎勵，未達到標準的人員進行批評，在壓力與動力的共同驅使下能夠充分調動管理人員的工作熱情。除此以外，管理單位還可以舉辦“經驗分享”等活動，讓有管理經驗的工作人員在活動上分享適用的管理技巧以及高效的管理方法，其他工作人員尤其是新入職的員工可以從中汲取到豐富的知識以及經驗，進而完善自身的綜合能力。

綜上所述，當前形勢下提高農業(yè)檔案管理效率是新時期檔案管理發(fā)展的必然需求，管理單位應當從完善農業(yè)檔案管理制度、強化現代信息化檔案管理模式、提升管理人員的核心素養(yǎng)等方面做起，增強農業(yè)檔案管理水平，保證檔案管理工作規(guī)范、科學、有效地開展，并使農業(yè)檔案在新時代背景下得到有效的開發(fā)和利用。

（作者單位：135200吉林省白山市靖宇縣三道湖鎮(zhèn)農經服務中心）