聲像技術在煤礦檔案管理中的應用

曾德釗

【摘要】隨著社會經濟的發展和科學技術的日益精進，聲像技術已經廣泛的應用于各個領域當中，而將聲像技術應用于煤礦檔案的管理當中，是一個較為新興的嘗試。因為電子類型的文件檔案的保存價值和其本身的價值與可讀性有著直接的關系，鑒定的標準也會發生本質上的改變，而在電子類的各類文件中如電子信件、電子報表等文件中，聲像檔案的形式是非常重要的一項組成部分，在煤礦企業中，必須要加強聲像檔案的應用力度。

【關鍵詞】聲像技術;煤礦企業;檔案管理

在煤礦企業中，檔案管理對于企業的發展具有非常重要的意義和作用，伴隨著科學技術的發展和應用，傳統的檔案管理模式已經不能滿足當今時代數據量大且復雜的需求，對此包括煤礦企業在內的大部分企業已經選擇了通過信息技術而衍生的聲像技術進行檔案管理，完善管理模式，豐富檔案管理的內容。但聲像技術的應用不止局限于拍攝圖像與錄制聲音，聲像檔案的建立需要具備一定程度專業性和嚴謹性，以保障聲像技術發揮最大的作用，保障檔案的實用性，為企業發展助力。

1 聲像技術在檔案管理中應用的必要性

1.1聲像技術在煤礦檔案管理中不可替代

隨著社會的發展和科學技術的飛速進步，我國已經全面邁入信息時代，聲像技術也已經滲透到社會各界和人民生活的角落中，而煤礦企業的檔案管理也開始向著信息化技術和聲像技術發展，雖然這是一項較為新興的領域，但在近年來已經得到了非常快速的發展，并且得到了非常廣泛的推廣和應用。目前煤礦企業的檔案管理已然不能脫離聲像技術。在將聲像技術應用于煤礦企業的檔案管理工作中時，不但承擔著記錄煤礦所需要的相關文件和規范化的檔案內容的任務，也在一定程度上反映著煤礦的管理經營水平和產品開發的進程。

1.2聲像檔案是煤礦檔案的重要組成部分

在傳統的檔案管理方式中，多數檔案工作需要采用紙質記錄文件材料的方式，例如在進行文件的歸檔工作時，要在文件確定內容后，由相關部門進行內容收集和立卷，再交由檔案部門進行入檔管理。流程較為繁瑣，而在應用聲像檔案技術以后，將傳統的紙質文件替代為先進的電子數據形式的文件，由于電子信息形式文件的特殊性，極大程度的降低了檔案管理人員的工作任務，并對企業的發展產生了積極的影響，成為煤礦檔案中重要的組成部分。

2 聲像檔案在煤礦檔案管理工作中出現的問題

在目前，我國大部分煤礦企業已經著手建立聲像檔案，但很多企業的聲像檔案管理工作仍然存在著歸檔不完善、管理條件不合格以及管理形式混亂等嚴重問題，為聲像檔案的管理和運用造成阻礙。

2.1相關設備使用率低

在對很大一部分具有聲像檔案工作制度的企業進行調查中發現，部分企業雖然具備聲像設備，但缺乏對于聲像設備的使用制度和要求，導致設備閑置，也沒有專業人員進行使用，甚至出現屬于企業的聲像設備被私人所用。并且由于企業對于聲像檔案工作的不重視，設備管理人員頻繁變動，造成聲像檔案的管理不規范。

2.2聲像檔案管理制度不完善

在對相關單位進行對于聲像檔案的管理制度進項調查以后，發現一大部分的單位或企業都缺乏建立健全的管理制度，對于聲像檔案也處于放任自由的管理狀態，近半數的企業對于聲像檔案沒有進行有效的集中管理。一部分企業雖然制定了關于聲像檔案的制度，但由于落實力度不夠，導致檔案內容可能隨時被個人查閱甚至違規修改，嚴重侵犯了檔案的真實性和安全性。

2.3聲像檔案的歸檔和保存程序不規范

根據對聲像檔案的調查顯示，一部分企業雖然建立了完善的檔案管理制度，但在實際工作過程當中，由于工作人員的疏忽和不重視，導致許多圖像檔案沒有正確歸檔，或缺少文字說明，對內容認識不清楚。主要問題在于管理人員對于檔案的管理工作專業能力和意識欠缺，且對于新興的聲像檔案管理模式的不重視。在保存信息的過程中也存在這一問題，由于檔案內容管理的不規范，導致檔案內容殘缺，造成檔案內文件和材料的丟失，對企業的正常運轉造成影響。

3 改善聲像檔案的管理對策

3.1加強對于聲像檔案的重視

在聲像檔案的管理過程中，需要煤礦企業的管理人員以及相關部門的大力支持，并深化聲像檔案管理的認知，創造良好的工作氛圍，為運行聲像檔案管理工作打好運行基礎。并在此前提下，制定符合實際情況的管理形式對檔案管理工作進行監督和指導，建立健全完善的管理制度，嚴格把控對于聲像材料的收集、處理以及歸檔保存的流程，實現科學有效的對檔案進行管理，防止檔案內容缺失和不規范。

3.2收集完整歸檔，加強設備管理

在煤礦企業中對于聲像檔案的建立和收集，還應該在管理方面加大力度，設置專門管理聲像檔案崗位，保障建立檔案所需要的設備的安全，不隨意外借，做好相關記錄及存檔，保障聲像設備的使用壽命。在建立聲像檔案以后，應當對檔案做好保存工作。在目前大部分企業對于聲像檔案的保存工作都不是非常完善，對此創造良好的保存環境，加強保存檔案的力度是必須解決的問題，首先聲像檔案由于其特性，在保存時應當遠離磁場與強光。

3.3提高管理人員的業務水平

在目前大部分企業中的相關檔案管理人員水平參差不齊，對此需要企業對于檔案管理人員進行定期的業務知識的培訓，學習上級部門以及相關領域專家的業務知識和管理方法，開展各種繼續教育活動。并在培訓專業業務水平的同時，提高管理人員對于聲像設備的操作能力，使工作人員的綜合素質可以滿足聲像檔案管理工作的基本需求，以減少在檔案管理工作中出現由于專業水平不足而發生的失誤。并對企業所購置的聲像設備進行合理的利用與完善的管理，做到設備不閑置，不亂用，提高設備的利用率。提高聲像檔案管理的工作效率。

4 結語

綜上所述，在煤礦檔案的管理工作中，為適應現代化技術的發展，滿足企業發展的需求，必須將聲像技術應用于檔案管理工作中，不但能改善傳統管理方式中所出現的問題，可以在一定程度上提高工作效率，反應企業的發展情況，提高煤礦企業的生產效率，提高企業競爭力。

參考文獻：

[1]孫潔.云時代下聲像檔案管理的具體措施[J].城建檔案，2019（4）：36-37.

[2]張書許.煤礦企業檔案管理思考研究[J].辦公室業務，2019（7）：94，103.

[3]鄭超.煤礦企業檔案管理中存在的問題和對策分析[J].現代經濟信息，2019（5）：126.

[4]孫楊.關于聲像檔案管理的研究[J].科技經濟導刊，2018，26（35）：235.