企業電子采購的成本控制

劉家彥

摘要：針對影響電子采購的各種因素，找到解決的方法，對企業電子采購存在的問題進行分析，提出控制采購成本的新途經，最終以低成本獲取高效益。在企業運行中，采購管理的發展及控制，是面向市場在適當的時候以適當的價格從適當地點購買到適當的數量的活動。通過電子采購的合理運用。在企業中合理的控制采購成本。相比于過去企業偏重于市場帶來的銷售收入，沒有及時注意到電子采購管理可以降低采購成本的問題，所以，詳細掌握電子采購成本控制的合理方法。對于企業在采購發展很重要。

關鍵詞：成本控制 電子采購

一、采購成本控制概述

（一）采購成本的概念

采購成本的高低是衡量采購是否成功的重要指標。采購過程中發生的采購成本可以分為可計算的成本和機會成本。可計算成本是指采購過程中實際可能發生的貨幣支出成本，機會成本是指在采購活動的機會成本。采購成本也可以是采購原材料部件相關的物流費用，包括采購訂單費用、采購計劃制定人員的管理費用、采購人員管理費用等。采購成本在采購的各個環節中都可以看到。

（二）控制成本的方法

1.集中采購法

同一企業內部或同一企業集團內部的采購管理集中化的趨勢，即通過對同一類材料進行集中化采購來降低采購成本。

2.批量采購法

在集中采購的情況下，數量的增加形成了不同的批次，在采購成本與采購批量之間存在著負相關關系，而在采購批量和儲存成本之間存在著正相關關系，為了使企業采購成本與儲存成本之和最小，需要在采購部門與倉儲部門之間確定一個最優的經濟訂貨量。這個經濟訂貨量雖然不能使采購成本或儲存成本中的任何一方達到最小，但卻可以使二者之和達到最小。這里，建立經濟訂貨量模型以求最優訂貨量。

二、企業電子采購系統

當計算機化在采購上成為作業規范，并沒有一套標準的電腦系統，不同形式的系統表現出不同的功能活動。因此，在整個采購作業系統中應包括采購資料庫、管理情報系統、采購作業系統、決策支援系統及MRP系統等。

（一）采購資料庫

資料庫是經由計算機所處理的資料集合，而一個標準的采購資料庫需要許多標準化的組成要素。舉例來說，一個采購的循環必須有標準的定購規格、名稱、訂購單位、衡量單位及對所有欲采購及儲存物料的編碼。

物品及采購資訊的標準化對于采購循環是必要的，因為其他采購功能的進行必須要具有一致性的資訊配合。有三種可以用來收集電子采購系統資料的資料庫形式，包括：

1.物料名冊。物料名冊主要記錄了擬定購的特殊物料的所有資訊，主要是：庫存數量及描述;訂購政策;購買時間;物品編號;成本、衡量單位;歷史資料及預測;存貨;使用量：合格的供應商。

2.供應商名冊包含了有關供應商的資料：名稱及地址;績效資料;交易條件;主要產品種類;運送資料;采購記錄;所有未交貨的訂單資料。

（二）管理情報系統

根據采購資料庫系統的建構，收集了管理上所需要求的情報，能夠通過的情報種類包括：

1.采購歷史資料。每月報告，但也有部分為收集每年的資料情報。它可以顯示出每種物料的所有訂單、數量、供應商、單位價格、物料需求及物料收到目的詳細情報。

2.物料價格變異分析。每月報告，此報告匯集了所有單位價格與標準成本不同的每一筆訂購單。

三、企業使用電子采購控制成本時存在的問題

（一）企業實施采購成本控制的重要性分析

對于企業來說，在平常的工作中，必須控制好企業的成本，只有控制好成本，才能最大限度的獲取經濟利潤。管理好公司的成本，才能在公司產品的生產和銷售中實現公司的經濟效益。這直接關系著公司和每位員工的切身利益，并且控制好了經濟成本的投入，可以在同行業中更具有優勢。在目前的情況下，企業在面臨國際間日益激烈的競爭，產品生產周期在逐漸地縮短，消費者的產品需求也越來越多樣化，以及產品技術層次不斷提升的壓力下，如果沒有有效的辦法為企業開源，那么節流則成為企業控制成本的有效措施之一。降低采購成本則是采購人員為企業提供增值的最直接的方法。

（二）企業不重視采購的風險管理

對于傳統的采購來說，采購部門只是企業的執行部門，不參與到企業的管理過程中去。部分企業不重視企業采購發現的管理，導致采購制度不完善、不規范，基礎工作薄弱。企業的管理者單純的認為采購只要錢花的少就是好，企業的工作重心應該放到研發部門、市場部門、銷售部門等，企業的低成本擴張和謀求更大的發展空間才是最重要的，采購只是后勤部門的事情不會影響企業的發展。

結論：通過對企業電子采購的成本控制的研究學習，個人認為做好采購成本控制，需要增強成本意識，對影響采購成本的各個因素進行分析，在根據經驗和知識設計出適合自己的一套采購成本控制方案。電子采購的使用在今后會更加頻繁，與電子采購相關的軟件、采購方式、供應商合作關系都會在一定程度上發生改變。因此，企業降低采購成本是提高經濟效益和行業競爭力的重要途徑。實現企業采購成本的最小化和經濟效益最大化的目標，關鍵是要轉變采購觀念，學會使用先進的采購技術和科學的管理方法。