人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革

王巍

摘 要：在信息技術(shù)的逐步發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理在人事檔案管理中存在的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的發(fā)展。因此，需要采取有效的方法。改革檔案實(shí)體的傳統(tǒng)管理，將檔案實(shí)體的傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾恚M(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。本文主要對(duì)人事檔案管理從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理到信息管理的改革進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討，僅供同行交流和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理；信息管理

在人事管理系統(tǒng)中，人事檔案管理是人事檔案管理的重要組成部分。人事檔案管理的內(nèi)容主要是記錄人們的活動(dòng)和思想，是人們生活軌跡的重要載體。它主要針對(duì)人才的信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，是提供人才的主要參考依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案管理，可以大大提高人事工作的效率，使人力資源得到合理的開(kāi)發(fā)和利用，有利于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)。針對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，合理的解決辦法是將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，?shí)現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 信息管理改革的必然性

由于傳統(tǒng)的人事檔案管理存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理已不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的具體要求。因此，有必要將傳統(tǒng)的文件實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾怼？梢哉f(shuō)，人事檔案管理從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向信息管理的改革有其必然性，但改革的方向值得深思。

所謂信息管理，是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理模式，發(fā)揮信息管理對(duì)檔案的作用，使檔案管理更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。實(shí)施檔案信息化管理，可以有效提高檔案管理效率，有效降低檔案管理成本，方便查閱檔案，同時(shí)減少人員損失和財(cái)產(chǎn)消耗。實(shí)施檔案信息化管理，就是要合理利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案管理過(guò)程實(shí)施有效的控制，保證檔案信息化管理的有效發(fā)展。使企業(yè)或相關(guān)單位能夠有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理已不能滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的具體要求。因此，有必要將傳統(tǒng)的文件實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾??？梢哉f(shuō)，人事檔案管理從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向信息管理的改革有其必然性，但改革的方向值得深思。

所謂信息管理，是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理模式，發(fā)揮信息管理對(duì)檔案的作用，使檔案管理更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。實(shí)施檔案信息化管理，可以有效提高檔案管理效率，有效降低檔案管理成本，方便查閱檔案，同時(shí)減少人員損失和財(cái)產(chǎn)消耗。實(shí)施檔案信息化管理，就是要合理利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案管理過(guò)程實(shí)施有效的控制，保證檔案信息化管理的有效發(fā)展。使企業(yè)或相關(guān)單位能夠有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化。

2 信息管理中可能存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不足

在信息管理的過(guò)程中，如果相關(guān)管理者對(duì)信息化缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠，就不能充分認(rèn)識(shí)到發(fā)展信息管理的重要性。在這種情況下，即使進(jìn)行信息管理改革，在改革過(guò)程中也會(huì)遇到各種障礙。因此，人事檔案管理不能發(fā)揮有效的推動(dòng)作用。

2.2 信息安全系統(tǒng)不夠健全

人事記錄是個(gè)人發(fā)展，涉及個(gè)人隱私。因此，人事檔案一直是一種保密狀態(tài)。由于人事檔案涉及重要的個(gè)人資料，特別需要加以保護(hù)。一旦人事檔案資料被泄漏，就會(huì)使人事檔案的安全性消失，從而無(wú)法保證人事檔案中的個(gè)人隱私的安全性，并會(huì)暴露個(gè)人隱私。但我國(guó)目前的信息安全體系建設(shè)還不完善，存在很多問(wèn)題，使得信息管理存在很大的問(wèn)題。

2.3 資源建設(shè)與人才建設(shè)不協(xié)調(diào)

在實(shí)施信息化管理的過(guò)程中，如果相關(guān)組織單位沒(méi)有在組織建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，就沒(méi)有合理的資源建設(shè)和人才建設(shè)的優(yōu)化配置。這將加大人力資源建設(shè)和人才建設(shè)投資的難度。如果人力資源得不到有效保障，人力資源的開(kāi)發(fā)就會(huì)失去動(dòng)力，在實(shí)施信息化管理的過(guò)程中，資源建設(shè)與人才建設(shè)之間就會(huì)出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。

3 改革的具體措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的理解

要有效培養(yǎng)管理人員和工作人員的意識(shí)，使人們充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，進(jìn)行思想上的轉(zhuǎn)變，使人們重視人事檔案管理工作。這不僅有利于推動(dòng)人事檔案管理工作的改革。使人事檔案管理工作更符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的要求，使人事檔案管理工作能夠正常進(jìn)行。此外，為了提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，還可以有效提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使管理人員的管理能力得到合理提高，相關(guān)管理人員將逐步加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理服務(wù)的重視，以開(kāi)展高質(zhì)量的人事檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)勤奮工作、愛(ài)心奉獻(xiàn)，使人事檔案管理從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向有效的信息管理改革轉(zhuǎn)變。

3.2 建立信息網(wǎng)絡(luò)管理

信息管理是將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案的管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)志著人事檔案對(duì)信息管理的改革，也是改革的必要條件。這需要管理模型的先進(jìn)性。將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理，提高人事檔案的管理水平和管理效率。

3.3 建立健全的記錄管理系統(tǒng)

完善的管理制度是工作順利進(jìn)行的保證，人事檔案管理也是保證。在借鑒以往傳統(tǒng)檔案管理體制的基礎(chǔ)上，綜合考慮諸多因素，不斷完善檔案管理體制，使檔案管理工作的順利進(jìn)行有了很好的保證。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案是人們活動(dòng)的詳細(xì)記錄，是數(shù)據(jù)和信息的載體。人事檔案的有效管理，可以使人事檔案的相關(guān)工作順利開(kāi)展。雖然我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理制度和規(guī)章制度還不夠完善，還需要進(jìn)一步完善，但只要合理實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向信息管理的改革，加強(qiáng)檔案信息管理，就能使人事檔案管理工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張同芹.人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望[J].科技致富向?qū)В?013（30）.

[2]王曉梅.人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革[J].才智，2012（13）.

[3]韓淑華，王建猛，劉麗梅，岳麗君.高校人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].河北科技師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（03）.