新形勢下事業單位“政府采購”檔案管理及對策

曾彩萍

摘 要：隨著國家政策的不斷發展與更新，我國機關事業單位也相應呈現出新的模樣，“政府采購”檔案管理在這樣的發展氛圍下，也更加受到事業單位的關注與重視。《關于積極推進供應鏈創新與應用的指導意見》文件的出臺說明了政府采購檔案管理新方向的到來，也進一步表現了采購檔案管理中的機遇與挑戰，為事業單位政府采購檔案管理的發展提供了契機和空間，也為事業單位完善采購檔案的管理提供了參考，本文針對新形勢下政府采購檔案管理的定義、背景等進行了研究，探究了“政府采購”檔案管理與對策。

關鍵詞：事業單位；政府采購檔案管理；對策

檔案管理是對具有保存價值的文件等資料以檔案形式進行規范管理，它能夠真實的反映機關事業單位有關情況，如財務檔案反映經濟、人事檔案反映人力；檔案管理作為研究事業單位發展的重要文獻來源，對于其采購極為細致，而國家對其也進行了相關的規范，《中華人民共和國政府采購法》第四十二條規定：“……采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。[1]”

1 事業單位“政府采購”檔案管理定義和背景

1.1 事業單位“政府采購”檔案管理定義

“政府采購”案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個環節的總稱；是指政府部門在采購活動中形成的具有備考、利用和保存價值的歷史記錄；是政府部門對文件材料進行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計等活動。

1.2 事業單位“政府采購”檔案管理背景

隨著事業單位的不斷發展，大量政策性法規、文件及相關事務性文書的出臺、印發，使事業單位文件資料增加，為了更好規范管理事業單位文件資料，提供更精確、便利、高效的查找機制，精準記錄，檔案管理是關鍵之中的重點，事業政府采購檔案管理的出現就建立在這一基礎上，其不僅反映了政府采購活動的決策真實記錄，也為審計部門在對政府采購進行審計提供了論據。

2 事業單位檔案工作的發展及未來

事業單位政府采購檔案管理程序復雜，環節繁多，對人員及代理機構上有著較大要求。政府采購檔案管理從傳統紙質收集、鑒定等，隨著計算機信息化影響，檔案開始信息化，政府采購以電子媒介為平臺，互聯網為渠道，有了更為寬廣的采購渠道、更為科學、規范的采購方式，節約了檔案管理成本，方便查詢記錄。隨著未來電子科技的不斷推進，事業單位政府采購檔案管理將進一步信息化，平臺更加完善、穩定，為檔案管理提供便捷高效的采購方式。

3 當前事業單位采購檔案工作所存在的問題

3.1 重視強度不夠

政府采購檔案是采購工作有效開展及質量的重要保證，然而在實際生活中，采購人員及采購機構在對檔案的采購工作上認識缺乏全面性，大多只偏重于采購檔案管理工作的程序規范問題，忽視了采購檔案的收集、鑒定、管理等問題，這些外部因素逐漸出現邊緣化現象，這種現象直接致使檔案管理基礎不牢；另者，事業單位在檔案采購中沒有完全認識到其重要性，采購前對相關人員缺乏專業培訓、采購中缺少防范化解采購管理風險的意識，當采購活動完成后，沒有及時收集整理資料，形成檔案規范化存儲、管理。

3.2 工作人員專業性欠缺

事業單位采購檔案工作的另一個問題是工作人員的專業素質欠缺。采購檔案工作人員往往由于自身專業技能不強，業務能力不精，知識層面單一而影響其對事業單位檔案的采購及管理，由于缺乏相關崗位經驗及知識儲存，在采購檔案工作中認知度不深，寬度不廣，對于專業的文件資料的收集、鑒定存在疑惑，不夠精準，導致其直接影響了采購工作的總體開展。

3.3 體制不健全

事業單位在采購檔案工作中，體系制度不夠完善，一是事業單位采購檔案制度存在機械性，現實性，可執行性差；二是現使用的管理制度流于形式、片面化，缺乏對采購過程的監管，導致了采購檔案管理混亂情況。

3.4 硬件設施設備低下

隨著采購檔案數量不斷增多，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中也對檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案開發利用提出了更高的要求[2]。這使采購檔案管理在實際工作中出現了反差，如硬件設施老舊、庫房空間不夠等問題，這直接影響了事業單位紙質檔案轉變為電子檔案的質量。

4 完善采購檔案的必要性和對策

較為完善的采購檔案管理有利于事業單位檔案的規范管理，確保政府采購工作的質量、成為防范化解采購風險的有效手段，也能更加真實的記錄政府采購的過程，其具有不可忽視的必要性，而這也讓我們進一步思考如何更好的完善采購檔案的對策。

4.1 提高組織領導認識，強化宣傳

事業單位應在現有的基礎上加強對采購檔案管理工作的理論學習，加強對《檔案法》《政府采購法》等相關法律法規的深入學習，以單位負責人為“第一責任人”，增強采購人員、機構及相關監管部門的法律觀念，強化單位、采購人員、機構等個體對采購檔案的重視度。在日常實踐中，單位加強對采購檔案管理相關知識的宣傳，形成內宣外宣、網上網下、傳統媒體及新媒體多種媒體相結合的形式進行宣傳推廣，營造良好的采購檔案管理學習氛圍。

4.2 提高工作人員專業性，健全制度

事業單位提高對采購檔案管理人員學歷、態度要求，組織相關專業知識培訓強化采購檔案人員的業務能力，還可利用現代網絡傳媒進行學習，重點學習檔案管理、收集、鑒定、采購等內容，提高采購檔案人員專業性，讓其更好的適應工作，開展工作。其次，事業單位也需立足采購檔案的當下境況健全采購檔案管理制度，使制度更加科學、規范、具有可操作性，使體系制度相輔相成的同時拓寬管理網絡體系，為推進采購檔案管理的發展提供良好的環境。

4.3 提升管理水平，強化硬件設施

按照《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中的要求，積極爭取財政方面的支持，將軟硬件設施的投入及經費保障納入制度范疇，使采購檔案管理工作獲得充分的經費保障[3]。另外，乘借信息技術的“東風”對采購檔案進行系統化、規范化、科學化管理，實現采購檔案管理信息共享，營造大數據支撐、網絡化共享、智能化協作的新時期采購工作環境。

參考文獻

[1]劉玲玲，王磊.檔案時空[J].新時期有關采購檔案管理工作的探討，2018（10）：26-27.

[2]顧惠岳.加強政府采購文件檔案的管理[J].中國政府采購，2003（5）：75-76.

[3]羅間蹉.蘭臺內外[J].政府采購檔案管理及對策，2007（5）：68.