關于完善醫院人事檔案管理方法的探索

醫院人事檔案是記錄醫務人員學習、工作經歷、工作表現、政治思想、醫德醫風、業務能力、工資情況、獎勵處罰、家庭信息等方面的文件材料，對醫務人員職稱晉升、專業工作的合理分配、人事工作的決策提供可靠的依據。醫院人事檔案管理合理，為醫院選拔使用人才、評估人才提供重要依據。根據現代醫院用工形式，醫療單位建立職工信息檔案是十分必要的。

1 建立職工信息檔案的必要性

由于我院現有備案制和合同制等用工形式，備案制人員檔案由主管部門統一管理，合同制人員檔案以個人人事代理形式存放人才市場。通過干部人事檔案專項審核發現，部分干部職工檔案不完整，如缺少報到證副本、履歷材料無照片、缺少在職學歷材料和民主黨派材料等；檔案材料填寫不能反應業績水平，如年度考核表只注重政治思想品德、個人業績和專業技能填寫較少。職工參加社會團體活動和各種技能比賽等材料，有些按管理規定不存放本人人事檔案，但如果存放醫院職工檔案對醫院了解職工情況大有益處。用工方式和檔案存放地點不同加大了醫院人事檔案管理難度，建立職工檔案有利于促進人事檔案管理完整性和科學性。人力資源科收集檔案材料后按類別管理，需要投入本人人事檔案按期歸檔，其余可存入職工檔案作為醫院了解職工狀況依據。

2 如何建立職工檔案

2.1 完善檔案管理制度

職工人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，首先醫院人力資源科要建立規范的管理辦法和規劃，明確職責、建立目的和達到的預期效果。規劃完成后及時向領導匯報建檔的重要性與可行性，并將此內容在醫院中層工作會議講解、傳達，要求各科室負責人將建檔精神傳達到每位職工。

2.2 建檔內容與編碼方法

醫院初次建立職工檔案要求統一、安全、真實。人力資源科要統一配備職工檔案袋，各科室指定人員領取。醫療單位人員較多，職工信息（尤其是合同制人員履歷、特長愛好、家庭狀況）人力資源部很難全部掌握，這就要求全院干部職工填寫《干部職工信息登記表》，并將干部職工身份證、學歷、專業技術資格、榮譽獎勵材料復印件等材料存入本人職工檔案。職工檔案編碼依據我院信息化管理進行，即每人的工號就是檔案袋的編號。具體按著行政職能部門、后勤部門、醫療人員、護理人員進行編排，新進人員、退休、調離可做相應管理。干部職工完成本人職工檔案后在檔案袋上簽字、填寫工號，然后密封并簽字，各科室統一收齊后指定高素質人員及時交至人力資源科審核。

2.3 進行檔案知識培訓

通過調查發現，醫院大部分職工人事檔案知識淡薄，檔案材料形成后無歸檔意識，有時靠人力資源科催要，甚至不知存檔造成材料丟失，因此檔案知識培訓十分重要。根據檔案歸檔類別進行培訓，告知存檔材料如何規范填寫及歸檔內容和時限。職工檔案知識培訓可從源頭解決人事檔案填寫不規范、不完整、不齊全、甚至丟失等現象發生。

3 材料審查與歸檔

收集干部職工檔案，人力資源科首先建立檔案登記本，登記本務必依據職工工號編碼進行，設計好存檔類別、檔案形成時間及職工交送時間，并由職工本人簽字確認。檔案審核過程中重點審核材料真實性，如在職學歷材料要提交學信網驗證信息、榮譽獎勵同時提交醫院審批表等佐證材料。職工檔案材料無涂改、填寫完整、歸檔及時、真實，同時也是對職工思想品德的一種反映。對收集的待歸檔材料審核無疑后，人力資源科根據用工形式、檔案存放地點、材料分類情況，及時存入本人人事檔案或本人職工檔案袋歸檔。

4 結語

檔案具有重要的信息功能，檔案管理的規范化是促進檔案發揮其重要功能的主要方法。目前，我國正處于深化醫療衛生體制改革期，醫療服務不斷向衛生健康轉變，醫療人員增加與用工形式的多樣化及醫院發展的現狀要求檔案管理人員必須開拓思路、創新管理方法。醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，發揮好、利用好可促進醫療單位又好又快、安全穩定發展。

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作者簡介

張麗華（1985-），女，漢族，河南信陽，大學本科，菏澤市中醫醫院，助理館員，檔案管理。