檔案管理工作存在的問題及策略

李海燕

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，越來越多的公司開始意識到使用信息的重要性，但是對于檔案工作的重視度依舊相對較低，導致這項工作的實際作用難以得到最大化地發揮?；诖?，本文首先將分析目前檔案管理工作開展過程中存在的問題，并在此基礎上闡述解決這些問題的對應策略。

關鍵詞：檔案管理；問題；策略

在任何一個公司中，檔案管理工作的有效開展都是至關重要的，它可以對公司的發展過程進行詳細記錄，并給公司領導層的決策以及公司的發展制定有效的參考。通常情況下，檔案管理工作所包含的內容都是非常復雜的，在具體的管理過程中，它需要把各類數據信息進行分類，并通過各種不同的方式進行整合，以此來促使這些數據信息的實際作用能夠得到最大化發揮，從而也就可以促使公司實現更好的發展。因此，對于自來水公司來說，也應該要及時發現檔案管理工作中存在的問題，并制定合理有效的策略進行應對和解決。

1 目前檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案室硬件設施配備不齊全

據相關的調查了解，目前很多公司檔案室建設都不夠規范化與標準化，其中普遍存在著檔案室硬件設施陳舊老化或者是設備配置不足的問題，相應的保管環境也比較簡陋，防護力度也存在明顯不足，從而導致這些硬件設施的實際作用得不到最大化發揮，然后就可能會造成檔案材料的丟失、損壞，這對于后期的使用是非常不利的。[1]因此，所有的公司都應該要意識到這方面的問題。

1.2 尚未意識到檔案管理工作的重要性

隨著信息化時代的到來，信息的傳播速度越來越快、使用范圍也越來越廣。雖然很多人已經意識到這方面的變化，但是卻并不能對檔案管理工作的實際含義與作用有深入的理解，在很多公司的檔案管理人員看來，這項工作主要的任務就是抄抄寫寫，然后對一些相關的資料進行存儲就行，并沒有太多的技術要求和專業要求。也正是因為這些不正確認識的存在，導致很多公司的管理者對檔案管理工作的重視度都很低，甚至有些公司直接安排其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，從而導致檔案管理工作的專業性、標準性、合理性的水平都很低。此外，還有很多檔案管理工作人員對自己的本職工作不夠重視，經常應付了事，使得檔案管理工作的實效性大大降低。

1.3 檔案管理制度不夠健全與完善

目前，在很多公司的檔案管理工作開展過程中，對于檔案的利用率都是很低的。在進行檔案資料的搜集與整理的時候，經常會使用一些不恰當的方法，從而導致檔案管理工作的準確性和科學性大大降低。此外，在使用檔案管理的過程中，經常存在收集片面、管理不嚴格、相應的借閱記錄不全面等問題，然后就非常容易導致檔案資料的丟失和損壞。導致這一系列問題的主要原因都是這些公司的檔案管理制度不夠健全與完善，或者是部分公司雖然設置了相關的制度，但是卻沒有落到實處，導致這項制度的實際作用難以發揮，檔案管理工作的實際效果也就總是不盡人意。另外，因為沒有完善的制度保證，使得檔案管理工作在開展過程中，經常會出現人員的不合理分配、職責的不明確、工作效率不高等問題，檔案資源本身所蘊含的價值也就難以得到有效發揮。[2]

1.4 檔案管理人員素質不夠，管理水平偏低

任何一項工作的開展都與相關工作人員的專業水平、工作能力等密切相關，檔案管理工作也不例外。從目前的實際情況來看，很多公司的檔案管理工作人員都存在專業水平低或者是不專業、職業素養低、管理經驗不足等問題，導致檔案管理工作的各項工作內容難以得到有效落實，最終取得的效果也總是不盡人意。所以，相關的公司管理者必須要提高對這方面問題的重視度。

2 解決檔案管理工作問題的策略

2.1 改進和完善檔案功能

要想確保檔案資料的價值得到最大化發揮，并能夠更好地為公司的發展服務，就必須要對檔案的功能進行合理有效的改進與完善。具體來說，應該要按照國家所制定出臺的法律，使用一些先進的技術來建立檔案信息管理的安全保密防護系統，以此來促使其能夠對檔案收集記錄的內容進行全面的、客觀的、及時的更新、整理、保存。

2.2 提高對檔案管理的重視度

對于公司的管理者來說，必須要提高對檔案管理工作的重視度，轉變自身的管理理念，以此來給檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。此外，公司管理者也應該把檔案管理工作列入公司的年度考核計劃里。對于檔案管理工作人員來說，必須要主動地給公司主管檔案工作的領導講解相關內容，以此來提高領導對檔案管理工作的重視度，并能夠意識到這項工作對于公司發展的重要意義，然后也就可以在后續工作的開展過程中重視對人力、物力、財力等資源的合理配置，并努力為檔案管理工作人員營造一個良好的工作環境。

2.3 健全檔案管理制度

要想標準化、規范化地落實檔案管理工作中包含的各項工作內容，就必須要建立起科學、合理、完善的檔案管理制度，以此來對檔案管理工作進行有效約束，促使其更加符合公司的實際情況，并能夠更好地落實。因此，對于所有的公司來說，必須要加強對檔案管理制度的健全力度，具體來說，公司的領導者應該要積極和主動地去學習一些檔案管理相關的知識與法律，通過這種方式了解檔案管理工作的實際作用，并組織一些優秀的檔案管理人員來共同組成公司的檔案管理部門。此外，公司的管理者也應該要深入了解內部檔案管理工作的實際情況與具體需求，并以此來完善檔案管理章程、注意事項、檔案管理工作人員的行為規范等多個方面的內容，以此來保證檔案管理的約束性、規范性作用能夠得到有效發揮?？傊瑢τ谌魏我粋€公司來說，制定健全完善的檔案管理制度都是至關重要的，它可以有效提升檔案管理工作的質量與實效性。[3]

2.4 提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作人員的素質將直接會對檔案管理工作的開展與推進產生影響，所以，相關的公司管理者必須要認識到培訓工作的重要性，通過各種類型的培訓活動來提高檔案管理工作的質量。具體來說，公司可以定期舉辦一些相關的業務培訓活動，特別是關于計算機應用技術以及檔案管理操作基本技能方面的培訓，以此來幫助檔案管理工作人員了解和掌握相關的軟件，并能夠及時發現和解決其中存在的問題。此外，通過使用先進的計算機技術，可以對檔案信息資料進行及時整合、分類、儲存，從而也就可以為后續的讀取與利用提供諸多便利，檔案管理工作的實效性也就隨之提高。

3 結束語

總而言之，檔案管理工作本身具有系統性、長期性、復雜性的特點，它在公司的發展過程中起著至關重要的作用。但是，從目前來看，因為各方面因素的影響，在很多公司的檔案管理工作中都存在很多問題，導致檔案管理工作的實際作用難以有效發揮。因此，相關的檔案管理工作人員必須要及時認識到這方面的問題，并按照自身的實際發展情況，從改進和完善檔案功能、提高對檔案管理的重視度、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員的素質等多個方面來解決這些問題，以此來提高檔案管理工作的實效性，促使其更好地為公司的發展服務。

參考文獻

[1]田冬梅，李日，郝曉梅，等.互聯網 + 時代醫院檔案管理流程研究[J].中國衛生產業，2017，15（1）：121-122.

[2]李海兵，董俊英.淺議行政事業單位檔案管理的創新路徑[J].中國衛生標準管理，2017，8（02）：201-203.

[3]劉美蓮.淺談事業單位檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].科教導刊：電子版，2014（5中旬）：20.