考核檔案管理科學化規范化淺析

單春燕

摘 要：近年來，任城區綜合考核檔案管理科學化、規范化、制度化水平不斷提升，為區委區政府提供了可靠的檔案信息支持，有效發揮了檔案在考核工作中基礎性作用。如何進一步提升綜合考核檔案管理水平，更好地發揮好考核檔案的功能與作用，筆者從加強檔案信息資源開發，做好考核檔案結果運用及完善考核檔案管理制度管理等三個方面進行了深入分析，意在通過考核結果的數字匯集與檔案數據統計分析，提升考核結果的科學運用，為黨委政府對部門單位、干部考核業績兌現、履職能力、提拔晉級等方面提供參考依據，也是依法依規、科學管理考核檔案，提升考核檔案管理的必經之路。

關鍵詞：考核檔案；管理規范；科學化；公正

信息作為一種重要的戰略資源，在這個知識經濟和信息時代里，其具有的價值已經遠遠超過了資產（本）。檔案管理工作是信息業的重要組成部分，檔案信息資源在規范管理的基礎上還要適當擴展信息資源，同時確保管理模式上的統一性和集中性，分門別類的保管和利用是檔案管理工作的主要發展方向。

1 考核結果檔案數據格式要統一規范

近年來隨著檔案管理科學化進程的加快，對各部門單位綜合考核的數據格式有了創新性的標準和要求，通過制定《檔案管理制度》、《保密工作制度》等一系列制度，統一規范考核檔案數據，做到了迅速準確查出考核結果的檔案材料，減少了出錯幾率。同時，對立卷歸檔、查閱管理、資料銷毀和庫房管理等進行規范化管理，保證了檔案存檔有標準、查詢有程序、銷毀有記錄、管理有方法，科學的管理便于對規范化數據進行縱向深入挖掘分析預測和時間上的橫向比較。隨著規范化考核檔案數據的不斷積累，利用不斷進步的大數據分析技術，提高了部門單位考核檔案工作的科學化管理水平。

對于機關事業單位領導干部和一般人員的考核結果，任城區績效評價中心精細化做好了人員年度考核結果的備案工作，有效提高了單位對人員科學化管理水平。每年科學發展綜合表彰大會結束后，都要依據嚴格的方案組織完成全區近2萬余人的《機關事業單位人員年度考核登記表》、《獎勵審批表》等相關材料的審核備案工作。按照單位性質實行分類管理，將部門、人員考核備案材料經過嚴格的手續轉交干部人事檔案部門和區檔案局，作為工資待遇晉升、考核結果兌現、人事檔案歸集等重要數據查詢的規范性依據[1]。部門單位、人員考核備案檔案材料的科學化管理，為后備干部使用和甄別提供了有力的科學數據支持。

任城區績效評價中心還注重對考核結果檔案的專業化管理，每次考核結束后，均將綜合考核全過程形成的檔案材料歸檔整理成冊，2007年以來歸檔整理考核檔案50余卷。特別是專項考核檔案歸集服務了政府中心工作。近年來，緊緊圍繞全市、全區新舊動能轉換重大工程、重大項目指揮部等政府中心工作實行工作全過程檔案歸檔管理，一方面加強了檔案管理服務中心工作的助力作用，另一方面促進了重要事項檔案管理流程科學規范，為政府爭取更多的政策和資金提供了基礎數據支持。

2 考核檔案管理公開公正、制度規范，設施到位

考核結果經過歸檔整理后，如果躺在檔案櫥或是在很小范圍內傳播，綜合考核的“指揮棒”和“風向標”作用就是一句空話。為了發揮綜合考核的“指揮棒”和“風向標”作用，我們在網站、微信公眾號將綜合考核結果進行公開公示。公示內容包括現場實地分類考核和民主測評、各單項考核成績、綜合考核排名、鎮街年度綜合考核一、二、三等獎和區直部門單位年度綜合考核一、二、三等獎等材料，這些材料形成后，通過電子屏幕和張貼光榮榜面向全區公示，做到公平公開公正，而后按照公文歸檔程序進行處理，確保了考核檔案的保密性、嚴謹性和公開性。根據檔案管理工作要求，配備了高質量的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等數字化設備，并采購了專用檔案櫥，提高了檔案管理水平。通過考核檔案的歸集，為各部門單位對照標桿學先進、借經驗，查不足、吸教訓，提供了科學有效的參考作用，對于形成比學趕超、奮力爭先的發展氛圍起到了很好的作用。

3 “互聯網+考核”提升檔案管理靈活到位

檔案材料規范化后，結合工作實際逐步探索考核檔案實現網上查詢，試行電子檔案信息管理。精確制定考核檔案工作管理目標，明確檔案工作責任制。組織單位檔案管理人員進行《檔案法》、《檔案管理》等檔案知識的學習，并積極舉辦檔案管理業務培訓班，提高檔案意識和檔案管理業務能力。在檔案的歸檔管理過程中做到了“嚴把三關”，即：嚴把收集分類關，嚴格按照歸檔范圍和歸檔要求，進行資料的整理收集，并分門別類的進行歸整[2]；嚴把補充審核關，明確專人對歸檔的材料進行進一步審核把關，確保完整、真實、無誤；嚴把科學規范關，每年通過初審、評議、反饋、確定等程序，確定的各部門單位年度責任目標和平時考核督查結果以及各單位的季度工作總結，經過硬件設備配備調試、流程調試、人員崗位權限設置等階段，在網絡平臺、微信公眾號上進行公示，定期向部門單位推送政策資訊、通知通告、考核動態、考核結果等全新電子檔案渠道，確保了基礎數據完整、準確、及時，按照上級部門檔案管理要求，并結合我區實際，科學規范的進行裝訂、存放，并進行電子檔案的對應管理。實現了全區考核檔案資料電子管理的新探索。

4 設計合理的立卷歸檔原則，嚴格執行到位

類似考核檔案的重復與立卷組合的無序是限制考核檔案實現科學化、規范化的兩個關鍵問題。朝著規范化、科學化為發展方向的考核檔案管理，其根本目標在于讓檔案的保管利用價值充分發揮出來，保證檔案完整性的同時提高檢索利用的便捷性。解決問題，實現目標的關鍵環節就是“以我為主”的立卷歸檔工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則具體指的是以單位考核形成文件為主，這是我國文書立卷歸檔工作長期實踐過程中堅守的一條原則，這也是推進考核檔案管理規范化發展的一條重要原則。在實際工作中必須嚴格執行國務院辦公廳頒發的《不歸檔文件銷毀辦法》，有以下三個需要注意的問題：

第一，對文件立卷歸檔的時效性有一個正確的把握，只有完成了現行考核階段任務的才能進入立卷歸檔環節，要避免將未完成任務的檔案歸檔后產生的管理混亂；第二，明確立卷歸檔的重點，基于管理原則明確立卷歸檔工作的重點，明確區分資料和文件，尤其是一些在作用、形式或者內容上有很大相似之處的文件資料，針對性的分析具體問題，降低考核檔案管理的信息冗余度和重復度，讓考核檔案文件的利用效果得到提升[3]；第三，在全面落實“以我為主”歸檔原則下提高對全宗完整性的維護力度，在掌握重點的同時分清歸檔工作的主次，把好全宗的入口關，杜絕混入一些不符合要求的文件，另一方面也防止了歸檔文件出現丟失的問題。在立卷環節需要特別注意的是將具有內在聯系的同類考核檔案組在一個卷內，保證考核面的完整性，將一個考核面里的問題、不足和處理過程都整體的反映出來，提高考核檔案的使用價值，確保立卷檔案后的檔案完整度，為規范化、科學化的考核檔案管理發展奠定堅實基礎。

5 結語

綜合考核結果檔案管理工作看起來不起眼，但是卻是機關事業單位各項工作水平不斷提高的基礎。綜合考核檔案管理工作不斷完善和進步，可以為我市、我區新舊動能轉換重大工程提供堅實的檔案信息支撐。未來檔案管理工作發展趨勢將會數據化、網絡化、規范化、便捷化，極大的提升工作和生產效率，超預期滿足廣大人民群眾日益增長的各種需求。

參考文獻

[1]陳芳.關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J].辦公室業務，2017（5）：92-92.

[2]宗大娟.公務員和事業單位工作人員考核檔案管理[J].黑龍江檔案，2016（6）.

[3]高娟.推進事業單位檔案管理工作規范化標、準化的策略研究[J].中國集體經濟，2018（9）：50-51.