現階段事業單位“合同”檔案管理現狀分析及未來的發展趨勢

曾彩萍

摘 要：“合同”檔案管理工作對于確保事業單位信息的安全非常重要，但在當前，部分事業單位的“合同”檔案管理工作還存在不同程度的問題。本文以事業單位“合同”檔案管理作為研究對象，分析了研究對象的現狀，以惠州市在該方面還存在的不足為例，在此基礎上提出了相應的應對策略。

關鍵詞：事業單位；“合同”檔案管理；現狀分析

目前，各地正在不斷進行事業單位改革。通過簡化制度，權力下放，人員調整和體制改革等等，事業單位經歷了重大變革。在這一系列過程中，事業單位的“合同”檔案管理發揮了重要作用，為事業單位的變革發展做出了重要貢獻[1]。但與此同時，事業單位的“合同”檔案管理還存在一些問題。因此，如何進一步提高“合同”檔案管理水平，促進事業單位的發展，對公共事業在未來的進一步發展起著重要作用。

1 事業單位“合同”檔案管理現狀分析

首先，部分事業單位對“合同”檔案管理不夠重視。在一些事業單位內部，工作人員所進行的“合同”檔案管理工作被認為是一項簡單的保存或復制檔案工作，單位領導沒有給予足夠的重視。工作人員忽視“合同”檔案管理，是因為它不能為事業單位創造直接的經濟利益。但是，檔案工作是國家的重要財富，也是黨和國家的重要歷史文化事業。在各個事業單位之中，無論是領導還是員工，都存在一定程度的忽視“合同”檔案管理的現狀，這是由于“合同”檔案管理未包含在日常議程中。事業單位的“合同”檔案管理存在被動狀態，很難為事業單位的內部管理提供高質量的服務。

其次，管理模式比較落后。當前，我國部分事業單位的“合同”檔案管理模式相對落后。盡管信息技術發展迅速，但仍有許多單位選擇手工保管賬戶。在這種傳統的管理模式下，檔案管理不僅落后，而且還影響著工作效率。在信息時代，隨著信息量的增加，單位往往需要記錄和歸檔大量的合同信息，傳統的管理模式不能適應信息增加的需要，因此進行調整是必要的。

2 當前惠州市事業單位“合同”檔案管理所存在的問題

2.1 “合同”檔案管理現代化程度不高

惠州市部分事業單位在辦公設備的管理上還存在許多問題，在手工管理的基礎上，我們需要快速了解合同檔案信息是比較困難的。計算機技術在合同檔案管理中發揮著重要作用，簡化了工作流程，提高了工作效率。但是，在具體的管理階段，惠州市部分檔案管理者認為“合同”檔案管理沒有社會和經濟效益，也不需要投資，因此采用手工方式進行管理，導致效率低下。有些單元只有少量計算機，實現了計算功能的簡單應用而缺乏深入分析，從而導致信息更新不全等問題。如果未能及時維護計算機系統，則會造成系統硬件老化。此外，安全防護設備也是“合同”檔案管理的難題，防火墻的設置在合同檔案管理中起著重要作用。即使檔案信息管理仍然以書面形式存儲大量數據。但不當使用依然會使惠州市事業單位的安全設備管理成為“合同”檔案管理的短板。

2.2 檔案工作者的素質需要提高

在檔案的具體管理階段，檔案工作者需要掌握流程和具體要求，不斷提高自己的綜合能力[2]。當前惠州市不少事業單位雖然啟動了對檔案工作者的培訓方案，對工作者的綜合能力也有一定的要求。但是，在實際施行階段，由于諸多條件不滿足，檔案管理者的素質依然需要提高。在后續的管理過程中，很多單位沒有引入先進的管理技術，而是采用傳統的文件管理方式，這增加了管理難度，甚至產生了負面影響。從具體的合同檔案管理要求來看，如果仍采用傳統的管理模式，將會影響管理效率，因此有必要進一步提高檔案管理者運用先進技術來進行工作的能力。

2.3 管理的基本環節相對薄弱

雖然惠州市的部分事業單位在其內部都建立了一個比較完善的管理系統，但這個系統還沒有真正得到實現，因為收集、歸檔、監督等基本環節比較薄弱，所以檔案的收集不及時，同時缺乏全面的信息收集工作環節。由于管理質量的缺乏，對合同檔案資料的真實性產生了影響，這很容易造成檔案材料在形式和內容上的虛構。

3 加強對合同檔案管理的相關對策

3.1 加快“合同”檔案管理的信息化

事業單位的合同檔案管理應充分利用先進網絡資源的優勢，實現有效的資源整合，進一步做好合同檔案的管理工作，提高當前合同檔案管理的效率和質量，實時、準確地傳遞單位合同資料信息，確保合同檔案管理工作的真實性和及時性。通過信息技術，進一步實現檔案的高效信息化管理，從根本上提高合同檔案管理效率，為合同檔案管理的合理優化提供有力支撐。

3.2 建立統一規范的管理標準

每項工作都必須有統一的標準，事業單位的合同檔案管理也是如此。各事業單位主管部門和上級合同檔案管理單位應定期對管理人員進行專業技能培訓，不斷加強管理人員的專業知識儲備和綜合素質培訓，不斷提高檔案管理人員的專業技能和水平。此外，上級合同檔案管理主管單位應根據實際工作條件制定健全的合同檔案管理制度，發布各級合同檔案管理標準，明確合同檔案管理人員的日常工作行為，實現檔案的統一管理。在保證本單位“合同”檔案管理系統安全有效運作的前提下，促進資源的獲取以及信息的共享。

3.3 提高管理者的認知能力和工作能力

在當前的合同檔案管理過程中，首先要做的是進一步提高管理者的認知能力，明確管理者的責任，進一步完善相應的管理機制。因此，管理者不僅要學習相關的專業知識、法律法規，還要不斷提高管理意識，有效提高工作能力，明確各自的職責。其次，讓管理者認識到合同檔案是單位的重要財富，是現行制度穩定發展的基礎，讓管理者認識到做好合同檔案管理的必要性，同時增強他們的榮耀感和任務感，調動管理者的積極性，以達到建設專業合同檔案管理隊伍的目標。

4 總結

事業單位的“合同”檔案管理是一項復雜而繁冗的工作[3]，這就要求我們在不斷發展變化的新時代積極面對困難，積極解決問題，以適應合同檔案管理工作的發展，提高事業單位“合同”檔案管理的有效性、安全性，為保障我國的社會經濟發展提供強有力的支撐。

參考文獻

[1]李文軍.淺析事業單位檔案管理[J].數字化用戶，2017（13）：144-144.

[2]王絮微.事業單位編外合同制人員管理模式改革探究[J].人力資源管理，2018（3）：6-7.

[3]葛旸.淺談事業單位檔案管理[J].黑河學刊，2018，No.237（03）：189.