檔案信息化建設的問題與對策

劉浩

摘 要：根據我國檔案規劃工作基本情況來看，信息檔案的建設問題越來越受到廣泛的關注。然而目前檔案信息化建設僅僅涉及民生檔案、政務公開等領域，企業和事業單位的檔案信息化建設并沒有完善。本文主要針對檔案信息化管理的現狀，對當前階段檔案管理中存在的問題進行探索和分析，預測未來檔案信息化發展的形勢，并且根據當前檔案館信息化建設存在的問題提出相應的解決對策。

關鍵詞：檔案信息化；建設管理；對策方案

1 檔案館信息化建設的現狀

研究檔案館的信息化建設就要知道什么是檔案管理以及什么是信息化建設。

檔案就是單位日常工作的相關工作內容的管理和記錄，檢察院檔案管理部門需要進行信息存檔和整理分類，可以保證檔案信息的完備性，獲取即時性，一套完備的單位檔案管理系統，可以使單位人員和日常事務管理井井有條，為單位重大決策、會議記錄、人事變動工作提供后期數據支持和信息保障，對于單位發展而言至關重要。

信息化建設是順應時代潮流和當今信息化管理而興起的一種管理模式，借用大數據時代特色，進行分類統計和分析，借助互聯網信息技術等時代產物，將信息進行匯總，加入相應的算法和應用程序等，將所需要的信息進行篩選，將單位運營中遇到的問題，合理地轉化為數據型問題。檔案管理信息化建設也是如此，針對單位人員、行政、財務等日常工作內容和流程建立檔案信息化管理流程，提高檔案管理效率。

檔案館信息化建設是在國家檔案管理部門的領導和管理下統一進行的，檔案館的信息化建設已經采取了一系列現代信息技術，同時檔案館的信息資源管理大致達到了數字化水平。在目前的階段，雖然很大一部分單位已經開始實施檔案管理信息化，但檔案館的信息化管理水平并不完善，還存在著一系列問題亟待解決。根據對檔案館信息化建設的調查和研究表明，檔案館信息化建設主要存在以下幾方面問題。

2 檔案信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息化建設發展不平衡

首先檔案信息化建設在不斷發展的過程中，因為資金短缺、設備投入不足、重視度不夠多等種種原因，導致檔案館信息化的管理模式還處于十分傳統的階段，管理手段不是特別先進，信息化程度還不夠高，造成檔案的信息化建設及管理進程十分緩慢、停滯不前。

2.2 檔案信息的制度不完備

檔案館的很多檔案室缺乏存儲檔案的專業磁介質器械，而數字檔案很大程度上都要依靠設備發揮作用，所以設備的落后和缺失給檔案管理信息化造成了很大的阻礙。并且檔案館是應用局域網維持運行的，員工要依靠自己的權限讀取文件，沒有固定明確的文件保存路徑，出現很大的困擾。

2.3 領導對檔案館信息化建設漠視

檔案館信息化并不會直接創造豐厚的經濟收益，它的效益一般是長期的、潛在的。因此上級領導及主管部門往往認為對檔案館實施信息化建設只會消耗資本，并不會帶來實際性的經濟效益，只注重短期利益而忽視了長遠的潛在效益，所以對于檔案館的信息化建設并不積極，不重視檔案館的信息化建設工作。

2.4 信息安全較差

信息化、網絡化給人們的生活帶來了極大的便利，也從根本上改變了人們的生活方式，但當我們享受著便捷服務的同時也存在很大的安全問題。近些年，計算機病毒和黑客威脅愈演愈烈，每年都會給網絡安全問題帶來巨大的威脅。拋開外部安全風險的攻擊，計算機內部的防御系統假如不完善，也會引發檔案與電子文件不相容的問題，給數據庫造成一定沖擊，更嚴重的還會導致整個公務系統癱瘓。

2.5 資源共享不能滿足要求。

檔案館的信息化建設必須是公開的、面向大眾的，如果想滿足公眾對其不同層次的需要，就要做到檔案信息資源的開放共享。但在檔案信息開發過程中，很多工作人員思想落后，具有很大的局限性，遠遠落后于時代潮流，他們不能全面客觀科學地面對檔案信息化建設。

甚至一些人簡單地把檔案信息化等同于檔案數字化，他們沒有認識到檔案數字化僅有提高檔案查詢效率的作用，而不能實現信息的開放和共享，因此很難及時提供檔案的信息查詢服務。

3 檔案信息化建設對策

3.1 提高管理者的重視程度

首先領導者們應該意識到當今社會檔案管理信息化的必要性，學會借助大數據時代特色進行檔案管理工作，行政管理部門要意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經費和技術投入；以中高層管理者為代表，提高檔案管理信息化管理意識，將事務性工作與管理實踐相結合，突破傳統登記壁壘，學習先進的管理模式和思想理念，利用信息技術和互聯網科技提高檔案管理的信息化程度。

3.2 強化監管，實施制度化管理

檔案館的上層核心部門對檔案管理部門的工作嚴格把關，依照《檔案法》條例規定，確保檔案館管理工作依法進行。主管部門要加強檔案規范查處意識，對檔案館信息化建設中存在的一切不合理不合法行為進行嚴肅處理。在執法監督過程中，要增強檢查強度，避免以權謀私問題的出現，嚴格遵從檔案法規，以確保檔案館內部檔案管理制度化、規范化。

3.3 加強檔案管理軟硬件設備

與檔案信息化管理相匹配的軟硬件基礎設備是實現檔案管理信息化的組織前提和根本保障，主要涉及網絡環境、硬件環境及系統軟件模塊。挑選應用系統時，第一要衡量的就是系統是否具備開放性和包容性特征，與此同時也不能忽視應用系統的擴展性。作為軟件存儲平臺，就是要給檔案數據和軟件的安全保駕護航，同時還要把握現實條件，隨機應對，確保各部分功能都靈活便捷，以更好地實現檔案館的信息化建設。

3.4 建立高素質的企業檔案群體

培養一支業務能力極強的檔案隊伍是檔案館信息化建設的重中之重。首先，要提高檔案管理群體的政治覺悟。其次，要不斷提高檔案管理人員的綜合素質。最后，檔案管理者還要具備專業的檔案管理知識和技能。檔案管理者一定要根據信息化管理中面臨的現實狀況，不斷完善檔案信息化建設和管理水平，提供及時、有效的服務。檔案館信息化建設是實現其高質量高效率服務的必不可少的一部分。所以，利用科學的舉措加快推進檔案館信息化和現代化建設是十分必要的。

3.5 實行標準化管理

政府和單位出臺有關政策，推進單位檔案管理信息化建設實現標準化。通過有關管理辦法規定建檔工作的前期準備、中期錄入和后期分析存儲工作等。從整體層面上形成一種規范化管理模式，響應政策要求，一方面學習國外優秀的管理模式，另一方面，結合單位自身發展情況，制定具有針對性和實用性的信息化管理系統。

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