淺析學校檔案工作的常見問題與策略

劉婷

摘 要：檔案管理作為學校日常管理的組成部分，對于學科建設具有非常重要的作用。近年來學校對檔案工作越來越造福一方，檔案也在學校發展過程中發揮著重要的作用，特別是在當前學校信息技術和網絡技術應用過程中，檔案更為學校文提供了有力的信息支持。因此需要做好學校的檔案管理工作，加快推動學校檔案的開發利用。檔案管理工作是學校重要的基礎性工作，對推動學校全面發展起著非常重要的作用。近年來，學校檔案管理工作取得了長足的發展，但與現代科技的不斷進步和教育事業的迅猛發展仍不相適應，存在著明顯的滯后性。本文分析了學校檔案管理工作存在的問題，探討了加強學校檔案管理的對策，以期提高檔案管理水平，更好地促進學校發展。

關鍵詞：學校檔案工作；常見問題；策略

學校檔案主要是對學校各項活動的真實記載，以其真實性和權威性在學校發展過程中發揮著非常重要的作用，作為學校領導決策、學科建設、教學改革及提高教學質量的第一手資料，學校需要加強檔案管理，充分的發揮學校檔案的重要價值，更好的將學校檔案專業化和個性化的服務體現出來。在當前學校檔案管理工作中，需要以學科專業檔案作為突破口，針對學校的長遠規劃來加強對檔案的宣傳工作，充分的利用網絡優勢來挖掘學科檔案資源的潛在價值，及時對學校檔案的服務方向進行調整，使其與學校發展需求相適應，為更好的推動學校檔案的發展奠定良好的基礎。

1 學校檔案管理工作存在問題探析

1.1 檔案管理觀念淡薄

歸檔、建檔是檔案管理中的兩大主要工作，但是現在很多學校對歸檔和建檔重視不夠，給這些工作的進行造成了很大的難度。檔案的建立與學校教學年級、院系及管理職能部門有著密切的相關性，但許多單位并沒有制定和執行檔案的歸檔細則，缺乏規范化操作程序，導致很多檔案沒有及時歸檔，后期再來補辦，對信息的及時性與真實性都造成了一定的影響。同時部分檔案管理人員的服務意識淡薄，日常工作中只做一些接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規性工作，對于建立的檔案缺乏系統性和完整性，而由于工作者對檔案的建設和管理缺乏足夠的認識，導致了歸檔材料的不齊全或不完整。

1.2 管理體制不完善

檔案管理工作是一項瑣碎、繁雜的工程，既需要有領導的重視，也需要各個年級、院系等部門的配合，還要有一個強有力的團隊來維護和管理。近年來，隨著教育體制的不斷改革和對檔案整理完善工作要求的不斷提高，檔案管理工作業務越來越繁重、越來越復雜，而由于學校在檔案管理方面的體制機制不夠完善，對檔案管理重要意義的認識不夠，甚至放棄檔案的更新與傳送，導致學校檔案事業降低到了成為教學的一個附屬的地位，對于檔案管理完全是一種“應付工作”，甚至為了完成任務，對部分檔案完全是虛構，而這恰恰違背了檔案的價值屬性。

1.3 歸檔內容程式化

現實中我們可以看到，在很多學校，檔案管理工作仍沿用傳統的工作方法和工作模式，檔案在整理的過程中歸檔內容過于程式化，只停留在以往的水平上，生成的歸檔材料缺乏系統性和完整性，不能符合時代發展的需求和師生工作、學習不斷提高的要求。但許多學校的檔案規范性管理目標不明確，檔案資料的整理缺乏統一的分類和可執行標準，對很多檔案的處理不夠科學，由此導致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規范化程度不高，歸檔材料不齊，難以真實全面地反映學校教育教學及管理的水平和質量。

1.4 經費投入不足、設備不夠完善

檔案一向是具有巨大價值的物質記錄載體，需要我們保護好、維護好，但管理和維護檔案需要一定的經費投入和物質設備作后盾。但由學校在相關方面安排的經費仍很少，用于檔案的庫房及設備不夠完善，保障檔案保管的基礎條件仍較差，從事檔案科研方面的工作開展很少，將重要檔案進行電子化、信息化保存的現代化水平有待進一步提高。

2 提高學校檔案管理工作的策略

2.1 提高檔案服務質量

學校檔案管理主要是為學校的教學、科研和行政管理工作服務的。檔案管理人員需要充分理解和認識其工作的服務性質，結合本校檔案管理的特點和要求，改進工作方式和方法，開展多層次、多方位的服務，把現代化管理手段引入檔案的管理和服務中，實現了檔案的統一規范，查找方便快捷，提高了檔案管理工作的效率。

2.2 實現檔案資源共享

加強檔案館信息網絡建設，在因特網上建立檔案信息主頁，搞好網絡化服務，讓“死檔案”變成“活資源”。 運用網絡技術進行檔案的現代化管理，是時代變革、學校發展的需要，是學校檔案建設，實現檔案資源共享的必然趨勢。通過計算機把非保密檔案數據與校園網絡相聯接，同時與其它院校檔案館建立聯合互通，形成區域性的聯機網絡，用戶可以通過密碼審核，上網進行信息查詢，避免了地域的限制，及時有效的向社會提供了豐富的檔案信息，實現了檔案資源的共建共享，使學校檔案的利用實現最大化，為全社會的進步做出了一定的貢獻。

2.3 進行檔案現代化建設

學校檔案管理現代化建設是通過檔案管理員對信息技術的掌握而實現的。這就對檔案管理人員提出了更高的要求，既要對傳統的檔案業務精通，又要學習關于信息化管理的新知識、新技術，并學會用計算機錄入檔案信息，建設檔案數據庫，處理與檔案相關業務，形成信息化管理體系，為檔案事業的發展又邁出了關鍵的一步。

2.4 堅定信心 形成管理意識

檔案工作技術性較強，是一項看著復雜，做著又需要非常細致的工作。作為學校檔案管理人員，必須具有極大的耐心和強大的信心，深入了解國家有關方針政策和學校的規章制度，掌握學校的檔案的基本情況，詳細地研究檔案的發展目標，分析檔案管理工作的特點，形成檔案管理工作的意識，在具體工作中能夠堅守原則，克服困難，解決問題。

2.5 加強對檔案工作的宣傳力度

通過以上的分析我們可以看到，領導和群眾對檔案工作認識不夠，檔案利用率不高。因此學校檔案館應該進一步加強對檔案工作的宣傳教育力度。首先應該向領導宣傳檔案工作的重要性和意義，只有不斷地向領導宣傳，領導才能認識到檔案工作的重要性，從而投入足夠的人力、物力和財力，使檔案工作順利開展。其次，應該向師生員工宣傳檔案的價值和作用、館藏檔案的種類、檔案館的開放時間、檔案的借閱程序以及規章制度等基本知識，使普通公眾對檔案有了初步的認識，從而提高檔案的利用率。

3 結束語

綜上所述，檔案工作是學校的重要基礎性工作，對學校的健康發展起著重要的作用。加強檔案管理，必須加強對檔案工作的宣傳力度，提高檔案管理人員的綜合素質，嚴格執行檔案管理制度，加快檔案管理現代化進程，以提高檔案的管理成效，使得檔案管理工作更好地為學校發展服務，為社會服務。隨著高等教育普及工作的開展，高中學校檔案管理工作變得越發重要。作為學校發展過程中的重要部分，要充分進行自檢工作，在建立完善有效的檔案管理機制的同時，積極找尋管理工作中存在的問題，并予以有效的解決方案加以改正。在確保管理工作質量的前提下，實現檔案管理工作現代化科學管理，提升相關工作人員綜合素質，促進學校更好發展。

參考文獻

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