淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

鄭曉艷

摘 要：隨著我國當前事業單位工作的科學化、規范化，檔案管理工作作為事業單位日常工作管理的重要組成部分得到了更多的關注。目前，我國事業單位的檔案管理已經有了嚴格的管理制度和科學技術含量，檔案管理水平得到了優化和提升。但這不意味著其中并不存在問題。本文試圖通過對當前事業單位檔案管理工作中存在的突出問題進行探究，并提出相關的解決措施，以期能夠為事業單位檔案管理水平持續提升提出建設性意見。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；突出問題；解決措施

事業單位作為國家的服務型單位，對民生民計的和諧進步有著重要的保障作用。為了穩定單位內部和諧和外部發展，事業單位必須提高自身水平，適應時代和社會的進步。檔案管理工作作為其中重要的一環，承擔著收錄、管理和提取的重要任務。所以，事業單位必須對檔案管理工作進行不斷的完善，更新工作手段和方式。在事業單位檔案管理工作中，也不斷引入現代理念，通過制度化、規范化的建設，使檔案信息工作實現了自動化、智能化。

1 當前我國事業單位檔案管理中的突出問題

1.1 相關管理人員專業素養薄弱，管理水平較低

當前的事業單位檔案管理，已經能夠較好地融入現代科學信息技術手段，這在一定程度上減緩了管理的復雜性和混亂性，同時也節省了大量的物力與財力。但我們應該明確，專業管理人士才是管理工作中的核心力量[1]。首先，很多企業在招聘員工時往往受限于傳統觀念，只重視其理論知識和辦事態度，并沒有對其進行綜合評測。很多應聘人員缺乏對現代信息技術的專業訓練和專業技能，上崗后往往現學現賣，工作難以入手，質量也較低。其次，當前的很多事業單位，忽視了檔案管理人員的培養，缺少對檔案管理人員進行定期培訓[2]。這表現為檔案管理人員在進行工作時，僅僅能夠完成對檔案工作機械的收集和整理工作，不能將手頭存有的檔案進行開發和二次利用。最后，相當數量的領導干部在分配檔案管理人員時，往往較為隨意，不能對手下的干部進行合理分配，很多并不適合這一崗位的人員被調配到了檔案室進行工作，也在一定程度上影響了工作效率的提升和人員的物盡其才。

1.2 檔案管理系統技術設施陳舊，管理方式落后

21世紀以來，信息化技術已經融入到了事業單位管理工作中的各個方面。但對于檔案管理工作來說，信息化管理設備及技術水平的完善程度尤為重要。在客觀條件方面，隨著政府采購系統的使用，大部分的檔案管理設備已經更新換代，但仍存在很多單位使用較為破舊的設備設施。這是由于很多單位對上級的政策制度并沒有很好的實行，甚至很多單位存在資金挪用的現象。另外，事業單位檔案管理的管理方式也存在很多問題。一方面，很多單位即使擁有先進的管理系統，但對其的利用程度往往較低，不能充分發揮資源的優勢。另一方面，很多領導對于檔案管理工作的態度往往只限于保存完整、嚴格保密，對信息管理缺乏條理性和嚴謹性，使得下級人員在進行工作時只是簡單整理，方便了事，不能盡心盡力，后期需要利用檔案時，往往勞心勞力，雜亂無章，這也體現了檔案管理工作中混亂的現狀。

1.3 檔案管理部門規章制度缺失，上層建筑脆弱

當前，事業單位檔案管理工作規章制度建立仍有待完善。例如，對檔案卷宗中的文字表述、檔案編號、標題格式等等缺乏明確統一的規范；相關目錄設置過于隨意，甚至缺少目錄頁；大量新入檔案組卷工作缺乏統一的章程條例等等。由于缺乏健全的制度規定，這些較為繁瑣的檔案整理工作從收集、分類、整理、保管到存取等過程中都容易出現紕漏，加上管理過程中管理人員可能出現的人為性失誤，疏于管理，檔案的完備性、真實性以及實際價值意義都會大打折扣，檔案管理工作難以開展。

2 事業單位相關檔案管理工作問題的解決措施

2.1 開展管理人員技術培訓，改善管理態度與素養

首先，要加強檔案管理人員的培訓，內容包括檔案管理的技巧、理論、修復和檔案管理制度的培訓。事業單位應結合自己部門相關檔案的數量和復雜程度，對檔案管理崗位的人員進行針對性培訓。其次，在招聘這一崗位的員工時，要提高招聘條件，增大工資待遇，吸引更高水平的信息檔案管理人才入職。同時，還要加強對招聘員工的人格評析，檔案管理工作一定程度上更加需要嚴守秘密、認真負責、心細如發的人才，必須嚴格篩選。再次，因單位實際情況出現相關人員調配時，要對新入職的員工進行專業培訓，要以最快的速度、最高的質量使其掌握檔案管理工作技能。最后，還要加強檔案管理人員的科學意識和信息捕捉能力。一個合格的現代化檔案管理部門，必須要從個人做起，要時刻關注當前最新的管理系統更新狀況，并盡快地與自身工作進行有效融合。

2.2 加快檔案基礎設施建設，改革管理方式與結構

先進完善的信息管理基礎設施，是做好事業單位檔案工作的物質基礎。針對這一問題，首先是要對單位資金進行合理規劃，抽出固定比例的財力購置先進的設備。例如，計算機、文件夾、打印機等硬件設施需要更新換代；信息管理系統、分類整理平臺亟待升級改造。其次，事業單位還應該著力改善管理方式。這主要表現為在管理過程中體現現代化理念，通過設置相關安全保障機制；建立檔案管理監督體系；制定檔案備份與存取安全制度等措施，保障檔案管理工作穩定運行。

2.3 加強檔案管理重視程度，設置領導小組與部門

在管理部門中建立一個專門負責檔案工作的小組是十分重要的。通過領導小組對檔案管理工作的日常巡視與糾錯，以及對部門人員的定期考核與監督，加強下級員工的緊迫感和責任感。另外，領導干部要主動加強與基層管理人員的溝通，多聽取他們的意見和需求。同時，檔案管理人員也應該多從工作中發現問題，及時與領導溝通，多提出建設性意見。只有通過雙邊性的交流，才能全面地促進檔案管理工作和單位的發展。

3 結束語

因此，我國當前的事業單位必須意識到，要想促進單位內部的穩定與發展，檔案管理工作是立足之本。作為單位管理者和檔案管理人員，必須認真對待檔案管理工作，科學管理檔案，采取科學有效的解決措施，全面提升檔案管理的整體水平與質量，全面提升檔案的整體利用率。

參考文獻

[1]李娟.淺談事業單位檔案管理工作存在的問題與解決措施[J].辦公室業務，2018（4）.

[2]溫洪莉.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].現代交際，2016（11）：136-136.