淺談大數據時代的檔案管理

劉倩如 董燕娜

摘 要：隨著大數據時代的飛速發展，各行各業的技術都在更新換代，我們的檔案管理作為與信息息息相關的行業，也要乘著大數據這股東風，不斷優化、創新管理方式，使得館藏資源更加優化、提供利用更加便捷，推動檔案管理事業更上一個新臺階。

關鍵詞：大數據；檔案管理；數據挖掘

大數據的概念日益滲透進我們的生活，對大數據的挖掘和運用將影響到各行各業的發展。以云計算為代表的計算機技術飛速進步，為我們的檔案管理工作提供了新的思路和運作方式，通過對大數據的運用，能更好地為群眾提供服務。檔案作為海量信息存儲的載體，結合它面向社會、面向群眾提供利用的特征，檔案工作人員要順應互聯網發展要求，轉變傳統管理方式，推進檔案工作與時俱進，形成良好的檔案工作生態環境。

1 大數據背景帶來的檔案管理優勢

1）館藏資源數字化、信息化后，檔案資源的存儲利用更加自由、方便，打破了傳統查詢方式的僵局，利用范圍突破了館墻限制。數字化檔案信息可以利用互聯網、局域網等不同方式傳播，用戶利用館藏信息不再受時間、地域限制，滿足了群眾日益增長的查閱需求，進一步實現了檔案資源充分開發、互聯共享的目的。

2）大數據優化了檔案數據的存儲和備份。隨著每年接收新的檔案進館，檔案信息越來越多，存儲量不斷增長，傳統儲存方式所面臨的空間問題越來越嚴重。檔案信息數字化后，無論是利用光盤、磁盤還是利用服務器存儲，貯存密度都遠遠高于紙質檔案、實物檔案。而大數據又為我們整合檔案數據提供了新思路方法，使儲存方式更加優化，提高了存儲效率，為解決檔案存儲和備份問題提供了借鑒。

3）通過對大數據進行數據挖掘，可以從中提取出關鍵性數據，對館藏檔案資源進行再次整合。通過數據的關聯性分析，可挖掘出隱藏在檔案數據間的隱性關聯和相互關系，找出影響檔案館服務效果的關鍵因素，為檔案館定位、重點用戶服務群體的尋求等提供參考依據；通過分類、聚類分析，可將同類型、同主題的檔案資源提取出來，為編史修志、決策支持等提供便利；通過回歸分析可對數據序列進行一定程度的預測，為檔案館針對性收集檔案資源提供參考，并根據分析結果找出檔案管理和發展過程中出現的各種問題。

2 大數據背景下檔案管理工作中的問題

1）工作人員能力不足。大數據的發展對檔案管理人員的工作能力也提出了新的要求。但由于其技術處在飛速發展的過程中，而檔案系統缺少針對性的培訓、學習，并且大多數檔案管理部門的工作人員更新緩慢，老齡化嚴重，缺少學習的動力，導致許多檔案工作人員沒有充分認識到大數據對于檔案管理的重要意義，也不能掌握相關知識、技術。因此，在檔案管理過程中仍偏向使用傳統的管理方法，不能熟練使用現代化的信息技術。

2）信息安全存在隱患。由于互聯網的開放性，可能對檔案的管理安全存在一定的威脅。在傳統的檔案管理方式中，查詢者需到檔案館中申請利用，所有過程在檔案管理者的掌控之中，能有效預防檔案的損毀、泄密等情況的發生。而隨著數字檔案館的發展，更多利用者可通過網絡申請利用檔案，很可能會有網絡黑客或不法分子破壞檔案管理的安全環境。

3 如何做好大數據背景下的檔案管理工作

1）建立檔案信息安全保障體系，保障檔案資源安全。逐步完善檔案信息安全管理體制，加強對計算機檔案管理系統的維護管理，做好數據備份與傳輸，保證歸檔電子文件的真實完整。檔案館局域網要與外網實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網。要采取數據備份策略和異地存放管理措施，嘗試建立數據備份基地和容災系統，確保檔案信息數據的安全。

2）加強機構合作，妥善管理檔案資源。由于基層檔案室可能存在硬件條件限制，另外為了節約信息化成本和維護成本，可通過檔案資源整合對檔案進行更系統、完善的管理。通過實體集中整合，對每年接收進館的檔案按照全宗、機構、問題進行排列保存，以利于分類標識和管理；通過機構歸并整合，例如司法、婚姻、土地等專業檔案，在不改變檔案歸屬和流向的前提下，集中到檔案館統一保存，由歸屬單位派專人管理，檔案館工作人員協助代管，使檔案館的保管條件優勢、技術優勢、資源利用優勢都得到了發揮；三是通過數字化整合，完善檔案網站和數據庫建設，建立了館藏文件級目錄數據庫，建成館藏重要和珍貴檔案全文數據庫，搭建檔案信息資源共享平臺，實現信息資源共享的目的，進一步方便了公眾的查閱利用。

3）優化人才隊伍，提升管理人員素質。檔案館要注重檔案人員的培訓，提高檔案隊伍對檔案信息化建設的認識，增強檔案人員信息化應用水平和信息安全防范意識，提高檔案信息化建設的綜合效益，為檔案信息化可持續發展提供強有力的人才保證，努力造就一批既懂檔案管理又懂計算機應用的復合型人才隊伍。

4）有效進行挖掘數據，將死數據變成活檔案。數據挖掘作為一門先進的數據處理技術，可以應用到數字檔案館的開發利用中，用來找到潛在的、有價值的信息，用知識幫助我們將已接收的檔案分析歸類并對未來接收形勢進行預測，用以提高檔案管理水平和服務質量。

參考文獻

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（6）.

[2]姜萍，姜葉飛.大數據背景下高效檔案管理模式變革研究[J].蘭臺世界，2015（11）.

[3]吳銘，張年琴.數據挖掘技術在數字檔案館中的應用研究[J].檔案與建設，2006（4）：21-23.

[4]喬瑞花.檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策分析[J].創新科技，2015（6）.