關于糧庫倉儲檔案管理方法分析及意義探討

李宣周

摘 要：糧庫倉儲檔案管理是一項重要的工作，合理開展糧庫倉儲檔案管理，能夠促進倉儲工作的順利開展，推動倉儲工作向流程化、系統化以及規范化的方向發展。具體來看，不同管理模式下糧庫倉儲檔案管理的流程不同，在實際管理中應當依據具體的情況制定相對應的流程，促進檔案管理更加科學，為糧庫倉儲管理工作的更好開展做好基礎與鋪墊。本文就該方面的內容進行了細致地分析與探究，總結糧庫倉儲檔案管理的具體方法，并提出一系列加強其管理的對策。

關鍵詞：糧庫倉儲；檔案管理；方法；對策；科學

在糧庫中，所有的數據都是從倉儲環節發起的，倉儲管理工作的好壞直接影響了糧庫的總體管理水平，因此加強倉儲管理尤為重要。而檔案管理是糧庫倉儲管理中的重要部分，提升倉儲檔案管理的水平，能夠對各項倉儲資料進行分類和搜集，為倉儲工作的有序開展做好鋪墊，這就能夠推動糧庫整體管理水平的提升。

1 糧庫倉儲檔案管理的意義

糧庫倉儲檔案管理工作屬于一項復雜化和系統化的工作，在倉儲管理中糧食儲藏技術僅僅是一個方面，其還包含其它的眾多方面，如質量管理方面、數量管理方面、安全生產管理方面以及出入庫管理方面等。各個糧食管理部門針對于這一系列工作進行了有效分析，并花費了大量的人力和物力，制定相關的糧食管理制度，對各個環節的作業進行了規范。然而因為不同環節之間執行主體不同，且條塊分割較為嚴重，因此在實際管理中經常會出現錯誤，這就不利于糧庫整體管理水平的提升。而通過制定健全的糧庫倉儲檔案管理制度，則能夠通過檔案管理將所有的瑣碎工作系統化串聯起來，使得整個倉儲工作按照一定的流程來開展，這就能夠避免因為工作瑣碎而引發錯誤或者流轉不暢的問題，因此可知做好糧庫倉儲檔案管理工作意義非凡。

另外，通過糧庫倉儲檔案管理還能夠及時發現各個環節工作中存在的問題，由檔案資料是否全面、有效銜接來發現具體的問題，這就能夠推動相關人員及時對問題進行分析，從而能夠更好地解決問題，促進糧庫倉儲管理工作發揮更大的作用，為糧庫的良好運轉奠定基礎。從另一方面來看，加強糧庫倉儲檔案管理還可以對各個資料進行科學化搜集，為相關領導更好地了解糧庫運行情況提供幫助，促進其做出更加科學的決策。因此我們能夠發現，糧庫倉儲檔案管理所發揮的作用是多方面的，對于提升整個糧庫的運行效果，增強糧庫的管理水平起到尤為重要的作用。

2 糧庫倉儲檔案管理的方法

2.1 對檔案資料進行分類，推動倉儲管理更加系統化

因為倉儲工作涉及到的內容較多，在具體管理中很容易產生邏輯關系錯誤的現象，且容易發生錯漏，這就不利于各個環節以及部門之間進行有效銜接，導致資料整理花費較多的時間，因此必須要對各種檔案資料進行分類，根據不同的類別合理進行資料的搜集與整理，如此能夠降低資料整理的難度，使得倉儲管理具有更高的系統化程度。比如，將作業性質和作業過程作為劃分依據，可以將糧庫倉儲檔案分為糧油質量檔案、糧油數量檔案、科技儲糧檔案、合同檔案、倉儲設施檔案等。而依據具體的歸檔周期又可以將倉儲檔案劃分為常備檔案、年度檔案、周期檔案。同時依據歸檔內容可以將其分為資料檔案和流程檔案兩個類別等。如此有效進行檔案類別劃分，能夠使得各項倉儲檔案資料得到整合，并合理進行材料收集從而形成科學化的單據和資料流轉程序，這就能夠促進檔案資料更加全面，方便相關人員查找和運用。同時，在劃分好檔案類別之后，還應當派專人對檔案進行管理，對不同作業和各項工作進行有效整合與銜接，并及時通過檔案資料發現其中的問題，并對問題進行追蹤，落實到人，同時還可以監督資料的有效性以及準確性，如此能夠避免由于部門銜接不順暢、作業環節多等而導致相關信息疏漏的問題。

2.2 對檔案資料進行科學化收集，推動倉儲管理更加順暢

在對檔案資料進行分類之后，就需要進行收集了，要依據具體的類別進行各個環節資料的收集，避免資料不全或者混亂。具體來看，在收集資料的時候要遵循三個原則，即及時性原則、序時性原則和嚴謹性原則。嚴謹性是指要確保各個歸檔材料之間具有相對應的邏輯關系，并確保邏輯關系較為嚴謹，如在進行分倉檔案歸檔的時候要依據具體的糧食倉號、性質、品種等做好有效分類，使得相關的材料之間能夠相互依托，如入庫檢驗報告可以為質量提供依據、檢斤單為數量提供依據等。而序時性是指在對資料歸檔的時候要遵循時間順序，由于原始單據通常是發生在不同的部門中，而因為會受到人力較少、作業量較大等因素的影響，導致在傳遞過電子數據之后將原始單據遺忘的情況，而合理對檔案資料進行序時性管理，則能夠將這一問題避免掉。相關人員在每天進行檔案整理的時候按照對應的時間來，能夠及時了解單據是否可以正常流轉，并及時對其進行跟進，并解決其問題，從而能夠避免單據丟失或者遺忘。而及時性主要是指應當在事件發生以后第一時間內對資料進行歸檔。合理遵循這三個原則對檔案資料進行收集，能夠促進各個單向流程形成統一性的整體，對各個工作進行有效整合，推動各個環節的工作流程更加順暢、脈絡更加清晰。

2.3 合理在糧庫倉儲檔案管理中引入信息化手段

隨著社會的快速發展，對糧庫倉儲檔案管理的要求更高，因此傳統紙質的檔案管理方法已經無法適應當前社會發展的需求，這就必須要加強信息化手段的運用，提升糧庫倉儲檔案管理的信息化水平。一方面在對各項檔案資料進行收集之后，應當將其上傳到計算機中，實現紙質檔案和計算機檔案同時保存。另一方面由于當前糧庫倉儲方面很多工作都是通過計算機開展的，因此很多資料也都是存在于計算機中，這就要求檔案管理人員在通過計算機進行資料收集之后，還應當將其打印一份紙質檔案，以便實現雙份保存，避免由于計算機系統破壞或者硬盤損壞等導致資料丟失、檔案不存在的情況。另外，應當借助于計算機的便捷性對傳統載體檔案數據副本、電子檔案等信息進行存儲、整理、管理以及采集等，實現整個過程的系統化和便捷化，提升檔案管理的整體水平和效率。

2.4 不斷提升糧庫倉儲檔案管理人員的專業化技能

在時代快速發展的背景下糧庫倉儲管理各項技術以及流程也處于不斷變化的狀態中，這就要求相關的檔案管理人員應當提升自身的專業化技能，如此才能夠更好地適應時代的發展變化，推動檔案管理水平的有效提升。首先，應當加強專業技能培訓。要定期對糧庫倉儲檔案管理人員進行培訓，及時為其灌輸新知識和新技能，不斷促進其專業素質的提升。其次，要根據實際情況定期對糧庫倉儲檔案管理人員開展考核。比如可以針對于其檔案管理的流程、檔案資料的分類情況、收集情況等進行考察，并對其進行打分，明確其工作的狀況，并作出獎罰，推動檔案管理人員更積極地開展工作，有效提升自身的技能，為糧庫倉儲管理工作更好地開展做好貢獻。

3 結束語

糧庫倉儲檔案管理工作與糧庫管理工作密切相關，決定著糧庫倉儲管理水平的高低，同時糧庫倉儲檔案管理的效果也直接影響著糧庫倉儲各個環節的運行，因此加強該方面檔案管理十分必要。本文首先對糧庫倉儲檔案管理的意義進行了總結，然后提出具體的檔案管理方法，旨在推動糧庫倉儲檔案管理工作的更好開展，提升檔案管理的整體效果。

參考文獻

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