人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策分析

王蕾

摘 要：隨著信息時代的發展，科學技術的不斷研發，高科技工藝在改變人民日常生活的同時對國企的人事單位也造成了一定的影響。目前，我國出現了越來越多適應時代發展的科學檔案信息管理手段，使得企業的檔案信息管理逐步向信息化發展。為此，文章針對多有企業中人事檔案信息化管理所面多的挑戰和策略進行了分析，以此來促進我國國有企業人事檔案管理水平的不斷提升。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰；對策

隨著改革開放以來，經濟得到了不斷的發展，科學技術也有效的提升，信息化時代逐漸來臨，為此，我國傳統的人事檔案管理所面對的挑戰也越來越嚴格。人事檔案信息化管理主要是在人事檔案管理中有效的使用信息化技術，利用先進的計算機技術對人事檔案進行相應的收集、管理和使用，其主要目的是為了利用一系列的手段，使人事檔案資源的管理能夠實現信息化、標準化、數字化的效果，實現了人事檔案資源的接收、傳輸和使用一體化，并使得人事檔案資源能夠得到共享，推動國有企業人事檔案管理的良好進程。

1 人事檔案信息化管理的重要性

1.1 極大地提高工作效率

人事檔案的電子信息可以同時輸入和輸出，可以減少二次文件信息的處理時間，提高人事檔案信息的時效性，在國有企業傳統的人事檔案管理中只是注重檔案的實際管理，管理工作者通過手工收集、整理，再供應給部門使用，其工作量極大，并且工作效率很低。檔案信息管理實施以后，檔案管理更能夠體現在自動化、實時性、網絡化中，信息數據只需一次輸入即可重復利用，并在管理內部實現數據共享。

1.2 有利于國企單位人事制度的改革

伴隨社會信息化和網絡化的不斷深入，各企業能夠直接在互聯網中查詢應聘人員的個人基本信息，這樣的方式有利于用人系統的對各種人才進行選拔。并且，在聘用的過程中，員工的表現也能夠通過數據的方式傳輸到企業人事管理中心，這樣可以不斷優化聘用人員的信息，強化對于員工的監督管理。

1.3 有利于人事檔案紙質載體的保護

在企業經營過程中，對于人事檔案的使用效率極高，在工作過程中具有很多需要查詢相關人員信息的工作，在傳統管理中，反復的拆裝檔案袋為工作人員增加了工作壓力，并且使得資源容易受到破壞。在進行人事檔案信息化管理以后，對于相關人員的信息能夠利用電腦進行查詢，在減輕對于信息資源破壞的同時，還降低了員工的工作量。有利于人事信息數據的保存。

2 人事檔案信息化管理中所面臨的挑戰

2.1 基礎設施的配備不夠完善

想要人事檔案信息化管理能夠順利在國企中進行發展，就必須依靠較高的科學技術來完成，并且，還應該擁有一系列的優良設備，比如：表配置計算機、打印機等等。但是，從目前我國國有企業大部分人事檔案信息管理狀況來看，并沒有優良的設備來支持信息化數據管理的運行，因此，極大的阻礙了人事檔案管理信息化發展水平。

2.2 缺少相應的監督力度

在大部分國有企業中并沒有對企業的人事檔案管理工作引起重視，因此，在進行管理的時候，經常不能發揮全部作用，導致人事檔案信息化管理的發展受到嚴重阻礙。此外，因為還有一些從事人事檔案信息化管理工作者，并沒有明確了解自身的定位，國企管理人員也沒有使用有效的法律進行監管，沒有對“ 檔案管理”和“ 檔案所有”實行明確的劃分，使得在管理過程中出現了很多問題。

2.3 信息數據庫建設過于滯后

人事檔案信息數據庫在建立的過程中主要包含了檔案信息的收集和整理、存檔、后期管理維護、使用等工作。因為大部分的國有企業并沒有具體理解人事檔案信息數據庫建設的內容，因此，在開展數據庫建設過程中出現了各種缺陷，比如：信息數據沒有完整性、后期維護工作不良好等情況。此外，在進行信息數據庫的建設過程中還存在各種各樣的風險和安全隱患，比如：黑客的攻擊、計算機病毒、丟失等現象。

2.4 企業對于人事檔案管理人員的培訓過于忽視

目前，我國人事檔案信息管理雖然在一定程度上落實了管理的自動化，但是實際的管理必須依靠管理人員來進行。然而，目前大部分國有企業中從事檔案管理的人員多為多項職業員工，并沒有專門進行檔案管理的工作者，因此，對企業人事檔案信息化管理造成了一定的影響。此外，在一部分國有企業中，企業領導人員過于忽視人事檔案信息管理人員的培訓工作，使得檔案管理人員水平不能得到有效的提高，從而導致企業人事檔案信息化管理發展受到阻礙。

3 促進人事檔案信息化管理的措施

3.1 加大對基礎設施的建設力度

通過上述我們可知，缺乏相應的先進信息設備是阻礙人事檔案信息化發展的重要因素，我國各國有企業管理人員應該積極關注人事檔案信息化管理的重要作用，為人事檔案信息化供應重要的設備支持。在國有企業實際人事檔案管理過程中，基礎設施的建設應該能夠保證人事信息數據進行快速傳遞和安全的保管，只有不斷強化企業內部人事檔案信息化管理設備的支持力度，并在后續工作中實施維護，才能良好的促進人事檔案信息化管理快速發展，使得國有企業優秀人事檔案信息化管理目標能夠完成。

3.2 建立一套完善的數據管理系統

現代化信息技術具有高效、快速、使用范圍廣的重要優點，國有企業應該最大程度的發揮這些優勢進行檔案信息數據管理系統的建設，同時，國有企業應該積極使用互聯網來完成對于信息數據的共享和維護，這樣，不但能夠讓國有企業全體員工的檔案信息得到良好的存儲，還能有效的避免人事機構信息阻塞的情況。此外，人事部門還能夠按照檔案的電子版實行分類處理，并根據檔案信息實行分組，使得國有企業在后續進行招聘人員和人員調動的時候，能夠更加方便、快捷的尋找自己需要的檔案信息。

3.3 深入加快數據庫的建設速度

首先，在進行人事檔案信息化數據庫建設的時候，應該保證所有人事檔案內容具有一定的完整性，并且，建立一個企業內部檔案信息平臺；其次，定期檢查相關基礎設備的安全性和穩定性，并充分利用互聯網的特點，加快數據庫建設；再次，國有企業應該建立具有科學性和完整性的人事檔案網絡服務系統，有效保證企業工作人員在需要檔案信息的時候都能利用這個平臺進行信息的統計和查找。

3.4 切實提升檔案管理人員的綜合素質

雖然國有企業想要促進人事檔案信息化建設工作必須依靠先進的信息技術支持，但是，在建設的過程中還必須依靠國有企業檔案管理人員來完成。所以，國有企業應該極大建設具有高素質水平和技術的檔案管理團隊，并經常開展相應的信息化建設主題學習活動，以此來提升檔案管理人員的專業能力，其中包含了對于電腦技術、信息處理、綜合分析等有關檔案管理的使用。同時，企業還應該不斷提高檔案管理人員的職業素養和品德，如果發現具有違反法律規定的現象，應該嚴格追究其法律責任。

4 結論

面對人事檔案信息化管理所具有的挑戰，管理工作者應該不斷學習相應的信息化技術和知識，以此來提升自己的工作能力，這樣才能促進人事檔案信息化管理在國有企業中得到良好的發展，促進企業走向現代化道路。

參考文獻

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