對水利檔案信息化建設的幾點思考

于朝霞

摘 要：水利檔案信息化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。筆者結合自身實踐工作，對水利檔案信息化存在的問題提出自己的幾點建議。

關鍵詞：水利檔案信息化建設 問題 具體措施

水利檔案信息管理系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜工程。為了做好水利檔案信息資源收集，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進水利檔案管理工作更好地為全市水利工作服務，提出以下幾個觀點：

1 水利檔案信息化建設的基本原則

1）開放和利用為中心的原則。在檔案信息資源中，除去關系國家安全及個人隱私的內容，大部分是可以開放和利用的。因此，在檔案信息化建設中，特別是在相關軟件的開發中，要圍繞開放和利用來設計。

2）要堅持統一規劃、統一標準規范的原則。由于受檔案實體管理模式的影響，檔案信息化管理的標準、規范未能及時統一，這給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來了較大的困難。

3）要堅持抓住重點、階段性推進的原則。水利檔案信息化建設要經過起步、試運行、成熟、全面應用等發展階段。現階段工作重點應放在檔案信息的有序整理、檔案信息數據庫建設、檔案信息網絡建設、信息資源的開發利用、檔案信息化人才培養以及相關政策法規和標準的制定等方面。

4）要堅持以基礎工作帶動數據庫建設的原則。檔案信息化，特別是檔案信息庫的建立，要依靠基礎工作才能實現，夯實基礎工作，建立和完善數據庫，是水利檔案信息化建設的核心和關鍵所在。

2 水利檔案信息化建設存在的問題

1）對綜合檔案信息化建設重視不夠。系統內部偏重于工程建設、水資源管理、水環境監測等方面的信息化建設，對于支持和服務全局的綜合檔案管理信息化建設重視不夠，推進力度不強，減弱了檔案信息化建設推進全局工作的功能。

2）檔案管理人員缺乏現代檔案管理技能。在水利系統辦公自動化普及過程中，計算機應用僅限于目錄級檢索，未對相關人員進行系統的培訓，一些檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數字化、網絡咨詢服務等方面的專業知識和操作技能。

3）缺乏統一規劃和技術支持。雖然水利檔案管理按照檔案局的要求在檔案管理目標晉級中達到合格，并取得了一定的成績，但按照信息化的要求還有相當的距離。在開發一些專業應用軟件時，沒有同步建設綜合檔案管理系統，信息化建設各自為政，未形成統籌安排、全面協調、整體推進的局面，水利檔案信息化建設的長遠規劃和近期目標不夠明確，尚未確定數據的統一格式和標準。

4）數據庫建設不夠完善。水利檔案信息化建設正處于由文件向信息化的過渡階段，要經過由低到高、由單個到群體的過程，開發和建設數據庫系統是做好檔案信息化建設的核心和基礎。

3 水利檔案信息化建設的具體措施

1）要加強領導，增加投入。加強領導是核心，應成立由分管領導掛帥的、各部門負責人參加的領導小組，研究總體發展方案，確定階段性工作目標，統籌協調解決在建設過程中遇到的問題和困難；要明確工作機構和工作人員，落實具體工作任務并跟蹤監督檢查；要把檔案信息化管理納入系統內的年度工作計劃，列入所屬各部門管理目標責任制，增加投入是關鍵。水利檔案信息化建設是一項綜合性、前沿性的系統工程，需要配備一定規模的硬件設施，資金需求較大，因此，每年的資金投入都要與信息化建設任務相匹配，以保證工作的有序開展和正常運行。

2）要注重管理，豐富室藏，水利檔案信息資源建設必須從源頭上抓起。第一、要制定與水利信息化建設相協調的檔案信息化建設發展戰略和工作計劃，為保證水利檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。第二、要增強綜合檔案室的業務監督和指導職責，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，實現檔案收集、管理的標準化、規范化。第三、要加強檔案管理軟件的應用，在水利系統內推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，推進水利檔案綜合目錄數據庫的建設，實現案卷級、文件級的電子檢索。第四、加大電子文件的歸檔管理必須以成熟的軟、硬件環境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機構，要建立嚴格的信息管理制度，以保證本系統電子文件的真實、完整、可靠和安全；要嚴格執行電子文檔和紙質文檔同時歸檔的雙套制管理辦法，最終實現“數字化檔案室”。第五、要積極推進檔案信息化建設與辦公自動化同步發展，充分利用和發揮網站的作用，有計劃地上載開放的水利檔案目錄，或公開開放的水利檔案全文信息，向社會提供網上查詢的利用服務，進一步發揮檔案信息資源服務社會的作用。

3）要加強培訓，促進隊伍建設。檔案信息化管理以計算機技術應用為載體，這就要求檔案管理工作者不僅要具備圖書、情報、檔案等學科的相關專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。培養構建一支檔案信息化建設復合型人才隊伍是當務之急。這項工作可以從以下幾個方面著手：

第一、加強培養教育，制定切實可行的培養計劃，造就一批復合型人才，把與水利檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代化管理技術知識等列入指導教學計劃，鼓勵檔案管理人員通過在職培訓、業余進修等多種形式，提高檔案業務人員掌握和運用現代技術的技能。第二、要注意引進信息技術、計算機、數據庫、網絡技術等方面的專業人才，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案業務人員掌握的運用現代化技術的技能，同時還要優化人員結構，以適應檔案管理工作信息化的需要。第三、要加強對檔案管理工作者信息意識的培養，改變傳統檔案管理工作中“重藏輕用”的現象，使檔案管理人員能夠充分運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。第四，要建立必要的激勵機制，對某些項目實行項目管理，開展有償服務，充分發揮檔案管理人員愛崗敬業和積極進取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質量，增強檔案管理改革和發展的動力。

4）要充分利用計算機、掃描儀等先進技術，努力逐步開始水利檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。第一、將所藏檔案案卷卷級目錄實現機檢，重要檔案逐步實現文件級目錄機檢。第二、各科室在向檔案室移交檔案時，要逐步做到同時移交目錄，力爭在短時間內基本實現接收檔案同時接收已有的目錄。

5）積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，逐步實現檔案全文作息查詢，以提高服務效率和質量。第一、檔案室應通過接收電子檔案、對各種類型檔案進行數字化等方法，積極建設相關的全文數據庫的多媒體數據庫。第二、加強電子文件歸檔管理。檔案室要根據水利檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證有保存價值的電子文件真實、完整、有效。并積極研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。