淺談基層社保檔案規范化管理

彭冠銘

摘 要：基層社保檔案規范化管理對保障群眾權益和規范社保經辦流程有著重要作用。本文結合南縣基層社保檔案管理存在的問題進行剖析，提出規范化管理對策，以確保參保人員的合法權益與檔案的利用效率。

關鍵詞：基層；社保檔案；規范化；管理

社保檔案是社保經辦機構在為群眾辦理養老、醫療、生育、工傷和失業保險等業務過程中，形成的具有保存價值和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等多種載體的歷史記錄。黨的十九大明確提出要“著力保障和改善民生”，2020年更要實現全民參保，加強基層社保檔案管理是實現社會保險事業可持續發展的重要基礎性工作，對維護參保對象的權益和規范五險業務流程有著不可替代的作用。

1 南縣基層社保檔案管理存在的問題

南縣共有12個鄉鎮，總人口69萬人，是典型的農業大縣。目前，南縣社保業務辦理分為縣級、鎮級和村級，各鄉鎮均建設有標準的人社服務中心，全縣133個行政村均聘請了社保協管員（村干部）。基層社保業務主要是養老保險和醫療保險參保，其一手檔案由村級收集，交由鄉鎮歸檔管理。近兩年來，通過對鄉鎮業務檔案管理檢查，歸納出“兩個不高、兩個不完善”問題：

1.1 村級工作人員檔案意識不高

雖然縣級經辦機構對檔案的收集與管理有著明確的規定和要求，但鄉鎮、村組工作人員在主觀上存在不重視檔案收集管理工作的想法。這突出表現在某些村干部和鄉鎮人社服務中心主任對搞好檔案工作的意識太薄弱，對立卷歸檔缺少時間觀念，對檔案工作規范化管理落實不到位。特別是村級社保協管員認識不到位，認為只要做好了政策宣傳、基金征繳、待遇發放等業務工作，其他的信息采集、檔案整理與歸檔顯得不那么重要。同時由于檔案工作量比較大且繁瑣，檔案工作成為了他們額外的負擔，對文件材料的立卷歸檔往往是一托再托，或到年底檢查時突擊收集裝訂檔案，導致參保登記檔案存在身份證錯誤、姓名錯誤、日期沒寫、經手人沒有簽字等等問題。這些問題反映出基層人員檔案意識的淡薄，責任心不強，也反映出鄉鎮人社服務中心缺少對村級協管員的指導，管理不到位。

1.2 鄉鎮工作人員檔案業務素質不高

南縣鄉鎮人社服務中心承擔了21項人社業務，工作繁重復雜，所以，各鄉鎮人社服務中心沒有專職檔案管理人員，一般都是業務經辦人員兼職。這些人員中，有的年齡偏大，有的教育程度低，有的不懂電腦操作，在檔案專業知識方面更是缺乏。同時，由于人事鄉鎮人社工作的人員均為原“七站八所”事業編制人員，人員流動性頻繁，人員在崗極不穩定，導致工作上被動。加上縣一級主管部門缺少對鄉鎮檔案工作人員的業務指導與培訓，各個鄉鎮檔案管理水平均不高，有的甚至出現分類錯誤、立卷不合理，保管期限不對，案卷題名擬寫不準確等問題。特別是紙制目錄缺失嚴重，電子目錄更新不及時，這些都為檔案管理與利用帶來了很大隱患。如城鄉居民養老保險參保檔案，很多鄉鎮沒有及時準確立卷歸檔，導致部分一些村組參保人員檔案積壓嚴重。

1.3 檔案保管配套設備不完善

受辦公條件的限制，縣、鄉、村三級很多經辦機構都沒有符合標準的檔案室。社會勞動保險所、醫療保險管理所、城鄉居民社會保險所由于辦公用房有限，所設置的檔案室均只有1-2間，遠遠不能滿足龐大的檔案數量保存，導致各業務檔案仍分散保存在各個股室，沒有及時收集歸檔到位。鄉鎮人社服務中心更是將各類檔案隨意放置，沒有專門的檔案室和檔案柜。雖然有的鄉鎮能夠將檔案整理收集，但由于沒有專人負責，檔案無序擺放，極易造成檔案資料的丟失，更不便檔案的查詢與利用。

1.4 檔案管理機制不完善

2009年7月，人社部、國家檔案局3號令《社會保險業務檔案管理規定（試行）》下發后，明確了社會保險業務檔案的概念及管理職責、條件、制度，檔案的形成、分類方法、保管期限及利用、鑒定、銷毀、移交和相關法律責任等內容。目前，南縣社會保險經辦是分散的，有五個機構。有的經辦機構雖然實現了檔案的信息化管理，但因軟硬件、人員、制度沒有實現有機結合，特別是缺乏專業人才和管理機制，導致不能發揮效能。在借閱、利用檔案方面，沒有形成嚴謹的制度，有的甚至隨意借走檔案，造成檔案資料的流失或其內容的修改。在一些退休人員辦理手續時，經常有檔案年齡與實際年齡不符的現象。這都是社保檔案規范化管理、標準管理存在的突出問題。

2 規范基層社保檔案管理的對策

針對存在的問題，本人認為可以從以下幾方面來著力解決：

2.1 強化領導，明確責任，建立齊抓共管機制

社會保險檔案管理涉及的部門多，難度大，需要相關部門通力合作。鄉鎮黨委政府、縣人社部門要高度重視基層社保檔案管理，切實加強領導和統籌協調。要確保人力、資金到位，解決好當前檔案室少、專項經費少、專業人才少等突出問題，為基層社保檔案工作規范化管理夯實基礎。省市人社部門要加強對基層檔案管理的督導，推動縣鄉兩級社保檔案常態化標準化管理。縣檔案主管部門也要承擔監管責任，對縣一級社保經辦機構檔案規范化管理加強指導。縣人社部門則要加強對鄉鎮、村一級檔案管理工作的培訓與指導督查。

2.2 加強宣傳，提升素質，鍛造一支優秀隊伍

要利用網站、微信公眾號等宣傳渠道和電視、電子顯示屏、宣傳橫幅等宣傳手段，廣泛宣傳社保檔案的重要性，提高廣大群眾對社會保險檔案的認識。積極爭取鄉鎮黨委政府對社保檔案工作的重視與支持，為鄉鎮人社服務中心檔案管理提供良好的條件和場地。同時，要強化鄉鎮一級人社工作人員的穩定，各經辦機構要加強對基層人員的培訓，特別是要結合新時期檔案工作新要求開展好信息化、現代化檔案管理培訓，提高工作效率。各鄉鎮一定要配備一名專職或兼職的業務檔案管理工作人員，保證檔案工作的連續性和規范性。

2.3 建章立制，統一標準，規范檔案工作流程

作為業務主管部門，縣人社局要建立統一的檔案管理辦法，將檔案工作納入到年終目標管理考核。重點是要完善基層社保檔案的工作流程，做到有章可循。各經辦機構要將社保檔案工作作為一項基礎性工作抓好抓實，建立健全檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定和銷毀等各項制度。特別是城鄉居民養老保險和醫療保險參保檔案，由于業務量大，檔案多，與廣大人民群眾切身利益息息相關，必須規范檔案管理，減少安全隱患。縣檔案局應根據各社會保險各險種業務檔案指導制定整理細則，包括檔案分類、立卷標準，統一檔案格式。同時要使用最新檔案管理軟件，充分利用信息化、現代化手段來管理檔案，將檔案案卷目錄和卷內目標實現電子化，便于查詢與檢索，從而提高檔案利用效率。

2.4 整體推進，及時移交，確保基層檔案安全

目前，南縣基層社保檔案數量大，且沒有專門的地方保存，可以集中力量，開展檔案移交。特別是對參保繳費名冊一定要做到信息準確無誤，并及時移交縣一級主管部門或縣檔案局統一驗收管理。由專業人員統一分類、裝訂、編號、錄入和信息化處理。要統籌城鄉居民養老保險、城鄉居民醫療保險、企業養老保險、工傷保險和失業保險規范建檔，全面推進全縣基層社保檔案規范化管理，從源頭上防止社保檔案的流失和安全等問題。

基層社保檔案規范化管理的推進不可能一蹴而就，需要多部門集中力量來整治，特別是整理積存檔案是一項復雜、艱巨的任務。但相信有我們從事基層檔案管理工作人員的共同努力，一定能探索出更為科學的管理模式，從而實現基層社保檔案管理便民、安全、高效的目標。