基于大數據時代背景下檔案管理的優化策略

李明宇

摘 要：在當前大數據時代背景下，大數據技術在檔案工作中的應用對檔案管理工作帶來了較大的沖擊，同時大數據在檔案管理工作中的優勢也更好的凸顯出來。對于檔案管理工作而言，大數據為其帶來挑戰的同時也帶來了良好的機遇，因此需要積極對檔案管理思路進行優化，使檔案管理工作能夠更好的符合大數據時代發展的需求。文中分析了大數據時代檔案管理的機遇和挑戰，并進一步對大數據時代背景下檔案管理的優化策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；機遇；挑戰；優化策略

隨著信息技術和互聯網技術的普及應用，當前檔案從紙質載體加快了向電子化的轉化，呈現出明顯的數字化發展趨勢，這也在一定程度上提高了信息檢索及檔案管理工作的效率。特別是在大數據時代背景下，信息呈現出多樣化、大量化、高速率傳播及價值密度低的特點，在實際檔案管理工作中要充分的發揮大數據的技術優勢，進一步優化檔案管理模式，全面提升檔案服務內容和服務效率，使檔案管理工作能夠邁上新臺階。

1 大數據時代檔案管理的機遇和挑戰

大數據時代背景下為檔案管理工作帶來了良好的發展機遇。當前檔案信息實現了數字化存儲，不僅檔案壽命得以延長，而且傳播不受次數限制。同時檔案信息電子化備份和存儲也實現了檔案信息的永久保存。大數據技術可以對紛繁數據進行精簡處理，實現對檔案信息安全的有效保護。而且在檔案信息收集方面，大數據技術可以對檔案信息進行智能分析，進一步明確檔案的價值，協助進行檔案歸樓，確保檔案內容的有效性和完整性。另外，還可以通過建立數據模型，并通過聚類、分類和關聯性分析，進一步對數據信息關聯性進行明確，全面提高檔案的價值，增強檔案的靈活性和生動性，使其能夠為各項決策提供可靠的信息支持。

雖然在數據對檔案管理工作帶來了良好的發展機遇，但在數據存儲和處理方面也存在較大的困擾。在大數據環境下檔案信息分類處理并在云盤上進行存儲，但由于信息更新速度較快，這就對云盤數據的準確性帶來較大的影響。同時云計算分布方式與大數據分析需求之間存在一定的出入，這也導致在數據處理過程中容易出現堵塞情況，影響數據處理效率。同時檔案信息中會涉及到一些機密信息，信息的安全保護至關重要。但大數據技術下檔案信息的網絡傳輸為人們獲取檔案信息取得了更多的便捷性，但也導致檔案信息在傳輸過程中風險增加，再加之網絡的開發放性，也對檔案信息安全帶來較大的威脅。

2 大數據時代下檔案管理的優化策略

2.1 強化檔案管理中的大數據意識

在當前檔案管理工作中，為了能夠使其與大數據時代發展相適應，則需要進一步強化大數據意識，使信息管理者和公眾能夠對檔案信息自身價值更為關注，并充分的運用大數據技術來深入挖掘檔案資源，更好的發揮出檔案信息的重要價值。而且在大數據背景下，在對檔案數據進行處理時也需要樹立良好的大數據意識，這樣才能深入挖掘檔案數據和信息價值，加快推動檔案信息的傳播共享，全面提升檔案信息開發利用水平，更好的實現檔案信息的利用價值。

2.2 引入大數據檔案管理的新技術

由于傳統檔案管理工作中一直以實體檔案信息作為具體的管理對象，而且多采用人工管理方式。大數據時代背景下伴隨著檔案信息數量的激增和信息處理難度的增大，對檔案信息處理效率的要求也更高了。因此在檔案管理工作中引入大數據技術，使檔案整理、編目、信息化處理能夠借助于信息技術來順利完成，以此來提高檔案管理的轉型升級。同時做好信息篩選和價值挖掘工作，進一步提高檔案管理技術的敏感度，重視先進技術手段的運用，加快促進檔案信息體系的構建，打造具有共享性的云服務平臺，從而為檔案管理信息化建設打下堅實的基礎。

2.3 創新檔案業務流程

大數據環境下，從定期的被動提交到檔案數據的即時接收與自動歸檔，要實現檔案信息獲取流程的動態控制，需要不斷創新檔案管理的業務流程。通過建立統一的檔案云平臺，在管理環節上，實現手工管理向自動化管理的轉變，以及檔案數據的統一存儲與處理。通過對用戶需求的調研分析挖掘信息價值，提升檔案服務的主動性，實現檔案服務的全智能化從而為檔案用戶及社會提供高價值的檔案服務。

2.4 利用大數據滿足多元化的利用需求

檔案信息作為重要的信息資源，通過對檔案信息進行深入挖掘，并開展多形式的檔案信息利用服務，可以有效的提高檔案管理水平，使檔案能夠滿足多元化的利用需求。在實際操作過程中，需要積極采取多種形式和結合各種技術手段來促進檔案信息資源的開發。進一步擴大檔案資源服務范圍，通過采用多元化的檔案利用渠道，加快促進檔案資源向知識資源的轉化，實現檔案的高效利用，全面提高檔案管理工作的質量和水平，為檔案工作的順利開展打下堅實的基礎。

2.5 構建數字網絡為基礎的檔案資源共享系統

當前數字技術和網絡技術的發展為檔案信息資源的共享奠定了良好的基礎。通過利用大數據技術來對檔案內容進行編目，為檔案信息的查找和利用提供便利。同時通過構建檔案資源共享系統，基于當前各單位建立的檔案管理系統和開展的信息資源網絡化建設工作，加快推動檔案信息資源的整合。具體還需要制定統一的檔案數據庫標準，為檔案資源共享網絡的建設提供良好的條件。在當前檔案資源建設工作中，要遵循共享性和互通互聯的原則，建立統一的檔案資源整合規范，將不同類型及不同載體的檔案信息集中起來，構建檔案管理系統，以此來推進檔案信息資源共享的實現。

3 結束語

在當前大數據時代背景下，人們對于數據信息有了更高的需求。通過將大數據技術引入到檔案管理工作中來，可以有效的提高檔案管理工作的水平。因此在實際工作中，需要積極創新檔案管理理念和檔案管理方式，運用先進的技術手段來提高檔案信息的高效利用，深入挖掘檔案信息的重要價值，為檔案管理工作的有序開展奠定良好的基礎。

參考文獻

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