檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的促進作用

易斯斯

摘 要：在21世紀，檔案信息化建設對企業檔案管理工作的高效發展至關重要，簡而言之，加強檔案信息化建設方能有效推進企業檔案工作規范化管理，全面提高檔案管理效率。然而，縱觀整體，不難看出當前的企業檔案管理工作中依然存在多方面的問題，主要問題包括企業檔案管理部門對檔案規范化管理工作缺乏正確認知，檔案管理人員職業素養偏低，檔案信息化建設相對落后。本文將在簡述檔案工作規范化管理問題的基礎上綜合探討如何發揮檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的促進作用，希望能為企業檔案管理工作提供借鑒方案。

關鍵詞：檔案信息化建設；企業檔案管理工作；規范化管理

在信息時代，企業日常經營管理工作中有大量的電子文件、信息資料與相關檔案，如果依然使用傳統模式保存和管理這些資料，不僅會影響管理工作效率，而且難以充分開發檔案資源。因此，企業必須充分引入先進的信息技術，重視加強檔案信息化建設，推動本組織檔案工作規范化管理，轉變傳統管理模式，組建完善的檔案信息化平臺，對各種檔案文件進行分類存儲以方便后期查詢、調閱與更新。

1 企業檔案管理工作的現狀問題

1.1 檔案管理部門對檔案規范化管理工作缺乏正確認知

從整體視角來看，部分企業檔案管理部門對檔案規范化管理工作依然缺乏正確認知，沒有意識到加強檔案信息化建設的重要意義，檔案管理模式無法與信息時代背景相適應。受此影響，大多數工作人員也對檔案規范化管理工作缺乏應有的了解，不會運用信息技術對檔案資源進行管理，進而導致檔案管理效率較為低下。

1.2 檔案管理人員職業素養偏低

檔案管理人員職業素養偏低這一問題主要是指檔案管理人員對檔案工作規范化管理流程和檔案信息化建設缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養存在一定的欠缺，難免因為操作不當而導致檔案信息流失或者泄密。

1.3 檔案信息化建設相對落后

目前，部分企業內部檔案信息化建設還相對落后，特別是中小型企業，這些企業組織因為資金、技術等方面的限制沒有購置先進的計算機軟硬件設備，陳舊的設施難以滿足電子版檔案信息管理標準，無法對檔案工作規范化管理發揮應有的作用。

2 如何發揮檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的促進作用

2.1 制定檔案工作規范化管理制度

企業檔案管理部門應結合信息時代的發展趨勢與檔案信息化建設標準制定檔案工作規范化管理制度，與此同時，要充分借助信息化技術對內部檔案主題與級別劃分、檔案管理體制、管理職責、檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統計、檔案信息內的保密管理和安全管理、檔案信息資源的開發與使用、檔案規范化管理工作經費以及檔案信息管理工作的獎懲進行合理規劃，確保檔案管理工作的科學性、規范性、合法性與高效性。

2.2 提高檔案管理人員的職業素養

順應信息時代的發展要求，發揮檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的價值作用，企業檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術操作水平與職業道德素養，通過有效的培訓活動加強檔案工作人員的專業管理知識以及對檔案工作規范化管理的正確認知，引導檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時合理開發檔案資源，利用現有的檔案信息規范企業日常管理工作，促進本企業的良好發展。其次，企業應借助信息技術對檔案管理工作進行定期考核，避免部分檔案管理人員在實際工作出現失誤與差錯，進一步推進檔案工作規范化。再次，企業組織應結合檔案信息化建設目標與檔案規范化管理標準，對檔案管理人員職業素養考核工作制定可行的獎懲制度，這樣有助于激發檔案管理人員的工作潛能，規范他們的工作行為，確保他們恪守職業道德素養。

2.3 加強檔案信息化建設

加強檔案信息化建設是信息時代的檔案規范化管理工作核心，企業組織必須重視凸顯這一核心，充分引入信息技術，組建檔案信息化管理平臺與安全防護系統，配置先進的硬件設施與完善的殺毒軟件，以此避免檔案資源被竊取。另一方面，企業應引導檔案管理人員運用信息技術組建檔案管理數據庫，對財務檔案、人事檔案、營銷檔案等不同種類的檔案進行分類存儲，并通過組建自動檢索系統來方便檔案調閱與查詢工作。除此之外，企業應重視改善自動更新系統，這樣有助于提高檔案信息更新效率。

3 結束語

綜上所述，發揮檔案信息化建設對企業檔案工作規范化管理的促進作用，提高檔案管理效率，企業組織應重視組建可行的檔案管理制度，提高檔案工作人員的信息化技能與職業道德素養，大力加強檔案信息化建設。

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