鄉鎮衛生院檔案管理工作創新方法淺談

摘 要：在科技不斷發展的大趨勢下，人民的法律意識也逐漸增強，各項工作也都在不斷改革，因而對新時期的鄉鎮衛生院工作也提出了更高的要求。檔案管理是所有改革發展中的重中之重，應順應新的發展態勢，但長期以來我國對鄉鎮衛生院檔案管理工作重視程度不是很高，很多單位檔案的歸檔、整理、保管等工作還不完善，遠遠趕不上時代發展的步伐，所以新時期鄉鎮衛生院檔案管理工作的創新和改革已迫在眉睫。本文就鄉鎮衛生院檔案管理工作現狀以及存在的問題進行探討，深入研究了鄉鎮衛生院檔案管理工作創新方法。

關鍵詞：新時代；鄉鎮衛生院；檔案管理；問題；創新方法

鄉鎮衛生院管理必離不開檔案管理，檔案管理工作包含記錄鄉鎮衛生院的成立、發展和職能演變以及單位文化、業績考核、人才培養等多種功能。本文針對“新時代鄉鎮衛生院檔案管理改革路徑”進行研究探索，希望可以從檔案管理層面促進鄉鎮衛生院不斷向前發展。

1 鄉鎮衛生院檔案管理工作中存在的問題

鄉鎮衛生院檔案管理工作重視程度方面。我國大多數鄉鎮衛生院對于檔案管理工作的重視程度往往不高，在對檔案進行收集、整理以及存檔時通常是處于被動狀態的，相關人員沒有檔案搜集的重要性，而且并沒有健全的檔案監督管理機制，這就造成了資料搜集不及時且跟蹤不到位。

衛生檔案管理技術方面。在我國大部分鄉鎮衛生院中都引進了先進的電子檔案管理技術，但是其中仍然存在著各種各樣的問題，比如檔案利用率低、查詢效率低等。出現這些問題的主要原因是鄉鎮衛生院檔案管理工作人員對于電子檔案管理這種新生事物的接受能力較低，對于電子檔案管理系統的應用不能熟練地掌握。

部分鄉鎮衛生院檔案管理工作專職部門以及人員的缺乏。部分鄉鎮衛生院檔案管理工作并未設有檔案管理部門而是由其他部門的工作人員進行管理，但是其他部門的工作人員都有自身的本職工作，這就容易造成對檔案管理工作的疏忽，從而影響了檔案管理工作的質量。

人才流動日益頻繁。隨著社會主義市場經濟的發展，我國大部分工作單位中老員工的離職以及新員工的上崗現象已經變得非常普遍，在各個工作單位的基層，一人身兼多職的現象也不足為奇，所以這就容易造成很多單位很難分離出轉專門的檔案管理部門。

2 鄉鎮衛生院檔案管理工作創新方法

2.1 利用信息管理手段，擴大服務內容

為了順應信息化時代發展的要求，我國各個鄉鎮衛生院應當利用信息管理手段擴大自身的服務內容，具體要做到以下幾點內容：首先，制定信息化管理的發展規劃，要一切從實際出發，實事求是，根據社會發展的要求分步驟地制定出實施方案；其次，創建檔案信息庫，并建立檔案信息管理網站，可以通過鄉鎮衛生院官網主頁來進行展示，從而為人們提供衛生檔案信息填報、查詢以及調取等服務內容，這有利于實現資源共享，提高檔案信息的管理及利用率。最后，創建檔案數字化網絡。建立內網，通過對電子文件歸檔管理前段控制的方式來進行相關檔案數據的分析，從而進一步對數據進行處理并開發。

2.2 建立健全檔案管理體系，提高信息的利用率

為了避免出現檔案管理工作結構松散、過程混亂的現象，各個鄉鎮衛生院就要建立健全檔案管理體系，深入貫徹落實科學發展觀，切實保障鄉鎮衛生院的可持續發展并維護管理工作人員的切身利益。然而檔案管理體系的制定要有一定的靈活性，便于日后工作中能夠根據實際發展的需要進行完善。除此之外，檔案管理體系的完善要做到各環節都準確無誤，使工作的每一步都落實到相關負責人上，從而提高檔案管理工作人員的積極性。與此同時，要保障檔案管理信息的安全，在保證安全的前提下積極利用檔案數據。

2.3 提高檔案管理人員素質，強化服務水平

鄉鎮衛生院檔案管理工作的創新主體應當是參與檔案管理工作的相關人員，要提高檔案管理人員的素質強化服務水平就應該做到以下幾點：一是重高素質人才的引進與重用，對于有工作經驗、有能力的優秀人才加以重用以利于提高工作效率，優化檔案管理人員隊伍；二是注重人才的培養，定期組織培訓檔案管理工作人員，鼓勵他們外出學習，開脫自己的視野，從而有助于檔案管理工作的改革與創新；三是加強各部門之間的交流與協作，鄉鎮衛生院各部門之間的溝通與交流，這樣有利于實現資源共享，促進共同發展。

2.4 檔案管理組織的架構重組

要想從本質上進行改革創新，一方面檔案管理自身要實行改革，另一方面其背后的組織架構也要進行改革，其中最直接地改革方式就是將網絡信息技術人才引進到檔案管理的組織架構當中，人才的引入以其自身的優勢有利于進一步保證檔案信息資源的安全，利用信息化的優勢促進檔案管理工作的創新。

2.5 健全檔案管理網絡

在如今鄉鎮衛生院檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調取。利用先進的現代化多媒體技術，使得紙質文檔逐漸轉變為電子文檔。計算機網絡處理已經成為各個行業專業化的一種標志，尤其對于檔案管理來說，需要處理大量的信息資源，傳統的管理模式已經不能適應社會發展的新要求，其中的問題也日益顯現出來，現代化的管理模式能夠滿足當今人們的需求。我國各個鄉鎮衛生院應該健全檔案管理網絡，實現資源的共享，使得檔案管理部門與其他部門之間搭建一座信息橋梁。此外，健全檔案管理網絡可以充分利用計算機網絡技術提高檔案管理工作的準確性，增強說服力。

2.6 在大數據信息時代實現開發檔案信息資源的再利用

鄉鎮衛生院對于檔案信息的資料的信息化改變是鄉鎮衛生院長遠發展的一個關鍵步驟，因為只有在為鄉鎮衛生院提供信息支持后，才能夠幫助鄉鎮衛生院在人員及病例資料方面進行合理利用和人才培養。包括鄉鎮衛生院的檔案信息化建設完成后進行優勢對比和綜合整理，這樣能夠方便鄉鎮衛生院對信息進行合理利用和分析，經過分析得出相關結論后，可以同時了解在鄉鎮衛生院范圍內的人事檔案及歷史病例情況。根據數據可以清晰的看出，人事管理及歷史病例信息中存在的缺陷以及相關問題。與此同時，也要加強對檔案管理者培訓工作，組織相關的培訓活動，提高檔案管理的教學水平。

3 結束語

綜上所述，在信息化時代下，鄉鎮衛生院的檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，檔案管理工作當中存在著很多問題，例如我國大多數鄉鎮衛生院對于檔案管理工作的重視程度往往不高、檔案利用率低、查詢效率低、部分鄉鎮衛生院檔案管理工作專職部門以及人員的缺乏等等。本文在分析檔案管理工作中存在的問題基礎之上，還探討了鄉鎮衛生院檔案管理工作創新方法，要實現檔案管理工作的改革與創新，就要根據現代化發展的需求，利用計算機網絡技術建立健全檔案管理工作體系，健全檔案管理網絡從而提高鄉鎮衛生院檔案管理工作的工作效率和工作質量，能夠從檔案管理層面促進鄉鎮衛生院更好更快向前發展！

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作者簡介

郭艷娜（1978-），女，土家族，重慶酉陽人，臨床醫學大專，研究方向：檔案專業。