中職學校檔案管理現狀及其應對措施

摘 要：隨著我國對教育的越來越重視，財政投入對教育方面也逐年增多，現在中等職業教育工作也受到了國家越來越多的重視，中等職業教育現在發展的也越來越快，因此中等職業學校檔案管理工作的重要性也日益凸顯出來，它是學校建設發展的保障。本文分析了新時期中職學校檔案管理工作的現狀，以及針對這些現狀提出一些相應的對策，希望能給大家帶來一些參考。

關鍵詞：檔案管理；中職學校；對策措施

在我國的教育事業不斷發展的今天，教育事業的每一個環節都相當重要，而學校的檔案管理工作也是其中非常重要的一個組成部分，它是研究和改進教育事業的不可多得的寶貴史料[1]。如今的社會信息化不斷進步，對各類信息包括檔案信息的獲取量要求也越來越大，對檔案的管理要求以及運用也越來越多，那么如何在現在的新時期充分利用先進的設備來迅速高效的進行檔案工作就顯得十分重要。

1 中等職業學校檔案管理的現狀

1.1 缺乏規章制度

針對現在的中等職業學校的檔案工作，國家并沒有出臺相關工作規范與工作制度，因此中等職業學校的檔案工作人員就按照自己的想法進行工作，導致整理比較混亂，標準也不一樣。由于相關職能部門沒有出臺相關的政策，因此，學校在檔案工作中也沒有建立和健全相關制度，他們的要求標準不同，檔案分類標準不同，因此整個檔案的管理工作處于無序的狀態。

1.2 檔案管理軟硬件缺乏

檔案管理是一個涉及到學校很多方面的一個工作，它不僅包括學生檔案，教師檔案，黨政方面的檔案設備，儀器方面的檔案等等，還包括很多職能類型的檔案[2]，類別比較多，因此整理起來也是一項極其復雜的工作。如果學校檔案室設備缺乏的話，那么工作就會難以進行。

在硬件設備上，就是中職院校一般沒有設置比較專業的檔案管理系統。由于對于檔案工作的不重視，領導也不投入很多經費，導致相關方面基礎設施也不健全，這就在一定程度上不利于檔案的規范化。

其次就是在軟件設備上，主要是指檔案工作人員的檔案意識比較薄弱，管理人員由于其專業水平比較低，對檔案工作不是特別的負責，只停留在一些初級整理層面。加上學校對此工作的不重視，因此。對這些檔案管理員也不進行相關培訓，考核等，這也在一定程度上造成了管理人員專業水平的低下。

1.3 面對檢查與評估，檔案整體工作效率低下

學校每次在接受社會各界與教育主管部門等的監督的時候，都會受到檔案的檢查與評估，每到這個時候，大多數學校都會建立一些專門的團隊來準備相關材料，這個時候就對檔案工作進行大量的整理。在進行檢查的前夕，小組成員都會加班加點，反復修改，然后完成這些任務，以讓相關專家更好的了解學校的情況[3]。但是這些工作并不是出現在平時，而是只是出現在被檢查或者評估之前，都是。做的突然襲擊的工作，因此每次檔案整理工作的時候，評估就要重復整理一次，這樣耗時費力，也會做出一些重復的工作，導致效率低下。

2 中職學校檔案管理的對策研究

2.1 制定和完善相關規范制度

國家和學校應該重視對中職學校的檔案管理工作。為其出臺相應的工作規范制度，制定一個統一的檔案工作制度，為檔案工作提供具體的標準的操作程序[4]。以讓整個檔案管理工作更加的規劃化與科學化，有利于檔案管理部門的長遠可持續發展。

2.2 完善檔案管理工作的軟件硬件

在軟件上建設，中職院校應該對檔案人員團隊建設以及他們的專業素質進行培養，建立一個科學的高效的績效考核系統，更多的是對于檔案管理人員的日常工作進行考核，對每一個環節都進行崗位責任制，哪個環節出現問題，就找相應的負責人。這樣不僅可以提高工作的效率，還可以調動他們的工作積極性。對于現有的工作人員。由于其專業素養不是很高，應該定期對他們進行相關的培訓，如果要引進新的人才，那么在招聘時一定要重點考核這個人的專業檔案管理素養，以引進高水平的人才。

在硬件設備中，中職院校應該購買比較專業的檔案管理系統。加快中職院校檔案工作管理的信息化建設。選擇適合本校的檔案管理軟件，建立電子檔案管理數據庫，保證各類檔案材料的妥善保存和科學管理[5]。

2.3 開展相關培訓，提高專業素養

學校應該定期的開展一些檔案管理的專題講座，以提高管理工作者的專業素養。在進行相關培訓的時候，不僅僅可以提高管理人員的專業素質，更能夠增強他們的檔案意識，以及對他們工作重要性的認識。在培訓結束后應該定期對這些管理人員進行考核。對于考核不通過的人員，讓他們再次進行培訓，以達到專業素質比較高這樣一個要求。考核完成之后，也要定期對檔案管理人員進行考試，以防滋生惰性。

2.4 應用現代化管理手段

在如今這個信息越來越開放的情況下，在現在這個競爭越來越激烈的情況下，對信息的更多地掌握就離勝利更近了一步。隨著現在科學技術的進步，信息化的進步。世界已經走上了信息化時代，信息已經成為經濟建設的重要資源[6]。因此檔案管理應該建設更加的信息化，應用現代化管理手段，建立檔案信息開發機制，溝通信息渠道。做到實物檔案，紙質檔案與電子檔案相結合[7]。

2.5 樹立愛崗敬業精神

檔案管理人員要做好檔案的管理工作，首先就應該樹立檔案人員敬業愛崗的精神，只有把自己良好的職業道德放到自己的工作當中，才能夠提高自己工作的質量，才能夠在自己的崗位上提供最優質的服務，才能夠讓大家對這項服務產生信賴。檔案管理工作是一項非常精細的工作，這就要求檔案管理人員愛崗敬業，兢兢業業，具有足夠的工作責任感，以及良好的奉獻精神。只有這樣才能夠讓檔案管理工作做到可持續發展。

3 結語

中職院校檔案管理工作是學校建設的非常重要的一個部分，在學校的管理中起著非常重要的作用，因此檔案管理人員必須改進相關工作，提高自己的專業素養，提升自己的職業道德水準。學校應該加強對相關檔案管理工作的資金投入，充分開發學校的檔案資源，讓它更好的為學校服務。

參考文獻

[1]唐淑云.廣西中等職業學校檔案工作現狀、問題及對策研究[D]廣西.廣西民族大學，2014.

[2]尹美京、任鳳仙.檔案意識與檔案工作的關系之我見[J].檔案學通訊，2008（03）.

[3]楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.

[4]趙德燕.試論職業學校檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018，

[5]張紹萍.中職學校檔案管理的現狀及改進方法[J].文教資料，2011，（14）：168-170.

[6]郭桂玲.中等職業學校檔案管理現狀及改進建議[J].管理觀察，2011，（18）：152-153.

[7]李公成.中等職業學校學生大課間活動現狀及改進措施[J].文存閱刊，2017，（9）：67.

作者簡介

同文娟（1972-），女，本科，館員，渭南技師學院。