“互聯網+”環境下檔案管理工作初探

摘 要：在互聯網時代的形勢下，信息技術已經涉足各行各業，這也促使互聯網技術的發展步伐不斷的加快。在這樣的大環境下，每個行業都在加強對于互聯網+技術的高效融合，其中自然而然的包含了檔案管理工作。傳統的檔案管理工作因為無法充分滿足時代的發展而逐漸的退出歷史舞臺。相比于這種傳統的檔案管理模式，“互聯網+”環境下的檔案管理工作有效的促進了檔案管理效率的提升，使得檔案管理工作趨于系統化、科學化、規范化的方向發展。本文針對“互聯網+”環境下檔案管理工作開展深入的分析。

關鍵詞：“互聯網+”；信息技術；檔案管理

隨著信息技術發展步伐的加快，我國的檔案管理工作也實現了質的飛躍，尤其是電子檔案的形成，成為了我國檔案管理工作發展的必然趨勢。這種電子檔案管理模式有效的改善了傳統檔案管理工作的不足之處，它有效的借助了計算機系統存儲量大的優勢，并突破了傳統檔案管理工作的地理限制，實現了檔案信息的廣泛分布，加強信息資源的共享，從而形成了全新的“互聯網+”檔案管理模式。

1 “互聯網+”環境下檔案管理工作的優勢

在互聯網技術盛行的大環境下，為現代的檔案管理手段提供了更多的可能。從檔案管理工作的發展歷史可以看出，傳統的檔案管理模式仍然以紙質檔案為主，由工作人員認真記錄，并將其進行歸檔處理，這種檔案管理模式的管理效率較低，并且投入的人力成本較高[1]。雖然說“慢工出細活”，但是在這樣的情況下，工作人員的任務量不斷的增多，從而致使了檔案管理的效果無法得到有效的保障。總體看來，這種傳統的檔案管理工作主要以工作人員自身累積的工作經驗為依托，這也無疑增加了檔案管理人員的工作壓力。而現代化的檔案信息化管理工作充分應用信息技術，改善了傳統的人工記錄，直接應用計算機實現檔案信息的錄入，從根本上降低了檔案管理工作的難度。而檔案管理人員只需查找關鍵詞，即可快速找到自己想要的檔案信息。傳統的檔案管理內容僅僅局限于紙質文件，無法存儲其他類型的信息，而檔案管理的信息化豐富了檔案存儲的內容，實現了對于音頻、視頻、圖片等不同種類信息的存儲。

2 “互聯網+”環境下檔案管理工作面臨的困境

2.1 信息量不充足

對于人事檔案管理工作來看，因為歷史因素的影響，眾多人事單位的檔案仍然存在著片面的注重思想道德、重過錯處理，輕工作人員個人成就信息的搜集、生活情況的調查等工作[2]。因為這種現象的存在，對于檔案信息的完整性造成了一定的不良影響。久而久之，檔案信息的內容幾乎都是如法炮制，無法突出個人特色。而檔案信息的管理人員也無法從檔案中獲取到更多的有效信息，這也使得檔案管理工作無法充分發揮自身的優勢。

2.2 數字化程度不高

相比于傳統的檔案管理工作，“互聯網+”環境下的電子檔案管理工作自身的信息水平已經實現了新的飛躍，加強了檔案信息資源的共享[3]。然而實際上，仍然還有眾多地區的人事單位，尤其是一些落后地區人事管理機構的檔案管理工作數字化程度仍然不足，未能進一步深入應用信息技術，身處在這樣的形勢下，是無法有效的提升檔案管理水平的。甚至有個別的單位還存在著“棄檔”現象，未能持續建檔，這也加重了檔案管理工作的不完整性，不利于檔案管理工作的數字化建設。

2.3 檔案管理人員的專業性差強人意

檔案管理工作是一個專業性較強、覆蓋范圍廣泛的工作。而檔案管理工作的信息化管理，要求了從業人員不僅要具備更多專業的知識，同樣還要不斷的加強自身的信息技術應用能力，要在安全隱患來臨之前，充分應用計算機技術積極應對。所以，一支高素質、高信息能力的專業團隊能夠有效的推動檔案管理工作的發展。而就我國現階段檔案管理工作從業人員的實際情況來看，大多數人事單位的檔案管理人員的年齡結構趨于老化，因為平時不注重更新自身的知識結構，從而導致了其自身所具備的專業知識已經無法充分滿足現代檔案管理工作的需求，缺乏更多信息技術過硬的工作人員。

3 “互聯網+”環境下檔案管理工作的發展策略

3.1 完善檔案管理工作的內容

為了區別于傳統的檔案管理工作，電子檔案的管理工作需不斷的完善自身的信息量，豐富檔案內容，為工作人員的歸檔提供便利條件。而這樣，也在極大程度上的減少了檔案查閱的時間，從而有效的促進了檔案管理效率的提升。而檔案管理人員要加強對于信息平臺的應用，積極拓展信息的搜集渠道，不斷的豐富檔案的內容，使得檔案管理工作能夠充分發揮其自身的應用價值[4]。此外，身處在“互聯網+”環境下，人們的信用也成為了一張重要的名片，它充分的反映出了個人素質的高低。而檔案管理工作也要充分利用個人信用，納入個人信用方面的內容，比如個人銀行貸款、納稅情況、信用卡還款情況、違法情況等。提供納入個人信用方面的內容，有效的彌補了檔案管理工作中個人信用的空白。

3.2 加強檔案管理工作的數字化建設

現如今，網絡為人們的生產生活提供便捷服務的同時，也為一些不法分子提供了可乘之機。一些網絡病毒、黑客的入侵，成為了網絡安全的最大阻礙[5]。在如此復雜的形勢下，如何充分做好網絡的安全工作，成為了電子檔案管理工作的阻礙。為了有效的確保電子檔案管理工作的順利進行，相關機構需加強檔案管理工作的數字化建設，并建立相應的法律體系、保障體系以及技術體系于一體的保障系統，加強檔案信息的安全防護，從根本上杜絕私密文件的泄露。

3.3 加強檔案管理工作的人才隊伍建設

在新形勢下，檔案管理工作所面對的挑戰不僅僅在于技術，更在于人才隊伍。在“互聯網+”的時代背景下，要求檔案管理工作的從業人員要具備更多的專業知識與高超的信息管理能力。為了充分實現這一目標，各級行政機構需不斷的加大培訓力度，吸納更多專業的信息技術人員，強化工作人員的學習能力，不斷的豐富自身的知識結構，對于各種先進的設備都能夠駕輕就熟，從而適應現代化“互聯網+”時代下檔案管理工作的發展形勢。

4 結論

綜上所述，“互聯網+”已經成為了任何行業未來的發展趨勢，這也使得我國的檔案管理工作發生了翻天覆地的變化。在新的時代下，檔案管理工作也被賦予了一層全新的含義，所以，廣大從事檔案管理工作的人才，要不斷的完善自身的知識結構，從而充分適應現代檔案管理工作的發展需求。本文首先詳細的概括了“互聯網+”環境下檔案管理工作的優勢，其次從信息量不充足、數字化程度不高以及檔案管理人員的專業性差強人意三方面分析了“互聯網+”環境下檔案管理工作面臨的困境，最后提出了“互聯網+”環境下檔案管理工作的發展策略，包括了完善檔案管理工作的內容、加強檔案管理工作的數字化建設以及加強檔案管理工作的人才隊伍建設。通過上述策略的實施，有效的推動了我國檔案管理工作的全方位發展。

參考文獻

[1]張紅.“互聯網+”環境下的學校檔案管理方法分析[J].蘭臺世界，2018.No.509（15）：53-54.

[2]黎英.“互聯網+”環境下人事檔案管理存在的問題[J].技術與市場，2018，25（5）：212-214.

[3]張錦華.基于“互聯網+”的黨校檔案管理問題研究[J].現代經濟信息，2016，258（33）：36-37.

[4]江燕.“互聯網+”時代檔案管理工作面臨的困境及機遇[J].中外企業家，2017，96（14）：58.

[5]沈東輝，李燕.“互聯網+”時代下檔案管理工作存在的問題及對策[J].城建檔案，2016，95（9）：48-49.

作者簡介

許妍（1980-），女，江蘇省無錫市，助理館員，大學，研究方向：檔案工作。