“互聯網+”背景下事業單位檔案管理策略探索

徐秀琴

摘 要：在信息網絡時代，檔案管理工作的理念和模式都在不斷推陳出新，整體管理效率和水平都得到了提升，也逐漸適應了新時代的發展需求。但在“互聯網+”背景下，檔案管理工作相較于其他依托互聯網平臺實現自身飛速發展的行業來說，還存在一定差距，需要進一步探索“互聯網+檔案管理”的有效策略。而本文結合實際，就“互聯網+”背景下事業單位的檔案管理的策略進行了總結。

關鍵詞：互聯網+；檔案管理；事業單位

事業單位作為黨和政府各項公益事業的主要承擔者，肩負著服務人民群眾和收集社會相關信息的重責，其檔案資源不僅關系到政府的相關決策，還影響著人民群眾的日常生產生活[1]。隨著互聯網+時代的到來，國家和人民群眾對事業單位檔案的實時性、準確性以及其檔案公布的形式、途徑等都有了更高的要求，而要更好地滿足這些要求，就需要事業單位積極探索“互聯網+”與“檔案管理”的互補融合新策略，更好地提高事業單位檔案管理水平。

1 “互聯網+”與事業單位檔案管理

1.1 “互聯網+”與事業單位檔案管理融合的優勢

1）實現檔案永久性保存。傳統檔案保存以紙質為主，容易受濕度、溫度等的影響而被損壞，導致信息丟失無法查詢，但用信息化手段保存檔案就能很好地避免這一問題，還能節省檔案存儲空間。將檔案信息保存在計算機中，還能備份重要檔案，有利于檔案的永久性保存[2]。2）減輕工作量。傳統檔案管理模式下需要人工匯總、分類、整理檔案資料，程序復雜、工作量大、耗時長。在互聯網+背景下，事業單位可以借助軟件對檔案信息進行快速的分類匯總，查詢時也只需要輸入關鍵詞即可，十分方便快捷，還便于管理，大大減輕了人員工作量，讓他們有時間和精力開展其他工作。3）豐富檔案管理職能。傳統檔案管理通常只能人工錄入和檢索，但借助信息化手段進行檔案管理后，不僅能實現快速的錄入和檢索，還能實現檔案信息的管理、采集、儲存、檢修等多種職能，豐富檔案管理職能的同時也大大提高了檔案管理的質量和效率。

1.2 “互聯網+”背景下事業單位檔案管理存在的不足

就當前事業單位檔案管理工作的整體現狀來看，在與“互聯網+”的融合過程中還存在以下幾點不足：1）人員方面的不足：主要表現為檔案管理人員的專業能力和素養有待提升，在接收現代化知識和理念上存在問題，需要積極轉變傳統的檔案管理理念和方式，不斷提高自身的電子化技術水平和檔案信息化建設意識[3]。2）認識方面的不足：事業單位還未充分認識到互聯網與檔案管理融合的重要意義，還停留在紙質檔案管理的固定思維，因此在檔案管理信息化建設方面還不夠重視，投入不夠，宣傳也不到位。3）技術方面的不足：檔案管理信息化建設主要依托于各類電子設備，對電子設備的使用壽命、安全使用規范、正確維修保養方式等方面事業單位也不夠重視和關注，導致一些電子設備因維修更新不及時而損壞，最終影響到電子檔案。4）機制方面的不足：缺乏完善配套的制度做基礎，沒有統一規范的管理平臺，使得檔案管理信息化建設過程中出現工作混亂、重復、不能及時發現處理問題、相互推卸責任等情況，這些都阻礙了事業單位檔案信息化建設進程。

2 “互聯網+”背景下事業單位檔案管理新策略

2.1 加大投入，搭建統一檔案網絡平臺

“互聯網+”時代充滿了機遇和挑戰，各類信息傳播速度快、效率高，因此事業單位也要抓住機遇、敢于挑戰，借助信息傳播優勢，積極落實檔案信息化管理的宣傳工作，搭建檔案網絡交流平臺，便于社會公眾能更好地了解和認識檔案，提高社會公眾對事業單位檔案網絡化管理的意識和關注度。同時，國家檔案主管部門也應給予事業單位檔案信息化管理大力支持，要放眼全局，積極扶持檔案管理軟件的研發工作，加強可滿足不同檔案管理需求軟件的研究力度，為“互聯網+”與檔案管理的融合發展提供助力。此外，還可以在確保檔案信息安全性的基礎上，在全國范圍內建設開放檔案信息資源平臺，將政府公開的信息以及各個地區公開的信息都集中起來，便于社會利用。

2.2 加強培訓，提高檔案管理人員水平

再先進的設備都需要人去操作和管理，事業單位檔案的信息化管理也一樣，需要有專業的檔案管理人員去操作和管理才能確保整個檔案管理工作的信息化水平。因此，事業單位應強化對檔案管理人員的培訓工作。具體而言，事業單位可定期對檔案管理人員進行培訓，培訓內容包括檔案信息化管理意識、電子化設備的操作、檔案信息化管理專業知識和技能等，讓檔案管理人員逐漸掌握檔案信息化管理的要領，培訓結束后還應進行考核，確保培訓效果。同時，在培訓中還應多引入實例，增強檔案管理人員的實際操作能力和應變能力。

2.3 注重安全，做好檔案安全防范工作

互聯網與檔案管理的融合雖然能大大提高檔案管理質量和效率，相較于傳統檔案管理模式也具備很多優勢，但不可否認，這一切都是要建立在安全的前提下，即必須確保電子化檔案的安全性。一旦電子設備出現故障，就可能對檔案信息造成毀滅性的損害。故事業單位必須要重視檔案的安全管理。具體可從以下幾點著手：1）強化檔案管理工作人員的安全意識，對他們展開電腦技術培訓，教會他們如何正確使用軟件、如何分析處理數據、如何維護檔案信息、遇到設備故障時要如何應對處理等。2）提高電子設備時效性，落實電子設備的日常維護保養工作，對陳舊、老化的設備要及時更新處理，都硬件設施也要及時更新，保證電子設備能滿足日常運營的需求。3）明確檔案管理部門工作人員的職責權限，對檔案的錄入、整理、更新、管理等要根據實際情況明確分工，各自的電腦要設置登陸密碼；同時，光盤、U盤等設備儲存的資料一定要另外備份，避免資料丟失；另外，需于電子檔案管理系統及Internet、POS邊界進行網絡侵入防御設備布置，來對進入電子檔案管理系統的網絡請求給予預警防御，以防病毒或黑客入侵內部網絡系統，另可在電子檔案管理系統數據中心前進行網絡侵入防御設備布置，不管來自何處的對信息數據資源的攻擊均可及時防御，時的電子設備與電子檔案安全性得到保障。

2.4 建立制度，奠定檔案信息化建設基礎

完善、切實可行的制度是開展一切工作必不可少的重要基礎，事業單位要實現檔案管理與互聯網+的融合也必須要制定一套匹配的制度，讓所有工作的開展都依照制度進行，做到有跡可循、有理可依。具體可從以下幾方面著手：1）完善檔案管理信息化建設工作流程，讓檔案的收集、篩選、整理、分類、錄入等都有相關的制度做支撐。2）建立檔案管理工作責任制度和獎懲制度，明確檔案部門工作人員各自的工作職責范圍，讓檔案管理工作能順利高效開展，同時制定獎懲制度，對表現好的員工要給予相應獎勵，激發他們的工作激情，反之則要給予一定懲罰，做到獎懲分明。3）制定電子化檔案安全管理制度，列明哪些屬于違規、不安全操作和管理，并附上相應的處罰措施，以告誡檔案管理人員在日常工作中嚴格依照規范操作。

3 結語

在“互聯網+”背景下，事業單位檔案管理工作應積極引進現代化的管理理念和模式，積極購入先進電子化設備，加強對檔案管理人員的信息化培訓工作，并且制定一套完善、切實可行的、能支撐檔案管理信息化建設快速發展的制度，將檔案資料的保密性與安全性落實到位。只有這樣，才能確保在“互聯網+”背景下，事業單位檔案管理工作能實現自身的飛速發展，能更好地為事業單位的后續發展提供助力。

參考文獻

[1]謝錦.新背景下事業單位檔案管理改革策略探究[J].辦公室業務，2017（12）：174.

[2]劉玲玲.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].農家參謀，2018（6X）：235.

[3]呂明.“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究[J].管理觀察，2019（03）：35.