加強事業單位電子檔案信息化管理工作的探討

沈偉偉

摘 要：檔案管理工作是事業單位工作中非常重要的部分，廣泛應用于我國許多領域和行業，隨著我國經濟和科技的不斷創新發展，互聯網技術被我國很多個領域引入，并促進著各個領域間的發展。傳統的文書檔案管理在互聯網的沖擊之下，逐漸走向信息化和智能化，檔案管理工作不再依賴也不再受制于人工服務，文書檔案管理信息的電子化標志著我國文書檔案管理信息工作從效率和用時多個方面來講實現了一個飛躍。但是電子檔案在管理工作的推行中，依舊存在一定的問題亟待解決，本文首先從兩個方面介紹了事業單位中加強電子檔案管理工作的優點，隨后從兩個方面介紹了事業單位中加強電子檔案管理工作的措施。以此供相關人士參考。

關鍵詞：事業單位；電子檔案信息化；加強管理措施

電子檔案管理制度在事業單位中占據重要地位，大大提高了事業單位管理文書檔案的工作效率，減輕了企業負擔，降低了企業檔案管理所需的成本[1]。但是電子檔案仍舊有許多不完善的部分，電子化的文書檔案管理工作對工作人員和企業的管理系統的完善要求都是比較多的，企業必須招收擁有現代化和信息化思維以及工作經驗的員工進行電子化文書檔案管理的工作，同時文書檔案由于其獨特的保密性和科學性對企業管理體系和防火墻的要求比較高，以免有一些不法分子對企業的數據和信息進行攻擊和竊取，企業必須擁有一個完善的管理體系和健康的管理系統，同時要升級防火墻，避免病毒和黑客等的侵入，造成信息的遺失。這對機關事業單位的發展水平帶來了巨大的考驗。

1 事業單位中加強電子檔案管理工作的優點

1.1 提高了工作效率，提取信息更加方便快捷

提高電子檔案管理技術，健全管理體系有助于信息的共享和傳輸，只需要互聯網計算機進行簡單操作便可以進行數據共享。電子檔案管理信息在采集、整理并統一后，信息和數據便進入了信息數量巨大的數據庫里，數據在進入數據庫時就已經被編號并妥善存放，利用人工來再次尋找信息和數據會十分方便快捷，因此建立健全管理制度，有利于提高工作效率，更加方便快捷地提取信息。

1.2 提高了檔案信息的安全性和準確性

在管理系統完善，管理制度健全的情況下，電子文書檔案相對于傳統紙質版文書檔案解決了很多局限和困難，電子檔案的保存管理較為方便，可以對數據進行良好的保存管理，而紙質版的文書檔案則要面臨來自高溫、腐蝕或氧化等帶來的不便，嚴重影響了數據和信息保存的安全性，增加了所需成本。電子檔案為數據和信息提供了安全性，同時互聯網具備的精準計算也使得電子檔案中的數據具有準確

性[2]。

2 事業單位中加強電子檔案管理工作的措施

2.1 完善電子檔案管理制度，健全電子檔案風險調節機制

計算機技術的迅速發展為電子檔案管理中安全防范體系的建設帶來了一定的挑戰。為了保護公民的信息安全，提高電子檔案管理體系的抗風險力度，在事業單位利用電子檔案進行工作時，電子檔案作為一個重要的而又機密的工作方面，在管理體系上一定要建立健全數據管理安全體系，才能保證用戶的信息和數據安全。在電子檔案管理制度的完善方面，應當把信息的安全放在首要位置，從事業單位的實際情況出發，制定相關的政策進行電子檔案管理安全體系的變革，在電子檔案工作的人才、資源和安全建設等方面進行嚴密管理，同時加大技術研發力度，完善我國的電子檔案管理體系，降低風險對我國計算機網絡安全的沖擊和威脅，提高我國計算機網絡的風險抵抗力。在電子檔案風險調節的方面，在大數據迅速發展的今天，各種計算機病毒層出不窮，嚴重威脅著電子檔案管理系統的穩定和安全，為保障電子檔案管理體系的安全，應當對計算機病毒進行嚴密性防范，通過研發先進的技術來提高計算機的抗病毒系統水平，保障電子檔案管理系統和用戶信息的安全[3]。電子檔案管理工作人員也應當從小事出發，維護計算機網絡不被病毒所侵害，維護電子檔案管理體系的安全性。例如不使用盜版網站和軟件，定期對計算機進行掃描和殺毒等，實時防范計算機病毒的入侵。提高電子檔案管理水平的嚴密性，要從根本上解決電子檔案管理體系在程序上產生的漏洞和缺陷，從根本處進行防范，提高電子檔案管理體系的安全性。

2.2 提高電子檔案管理人員專業素養和綜合素質

如今電子檔案管理工作內部的突出問題便是工作人員的素質問題。企業發揮以人為本的精神，工作人員是決定工作質量和效率的重要因素。因此在提高工作人員的素質和技能方面，企業應該想好充分妥善的對策。

企業想要提高電子檔案管理人員的素質，在招聘技術人員時，就應制定正確、科學、合理的招聘制度和標準選取素養專業、態度端正、品德優良、有責任心的員工進入企業擔任行政部門中文書檔案管理方面的工作。隨后，企業可以建立專門的培訓小組對招聘進來的工作人員進行培訓，將現代化、信息化、智能化的電子檔案管理方式向大家進行普及和教學，這要求員工不僅要有專業素養和核心知識，而且要有高度的學習能力和操作實踐能力，對員工的要求較高。最后，企業要多多識別并招收復合型的人才，提高文書檔案管理工作中整體的信息技術水平，降低所需的人力成本。在提倡創新進步的社會環境中，唯有能力好、素養好的工作人員才能使企業的，工作越做越好，好的工作人員會使企業的整體工作水平邁出一大步[4]。

3 結束語

電子檔案管理是我國事業單位不可缺少的工作方面，事業單位許多重要的決策均要從電子檔案的信息和數據中取得依據。電子檔案管理中的信息和數據可能為一個地方帶來翻天覆地的變化。近幾年來互聯網技術逐漸普及，人類的生產和生活因為有科學技術的引入而更加便捷。企業要提高其電子檔案管理水平，完善部門內部電子檔案管理體系，降低信息和數據泄露的風險，促進企業發展。電子檔案管理方式的變革是時代的產物，是不可逆轉的趨勢，企業要結合文書檔案管理工作電子化的優缺點，結合實際情況來健全電子檔案管理制度和體系，將更加創新和先進的電子檔案管理制度推向各個領域的事業單位。

參考文獻

[1]李昊城.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發，2017，23（16）：10-11.

[2]蔡俏冰.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].辦公室業務，2017（13）：53-53.

[3]龐洪波.事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].長江叢刊，2017（19）：136-136.

[4]趙文梅.淺談新時期如何加強機關事業單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業務，2017（9）：63-63.