高職院校OA辦公系統電子文件歸檔策略研究

摘 要：OA系統的廣泛使用，使得系統中產生了大量電子文件，但是部分高校特別是高職院校未將辦畢電子文件進行有效歸置，導致電子文件在OA系統中處于散亂閑置狀態。通過配置OA系統和檔案管理系統功能，并進行有效對接，提高檔案意識和工作人員業務素質，可為OA系統大量閑置的電子文件提供歸檔整理方法。

關鍵詞：OA系統；檔案管理系統；電子文件

當前高職院校檔案工作中，雖大力提倡檔案數字化和智慧檔案館建設，但是在實際檔案工作中，廣泛存在以紙質件歸檔為主，電子件歸檔為輔的現象。雖然OA系統在各行業各單位之間廣泛普及和使用，但存在只重視電子文件現行階段的使用價值，忽視電子文件歸檔非現行階段的查考利用價值。可以說，絕大部分高職院校的OA系統中的電子文件處于散亂無秩序狀態。

公文是一個高校實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家各項方針政策，依法辦學的重要工具。公文的作用不僅僅體現在實踐活動中具有的指導依據作用，也體現在辦畢文件對未來工作的考察利用作用，現行價值只是文件生命周期過程中的一個階段。因此，重視文件，除了重視文件的當前價值，更要把投入更多的人力、物力、財力到電子文件的后期有效管理上來。

OA協同辦公系統電子文件歸檔是一門綜合業務，涉及OA系統、檔案管理系統和各業務系統，涉及到檔案管理部門、綜合辦公部門、網絡技術部門和各業務部門，涉及到專職檔案管理人員、文書工作人員和兼職檔案管理人員。因此，要做好OA系統中電子文件的歸檔，必須把這幾個方面有機結合，形成合力，有效推進檔案工作的發展和進步。

1 做好OA辦公系統的歸檔功能

近年來，各高職院校積極推進智慧校園建設，在智慧校園平臺建設和各業務系統建設上，投入了大量的人力、物力和財力，推進了高校信息建設的智慧化和數字化。作為文件處理和流程管理的OA系統，是高校智慧校園建設的重中之重，在開發商選擇、功能配置和操作界面友好度方面，作了大量的流程設計和需求調研。但是，在功能設計和需求調研過程中，綜合辦公部門和網絡信息部門，往往忽視檔案部門的需求調研，檔案部門也缺乏工作主動性，沒有主動與相關部門進行溝通，導致OA系統檔案功能的缺失。

鑒于此，OA辦公系統務須設計電子文件歸檔管理功能，一方面是對OA其他功能的有效對接和合理歸檔，保證所有OA中電子文件流程處理的真實性和辦畢電子文件的合理歸檔；另一方面，保證辦畢電子文件有效查考和快速利用。因此在當前電子文檔一體化趨勢下，做好對OA中電子文件元數據的合理歸檔，對今后文件真實性的查考起著至關重要的作用。

2 做好檔案管理系統電子文件管理功能

做好高職院校OA系統中電子文件歸檔工作，必須相對應做好檔案管理系統功能需求調研，做好檔案管理系統與OA系統的有效對接。

檔案管理系統前期采購的調研工作，盡量采購應用廣泛、功能全面、界面友好的檔案管理軟件，要求公司資質好，后期維護服務意識好，避免只開發而不維護的情形。在功能需求上，避免檔案管理系統是OFFICE軟件Excle查詢功能的簡單升級版，僅僅是檔案資源的目錄管理。豐富優化檔案管理系統功能，特別與OA系統功能對接上，不滿足于電子文件的物理歸檔，更要求實現電子文件邏輯歸檔，解決OA系統與檔案管理系統在數據文件處理元數據技術上的對接問題，并開發相應的對接程序，將辦公自動化系統中形成的電子文件、公文處理單、文件流傳日志遷移到檔案管理系統。以便于對OA系統電子文件處理流程元數據的有效管理，有效承接電子文件相關著錄信息，減少目錄著錄工作量，便于檔案的今后查找利用。“采用網絡在線歸檔，效率高，能適應管理和利用的需要，只是前期配套工作比較復雜，既需要檔案管理系統的支撐，有需要學校和相關部門的配合和支持”。

3 繼續有效實施部門立卷制度

自電子文件產生以來，便存在電子文件及其對應紙質文件都進行保存的“雙套制”歸檔現象，從而形成同一內容兩種介質的檔案。在電子文件法律地位未得到解決，以及大眾觀念意識未得到有效認同的現時環境下，雙套制歸檔必將長期存在。因此，涉及到檔案歸檔，就必然涉及到的部門立卷制度。傳統紙質文件在歸檔過程中，部門立卷制度得到有效實施并推動了檔案工作的發展。同樣，為有效對接同一份文件的紙質版與電子版，必然要求在辦畢電子文件處理過程中，實行部門立卷制度。電子文件歸檔，特別是OA辦公系統電子文件邏輯歸檔的推行部門立卷技術復雜性和操作難度較大。根據OA系統功能設計，需配置檔案管理模塊，一方面是把辦畢的電子文件、公文處理單和文件流傳日志歸檔到OA系統檔案管理模塊中，另一方面，是OA系統綜合辦公部門的文書工作人員或者檔案部門檔案管理人員，在充分授權的基礎上，需對電子文件的歸檔價值、預歸檔、保存期限、歸檔部門、著錄要素等進行有效管理。OA系統中便對電子文件價值進行鑒定，減少后期檔案工作量，使進入預歸檔范圍的電子文件都是有保存價值。

設置歸檔部門，是根據文件內容，結合學校部門職責分工和高校檔案實體分類體系，將有保存價值的文件，將電子文件、公文處理單和文件流傳日志打包作為整體，屬于哪個部門的檔案就劃轉到該部門。各部門兼職檔案管理員在平時或者在年度檔案整理期間，登錄個人OA賬戶，接收文書工作人員或者檔案管理人員劃轉過來的電子文件，一是有效歸檔電子文件。將電子文件遷移到檔案管理系統，并利用OA系統部分電子文件著錄項，并適時手動補齊著錄項，做好檔案管理系統文件著錄，目的是減少檔案整理工作量，也為了保證電子文件的真實性和準確性。二是將電子文件處理單和電子文件本身打印出紙質版，按文件處理單在前，文件在后的順序進行裝訂，之后按紙質文件的相關要求進行整理。最終形成同一文件兩種介質的歸檔方式，紙質件與電子件相互補充，相互佐證，紙質件能彌補電子文件的安全性和不確定性，電子件能滿足檔案查閱的高校性和利用的便捷性。

4 加強相關工作人員素質提升

“辦公自動化系統電子文件從形成到歸檔涉及諸多部門和人員，每個環節都需要規范性的操作”。雙套制歸檔方式下，OA系統電子文件歸檔對經辦人員有較高的素質要求。

一是具備檔案管理知識。在雙套制歸檔，特別是對電子文件歸檔要求下，除了在傳統紙質文件歸檔對檔案管理工作人員的檔案整理素質有要求之外，OA電子文件流程挺高了對文書工作人員檔案整理知識的要求。紙質文件時代，雖對文書工作人員的檔案知識有需求，但沒有達到專業檔案工作人員業務素質要求，在OA系統下，要求文書工作人員既要熟悉全校各部門業務范圍，全面熟悉歸檔范圍和保管期限等檔案專業知識。

二是熟悉系統操作知識。不管是文書處理人員，還是專兼職檔案工作人員，都需要掌握基本的電腦操作技能和業務系統使用流程。對OA系統、檔案管理系統熟悉程度高，能滿足OA系統電子文件遷移到檔案管理系統，將流程日志、電子文件基本信息有效信息進行著錄，并進行打印歸檔。

三是重視檔案管理工作。大多數單位將OA系統電子文件處于散亂無秩序狀態，根本原因是對檔案管理工作的不重視。體現在不配置檔案專業技術人員，未有效配置檔案工作發展所需的人力、財力和空間，未組建檔案管理隊伍，未將檔案工作納入學校事業發展規劃，未將智慧檔案館建設納入學校智慧校園建設規劃并同步推進。在電子文件時代，更加要求重視檔案管理工作，更加重視辦畢電子文件的有效歸置。

做好高職院校OA系統電子文件歸檔管理工作，需要多管齊下，多部門和多崗位人員配合，不僅要推行部門立卷制度，做好傳統紙質檔案的整理，更要把OA系統與檔案管理系統的納入頂層設計，建立電子文件在兩個系統間的有效對接。同時，也需要電子文件生成、流傳、處理和歸檔各階段工作人員具備良好的業務素質，切實推動雙套制歸檔。

參考文獻

[1]吳堅.高校電子文件歸檔方法的實踐與探討[J].蘭臺世界，2012（5）.

作者簡介

趙波（1988-），男，湖北利川人，重慶三峽醫藥高等專科學校檔案館助理館員，檔案學學士，主要從事高校檔案管理研究。