醫院人事檔案管理中數字信息化的應用分析

聶瑜

摘 要：人事檔案管理中涵蓋了醫院中管理層、醫生、護士、行政工作人員的各項身份信息，是醫院人力資源管理工作開展的基礎，也是福利待遇、職稱評定等工作的基礎數據來源，不斷跟隨管理對象的生活、學習、工作而發生著變化，管理工作壓力大、重要性高，進行數字信息化發展勢在必行。本文從醫院人事檔案管理重要性入手，分析醫院人事檔案管理數字化信息的重要性，探討數字信息化對醫院人事檔案管理具體應用，為提升醫院人事檔案管理水平提供一些參考。

關鍵詞：醫院人事檔案管理；數字信息化；應用

隨著我國城市化進程不斷推進，人口基數已經接近14億，在人口老齡化嚴重的當下，居民醫療需求不斷增加，醫院的建設規模也在隨之擴大，醫療體系中的工作人員數量逐年上升，作為醫院人力資源管理的基礎，人事檔案管理工作的壓力可想而知。人力資源管理和檔案管理作為醫院管理工作的基礎，在維持醫院正常運行和健康發展方面具有不可忽視的作用，然而，當下傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足現代化人事檔案管理工作的發展需求，數字信息化成為必然趨勢。

1 醫院人事檔案管理重要性

在醫院日常管理工作中，人力資源管理和檔案管理是基礎，必不可少，而人事檔案管理既是人事管理工作中的重點，關系到醫院人事工作的順利開展，又是檔案管理工作中的重點，關系到醫院檔案工作的資源開發，其重要性不容忽視。首先，人事檔案管理是醫院人力資源管理工作順利開展的基礎和保障，在人員調動、員工福利調整、職位晉升或下降等人力資源管理工作中，只有依據人事檔案，才能保證人事調整的合理、科學、適合，保持醫院的良性運轉；其次，人事檔案是醫生、教授們職稱評定的依據，檔案中保存著他們在臨床、科研方面的重要經歷和成果，是醫院檔案管理中保密性較高的一部分；然后，人事檔案是醫院制定人力資源發展戰略的重要依據，其中匯集了醫院各部門、各科室人員的全部數據，哪個方向需要補充人力一目了然。

2 醫院人事檔案管理中應用數字化信息的重要性

隨著科學技術的不斷發展，我國醫療領域不斷發展變化和革新，醫院在管理制度、醫療工作方法、臨床試驗模式、醫療器械管理、醫療垃圾處理等方面都發生了較大的不同，其中最顯著的變化就是計算機、互聯網的普及和應用，這使得很多檔案在產生之初就是電子信息形式，這些檔案的保存、開發應用采用電子信息形式更加適宜，這就迫使人事檔案管理等管理工作進行改變。傳統人事檔案基本采用紙張進行保存，這樣的方式不僅保存難度大，占用空間較大，容易破損、丟失，且檔案資源的開發利用難度也很大，利用計算機和互聯網將信息輸入成為數字信息形式，利用數據庫進行保存、開發利用，可以有效改善紙質檔案保存不便、占用空間、容易破損丟失、開發利用不便的問題，有效提高醫院人事檔案的利用效率，降低人力檔案管理中投入的人力、物力，更加有利于醫院的日常管理，人力資源管理工作人員通過輸入關鍵字可以搜索所需資料和檔案，更加有利于人事檔案的開發利用。采用計算機網絡平臺進行醫院人事檔案管理還可以有效提升檔案的保密程度，保存在計算機、數據庫中的檔案可以通過加密來提升保密性，避免檔案在開發利用過程中被篡改、受損或丟失，保證了人事檔案的真實性、可靠性，還可以對人事檔案進行長久保存，充分開發人事檔案信息資源。

3 醫院人事檔案管理中數字信息化的具體應用

3.1 構建電子人事檔案

人事檔案管理的數字信息化需要從檔案本身入手，從建立電子檔人事檔案入手，首先，醫院需要做好計算機和互聯網的普及工作，要求各部門、各科室工作人員包括醫生、護士在內應用計算機對相關信息做記錄，從而為人事信息建立數字信息化檔案，有了數字信息化檔案，工作人員后期查找檔案信息、利用檔案信息就可以直接應用數據庫的搜索、下載和計算機的打印功能，有效節約工作人員查找信息的時間，避免了檔案原件被直接利用可能造成的檔案受損、丟失，提高了人事檔案保存、管理、開發利用的效率。

3.2 建立人事檔案數字信息平臺

人事檔案數字信息平臺對于醫院人事檔案數字信息化管理十分重要，單純有計算機用于建立、保存人事檔案是不夠的，數字信息平臺可以幫助醫院人事檔案在聯網任一計算機上進行人事檔案相關操作，有效提高檔案管理部門、醫院科室、管理層三方對人事檔案進行應用的質量和效率，有效提升人事檔案的管理效率和開發利用效率，也使醫院管理層在應用人事檔案時可以直接從信息平臺上調取，提高人力資源管理工作效率。建立人事檔案數字信息平臺可以有效提升檔案部門工作效率，當檔案管理對象的工作、學習成果發生變化時，檔案部門工作人員只需要進行信息的填充和更新，連接相關信息資料，即可完成對象檔案的更新，有效降低檔案管理工作壓力。

3.3 提高人事檔案信息的安全程度

人事檔案信息對于醫院的人力資源工作來講十分重要，在其中應用數字信息化技術可以有效提高人事檔案管理的質量、效率，于人事檔案管理工作益處很多，但我們也應當正視數字信息化過程中存在的弊端，那就是連接網絡后的數字信息化平臺容易受到外來病毒、木馬的攻擊，人事檔案信息資料在沒有安全防護的情況下十分容易受損，甚至還會導致醫院行政管理工作受阻。因此，醫院在建立人事檔案數字信息平臺時一定不要忽視防火墻、安全管家等安全防護系統的安裝和運維，培養能夠接觸到人事檔案數字信息平臺的工作人員，使他們明確正確的操作方式，定期使用計算機上的殺毒軟件，保護連接數字信息平臺計算機的安全和清潔，提高人事檔案數字信息平臺的安全性，提高人事檔案的安全程度。

3.4 建立信息管理部門

醫院建立人事檔案數字信息平臺時，需要同步建立信息管理部門，吸納和培養信息管理方面人才，這個部門的員工主要用于應對可能出現的平臺安全問題、漏洞問題、計算機應用問題，是人事檔案數字信息化管理的技術保障。醫院信息管理部門應當建立相應的管理制度和管理流程，定期對包括人事檔案數字信息化平臺在內的醫院信息平臺進行維護，定期升級平臺基礎設施，制定數字信息平臺應急方案，有效應當可能發生的黑客攻擊事件。醫院管理層要重視對信息管理部門的建設和管理，投入相應的人力、物力、財力進行建設和升級，重點重視機房、現代化檔案室等部分的建設，提升醫院人事檔案的安全程度和利用效率；重視對人事檔案相關部門、崗位、人員的信息化技術培養，提高其應用計算機網絡的能力，杜絕工作人員利用連接平臺計算機進行外網鏈接、登錄不明來源網站、下載可能攜帶木馬病毒軟件等行為，提高人事檔案信息的安全性。

4 結束語

隨著信息化技術的發展，數字信息化逐漸與社會生產生活的多個方面相結合，人事檔案管理也不例外。數字信息化后的人事檔案管理顯然更具優勢，能夠節約企事業單位投入在人力資源方向的人力物力，提升人事檔案管理工作質量和效率。醫療單位作為人員數量龐大的單位，應當重視對人事檔案管理的數字信息化，充分認識到數字信息化的重要性，認識到人事檔案管理的重要性，積極不斷提升醫院人事檔案管理數字信息化水平。

參考文獻

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