醫院檔案電子化管理的應用探討

隋俊雷

摘 要：隨著檔案信息化的不斷發展，為提升醫院檔案規范化、現代化管理水平，促進醫院檔案信息化和數字化建設，做好醫院檔案電子化管理工作，將醫院檔案電子化的作用發揮出來是很有必要的，有利于醫院更好運行。

關鍵詞：電子化管理；醫院檔案；存在的問題；應用對策

在當前信息化發展的背景下，醫院檔案以往單一的紙質檔案管理模式顯然不能滿足醫療機構的各項工作要求，電子化管理是大勢所趨。但是，從醫院檔案管理工作情況來看，目前在管理理念、信息共享、信息安全等方面存在不足，制約了醫院檔案工作的發展，不利于檔案的管理和有效利用。

1 醫院檔案電子化產生的影響

1.1 保護檔案原件的完整

采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本，采取電子文件的形式將其保存起來，保證了紙質檔案原件的完整性。

1.2 提升檔案管理整體水平

電子化管理不僅能夠詳細的整理和劃分各類資料，還能夠縮短二次文獻的加工時間，使檔案管理工作更加規范，檢索、查詢、利用更加高效、便捷，從而提升檔案管理整體水平。

1.3 優化檔案資源配置

采取電子化的方式管理醫院檔案，各部門醫務人員可以通過計算機查閱利用不同部分的檔案資料，實現檔案資料共享的目標，在拓展檔案資料查閱內容的基礎上提高檔案資料利用效率。

2 醫院檔案電子化管理期間存在的相關問題

2.1 相關人員缺少良好的電子化檔案管理理念

醫院各部門的職能工作逐漸的精細化，醫院信息化系統內的電子檔案處于多項管理階段中，檔案管理分散現象較為嚴重。醫院領導人員對工作情況進行查看時，一般將關注點放在臨床業務檢查上，而對于檔案管理工作的重視程度不高，受此影響，檔案管理人員缺乏良好的電子化檔案管理理念，影響了醫院工作進一步運行。

2.2 電子化檔案應用期間沒有制定有關的共享體系

醫院各個工作環節都有著密切的聯系性，一般情況下，當患者進行入院治療的時候，自身的檔案通常經過多項流程，因此，醫院中的檔案資源有著極高的共享性，一旦檔案出現了誤差現象，相關人員調取患者檔案消耗的時間是比較多的，這樣的話，不僅耽誤了患者的最佳治療時間，有可能還會增加意外事故的發生。在醫院運行期間，相關的電子化管理技術雖然已經趨于完善性和健全性，可是受管理人員資源共享理念不高的影響，管理人員僅僅保存一份電子檔案，而醫院中的其他人員要想獲取該份檔案，等待的時間是比較長的，完全阻礙了醫院工作的正常開展。

2.3 缺乏檔案電子化管理專業人員

當前階段，大部分醫院普遍存在著重視醫療業務而忽視后勤的現象，如此一來，就不利于檔案管理工作效率的提高。有的醫院管理人員年齡較高，掌握的知識單一和陳舊，無法熟練的對信息化技術進行操作，而且有的管理人員并不是專門的計算機專業，自身對于計算機知識點不是很了解，操作要點一無所知，所以就影響了檔案信息化管理的落實。

2.4 電子化檔案的保密性和安全性較弱

電子檔案都儲存到互聯網信息系統中，存在安全隱患。在電子化檔案管理期間，就需要加大對電子檔案保密性和安全性的重視力度。計算機雖然為檔案管理人員工作帶來了方便，不過同時也存在著諸多的保密性問題，再加上電子檔案管理期間普遍存在著硬件故障和電腦病毒等不良現象，一旦不及時處理，就會導致數據受到影響。

3 在醫院檔案管理中對于電子化檔案管理應用的對策

3.1 加深對電子化檔案管理重要性的了解程度

當前，在醫院機構管理期間，應用電子技術對檔案進行有效的管理是很有必要的。首先，對于醫院領導人員來講，應當正確性的認識到電子化檔案管理的作用，加大宣傳力度，使得工作人員對于電子化檔案管理有著明確的了解，增強人員的電子化檔案管理責任意識，在改進軟件的基礎上經由多項途徑大力宣傳電子化檔案的重要作用，將電子化檔案的價值在醫院運行期間體現出來，為全體職工構建良好的電子化檔案管理氛圍。檔案工作人員必須做好該項工作，為電子化檔案管理提出相應的建議，以此解決該項工作中存在的相關問題。

3.2 加大培訓力度，構建規范性的共享平臺

醫院中的相關人員僅僅對自身的專業知識有著一定的了解，可是電腦操作能力較低，特別是針對于年齡稍微偏大一些的員工來講，更是對電腦操作無從下手。基于此，醫院應當引進計算機專業強并且經驗豐富的人員進行工作，定期培訓現代化電子技術掌握不熟練的人員，并且，對于專職和兼職的檔案人員也必須進行嚴格培訓，提升人員的電子化檔案收集和整理能力，以此提高電子檔案的管理效率。除此之外，醫院還需要構建規范性的電子化檔案應用共享平臺，結合醫院工作人員的職位等級來制定查詢權限，各項科室可以根據實際需求來查詢相關的資料，盡可能降低不良因素對于檔案資源共享產生的影響，以此確保電子化檔案有效開展。

3.3 提升技術能力

在醫院管理期間，應對使用的基礎設施加以改進和完善，加大投入力度，在提升技術能力的基礎上滿足醫院檔案電子化管理期間的各方面要求，從而加強各個部門之間的溝通。首先，將重點放在硬件上，選取安全性好的硬件設備，做好電子干擾以及輻射等方面的處理工作，以此真正意義的提升醫院檔案電子化管理效率。再者，對檔案信息管理軟件進行全面的開發，促使檔案信息管理工作朝著自動化趨勢發展。最后，維護好周圍的運行環境，落實網絡安全防護策略，為醫院檔案電子化管理工作的開展提供安全的環境。

3.4 做好電子化檔案管理和利用之間的處理工作

在醫院工作開展期間，通常包含了諸多的患者資料，當資料遺漏之后，產生的后果是非常嚴重的。基于此，當應用電子技術管理檔案的時候，需要做好相關電子文件的安全維護工作，將儲存的檔案進行備份處理，而且需要儲存于處于脫機情況下還可以永久保存的載體中。在進行電子化管理的過程中，還應當另外繪制一項紙質檔案，遵循有關的要求加以管理。最后，確保電子檔案信息的加密性，對于加密期間的密碼應當定期進行更換，以此避免發生資料外泄的不良現象。

4 結語

醫院檔案管理是醫院運行期間非常重要的一個方面，因此，必須加大對其的重視力度，通過進行檔案電子化管理來提升醫院工作效率，促進醫院檔案規范化、現代化管理。

參考文獻

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