淺析如何有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

欒婷

摘 要：檔案管理工作包含了檔案收集、整理、分類(lèi)、保管、鑒定等眾多方面，提升檔案管理人員的工作能力有助于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。在完成事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人要集思廣益，創(chuàng)新檔案管理體系，建立完善的檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，引導(dǎo)事業(yè)單位完善檔案管理的教學(xué)體系，提升檔案管理人員和潛在管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)要注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，致力于檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：如何有效提高；檔案管理人員；業(yè)務(wù)能力

1 導(dǎo)言

創(chuàng)新是我國(guó)發(fā)展的第一動(dòng)力，所以搞好事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，不僅能夠有效地推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，還能有效地推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，所以事業(yè)單位檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到其重要性，做好檔案管理的創(chuàng)新工作。

2 現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及成因

在中國(guó)的政治體制中，檔案管理一直是比較薄弱的環(huán)節(jié)。近年來(lái)，越來(lái)越多的社會(huì)學(xué)家和政治學(xué)者開(kāi)始意識(shí)到檔案管理的重要性。事業(yè)單位在中國(guó)的政治體制中占據(jù)重要地位，事業(yè)單位的檔案管理是中國(guó)檔案管理的縮影，完善事業(yè)單位的檔案管理能為中國(guó)其他行業(yè)中的檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)和參考意見(jiàn)。在完善事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)今事業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題十分必要，只有真正認(rèn)識(shí)這些問(wèn)題，了解造成這些問(wèn)題的成因，才能夠更好地完成新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作。在現(xiàn)今的事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，存在著如下問(wèn)題。

2.1 事業(yè)單位對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)有待提升

在事業(yè)單位中，主要負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作一直是事業(yè)單位各項(xiàng)工作中最為薄弱的環(huán)節(jié)。首先，部分事業(yè)單位負(fù)責(zé)人會(huì)忽視事業(yè)單位的檔案管理，認(rèn)為檔案管理只是事業(yè)單位的附屬功能，檔案管理工作的成功與否并不太影響自己的政治業(yè)績(jī)，這就導(dǎo)致事業(yè)單位其他人員也不重視檔案管理工作。其次，檔案管理工作的工作任務(wù)較重，且檔案管理工作的工作過(guò)程比較繁瑣，讓人很難感受到工作的快樂(lè)，這就使得事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作敬而遠(yuǎn)之，不利于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.2 事業(yè)單位檔案管理的管理辦法陳舊

事業(yè)單位檔案管理的管理辦法陳舊，是阻礙新時(shí)期檔案管理工作順利開(kāi)展的重要因素。一方面，事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視，導(dǎo)致檔案管理辦法的推陳出新缺乏動(dòng)力。另一方面，現(xiàn)今檔案管理的管理辦法多為收集、分類(lèi)和保存，但分類(lèi)的原則不夠清晰，保存的過(guò)程中也不會(huì)注意檔案信息的完整度，常常會(huì)出現(xiàn)檔案信息在其應(yīng)該保存的分類(lèi)內(nèi)找不到的狀況，也會(huì)有部分檔案因?yàn)槌Ｄ瓴槐婚_(kāi)封而出現(xiàn)紙張泛黃，字跡不清晰的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象的存在表明在新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作中急需新的管理方法。

2.3 事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)比較薄弱

事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)比較薄弱，這是現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理工作面臨的一大困境。一方面，事業(yè)單位中檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，部分人員在辦理檔案管理業(yè)務(wù)的時(shí)候會(huì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)辦理流程不熟悉而阻礙業(yè)務(wù)的順利辦理，導(dǎo)致人民群眾對(duì)事業(yè)單位的辦事效率喪失信心。另一方面，不同事業(yè)單位對(duì)其應(yīng)該承擔(dān)的檔案管理業(yè)務(wù)的種類(lèi)不夠明確，這就導(dǎo)致想進(jìn)行檔案辦理業(yè)務(wù)的人不知道去哪個(gè)部門(mén)，在進(jìn)行詢(xún)問(wèn)的過(guò)程中甚至?xí)龅讲煌聵I(yè)單位之間相互推脫的情況，這種情況的存在阻礙新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

新時(shí)期下的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新途徑，首先要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，而當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作主要是為人服務(wù)，所以要將人本思想體現(xiàn)出來(lái)，為此檔案管理人員在強(qiáng)化檔案管理意識(shí)的同時(shí)還要樹(shù)立人本思想，這樣才能更好地保證做好本職工作。在強(qiáng)化檔案管理意識(shí)時(shí)，檔案管理人員一是要明確自身的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，清晰認(rèn)識(shí)到其重要性；二是要提高自身的服務(wù)意識(shí)，因?yàn)闄n案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，提高自身的服務(wù)意識(shí)是保證檔案管理人文性的重要措施；三是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，讓單位全體職工都能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并能積極配合好檔案管理人員的工作，從而有效提升檔案管理工作的效率。

3.2 創(chuàng)新檔案管理模式和手段

目前大部分事業(yè)單位的檔案管理模式都比較落后，針對(duì)這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位就要做好對(duì)檔案管理模式和手段的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式是單一的手動(dòng)管理，這樣的管理模式不僅無(wú)法提高管理效率，也無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，所以加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前檔案管理模式的創(chuàng)新是保證檔案管理工作有序開(kāi)展的重要措施。首先，事業(yè)單位要對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，比如通過(guò)掃描或者拍照做好電子版的存檔，并將電子版的檔案信息上傳到相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，用戶(hù)可以結(jié)合自身的需求通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的查找，在加強(qiáng)檔案信息管理的同時(shí)還能提高對(duì)檔案信息的利用效率。其次，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，建立智能檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息在單位內(nèi)部的共享，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案管理平臺(tái)納入到單位的信息化管理系統(tǒng)中，以提升檔案管理的信息化水平。

3.3 創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響著檔案管理質(zhì)量，所以新時(shí)期做好事業(yè)單位的創(chuàng)新就要加強(qiáng)對(duì)管理人員培訓(xùn)機(jī)制的創(chuàng)新。作為一名檔案管理人員，不僅要擁有強(qiáng)烈的責(zé)任心，更要具備良好的服務(wù)理念，且勤奮努力，這樣才能有效保證檔案管理的工作質(zhì)量。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的引進(jìn)和培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差的問(wèn)題，單位可以通過(guò)引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平高的工作人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍。針對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力低的問(wèn)題，也可以通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)來(lái)解決。所以單位要做好對(duì)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理的信息化水平以及數(shù)字化水平。其次，檔案管理人員之間應(yīng)相互溝通和學(xué)習(xí)，特別是年紀(jì)比較輕、工作經(jīng)驗(yàn)比較少的檔案管理人員更是要虛心地向前輩學(xué)習(xí)，在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的錯(cuò)誤并且及時(shí)糾正，從而有效地保證檔案管理的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，做好檔案管理的創(chuàng)新工作，是促進(jìn)事業(yè)單位正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要措施，也是保證事業(yè)單位科學(xué)發(fā)展的有效手段。為此事業(yè)單位全體職工都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員更是要注重提升自身的專(zhuān)業(yè)水平，提高檔案管理效率。

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