新時期高校學生檔案轉遞工作之探索

摘 要：高校學生檔案轉遞工作是學生檔案管理的重要組成部分，對于學生檔案轉換成為人事檔案起著不可或缺的紐帶作用。本文將從學生檔案的管理模式、轉遞模式及接收地等三方面入手，以筆者所在的四川音樂學院為例，對當前高校檔案轉遞工作中出現的問題及成因一一梳理，并試圖找到解決方法

關鍵詞：學生檔案；轉遞；探索

基金項目：本文系四川省教育廳科研項目“創新型高校學生檔案轉遞工作模式之探索”階段性成果（項目編號：13SB0053）。

高校學生檔案轉遞工作包括學生在大學期間產生材料的裝檔、學生檔案寄遞以及接收三部分，是學生檔案管理的重要組成部分，對于學生檔案轉換成為人事檔案起著不可或缺的紐帶作用。隨著人才流動愈加頻繁和人事管理制度改革，大學生就業呈現多元化的局面。畢業生就業以后，高效、安全、準確地向用人單位或者是單位對應掛靠的人才交流機構移交學生檔案，對于維護用人單位和畢業生的合法權益具有重大意義。根據調查研究表明，由于缺乏一套全國統一的、系統的學生檔案轉遞工作制度，各高校現有的學生檔案轉遞工作模式不一致，檔案轉遞過程及結果的查詢困難重重。

本文將從學生檔案的管理模式、轉遞模式及接收地等三方面入手，以筆者所在的四川音樂學院為例，對當前高校檔案轉遞工作中出現的問題及成因一一梳理，并試圖找到解決方法以順應當今人才流動發展及社會變革。

1 轉遞工作概況——以四川音樂學院為例

1.1 管理模式

管理模式，是指學生的高中來源檔案被高校接收后，統一進行鑒別、整理以備查詢，以及學生在校期間產生的各類材料的收集、整理和畢業材料裝檔的工作過程。

目前，高校學生檔案管理模式有以下三種：

1）由學生處保管，畢業時由學生處集中派送。

2）由各院系自行保管，畢業時各院系自行完成裝檔后由檔案館統一安排派送。

3）由檔案館集中統一管理，畢業時各院系在檔案館工作人員指導下完成有序裝檔，再由檔案館進行派送。

筆者所在的四川音樂學院采用第三種管理模式，即在新生進校時由各院系負責收集并初步整理學生的高中來源檔案；檔案移交檔案館后，由學生檔案專職管理人員逐份清理來源檔案是否存在錯裝或者缺失情況，并由學生簽署《學生檔案認可書》，確認其個人材料已經移交至檔案館；畢業時，在檔案館管理人員監督指導下，由各院系輔導員將大學期間產生的各類材料裝入學生檔案袋，再由學生檔案專職管理人員逐一復核，復核無誤后由檔案館統一派送。這樣就杜絕了檔案材料錯裝、漏裝情況的發生，保證了學生檔案轉遞工作的順利開展。

1.2 轉遞模式

所謂高校畢業生檔案轉遞模式，即是指畢業生檔案由派送承接單位寄遞至接收地以及進行后續查詢的過程形式。

2015年以前，學生檔案由機要局負責統一轉遞及去向查詢。四川省各高校完成畢業生檔案材料裝檔工作后，由檔案館派專人將檔案送至機要局統一轉遞。2015年4月，四川省明確規定大學生檔案轉由“EMS標準快遞方式”寄遞，此后幾年，四川音樂學院畢業生檔案轉遞工作由郵政公司上門取件，完成轉遞工作。

1.3 接收地分類

一般來說，高校應屆畢業生學生檔案的接收地分為三類：檔案調回生源地、就業后到工作單位或單位對應掛靠的人才市場、升學接收。

1）檔案調回生源地，即學校把未就業畢業生的檔案轉遞回生源地所在的人才交流機構。

2）就業后到工作單位或單位對應掛靠的人才市場，由于學生就業的工作單位性質不同，對于接收檔案的單位也就有所不同。具體為兩種情況：（1）具有檔案管理權限的國家機關、事業單位及國有企業，畢業生檔案直接轉遞至工作單位人事管理部門。（2）畢業生到私營企業、外資企業等無檔案管理權限的單位就業的，檔案則由單位對應掛靠的公共就業和人才服務機構保管。

3）升學接收即由畢業學校將檔案派送至新學校的學生檔案管理部門。

2 存在問題及原因分析

2.1 管理過程中的問題及原因

高校學生檔案轉遞工作由于時間短、任務重、投遞單位多，畢業生派遣單位發生變動的情況較多。因此，學生檔案錯裝、漏裝等情況時有發生，極端情況下甚至出現丟失現象，直接導致學生就業或工作后職務晉升、社保時間確定等方面出現問題。究其原因如下：

1）國家沒有對學生檔案派遣工作的實施細則進行具體規定。2008年最新頒布的《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號），針對學生檔案僅規定了學生類檔案的歸檔范圍，而沒有規范學生檔案管理的工作流程。2016年12月16日，教育部頒布了新修訂的《普通高等學校學生管理規定》（教育部令第41號），對學生的權利與義務、學籍管理、校園秩序與課外活動、獎勵與處分、學生申訴等諸多方面都有明確規定，而對學生檔案的具體管理鮮有提及。

2）學生對檔案重要性的認知參差不齊。有學生重視自己的個人檔案，知道學生檔案的準確、完整的重要性，在畢業季，時刻關注自己檔案的去向。但也有部分學生檔案意識薄弱，檔案法制教育亟待加強，主要表現為以下兩類：

其一為不管不顧型。這類學生檔案意識極其淡漠，進校時不知自己的高中檔案是否到校，甚至在輔導員通知其檔案未到，要求其追尋也不予理會，造成來源檔案缺失；畢業時不關心自己檔案的去向，直至幾年甚至十數年后由于各種原因需要人事檔案時才到檔案館追查學生檔案的派遣單位。

其二為隨緣型。畢業生的人事檔案由學生檔案轉換而來，即是指畢業生的報到證入檔聯裝入學生檔案后，再由學校將檔案寄遞至畢業生就業單位的人事管理部門或單位對應掛靠的人才交流機構，此時學生檔案正式成為人事檔案。而這類學生不清楚人事檔案和學生檔案的區別，畢業后檔案隨意保留在學校，多年不提取，成了“死檔案”。

3）前文提及的1、2兩種現行高校學生管理模式中，由于受人員編制限制，學生檔案管理工作中的材料收集及裝檔工作基本由兼職人員負責完成，兼職人員工作繁多，工作精力不能全部投入，且檔案管理專業技能儲備也相對不足。

2.2 轉遞過程中存在的問題及原因：

1）機要局機要寄遞關系為自動分配投遞單位，改為郵政公司寄遞畢業生檔案后，需由學生提供詳細的寄遞地址、聯系人及聯系電話。而部分學生由于檔案意識薄弱、對郵寄地址不上心等原因，未按要求提供準確的寄遞地址，造成了學生檔案無法按時派送，甚至是錯派，導致畢業生不能按時報到。

2）郵政公司對于學生檔案寄遞過程中出現的問題缺乏相應的應急機制，一旦發生檔案寄遞丟失情況，只能按照普通郵件的標準進行賠付。

2.3 接收管理中存在的問題及原因

2018年10月1日起正式施行的由國務院頒布的《人力資源市場暫行條例》（國令第700號）指出，“人力資源市場已經成為人力資源流動配置的重要手段，是高校畢業生、農民工等重點群體實現就業的主要載體，推動實現了由‘就業找市長到‘就業找市場的根本性轉變，為促進高質量發展提供了重要的人力資源支撐。”但對于逐年遞增的高校畢業生檔案，全國沒有統一明確的接收、保存標準，而各省、市、地區根據自己的實際情況分別出臺了不同的法律法規對畢業生檔案的接收和保存進行規范、約束，造成在具體實施和處理程序上存在地方差異。

筆者在近年來的實際工作中發現有部分省市的人才交流機構拒絕接收退學生檔案的情況。導致學生因出國或其他原因退學后檔案不能回生源地人才交流機構保管而滯留學校，造成“死檔案”現象。

此外，據了解，部分人才交流機構不按相關規定對接收的高校畢業生檔案進行拆檔整理、鑒別入檔材料是否真實有效，不能及時發現檔案中是否存在錯裝、漏裝情況。

3 對策及建議

由于在管理模式、轉遞模式和接收等工作中存在諸多問題，導致學生檔案在派遣、寄遞銜接過程中容易出現檔案不能正常接收甚至檔案丟失等情況，嚴重影響高校畢業生的就業和未來發展的順利進行，也不利于高校畢業生人事檔案的安全管理。現有的學生檔案轉遞工作模式，已經無法適應當代社會對學生檔案管理工作提出的更高要求。因此，對轉遞工作模式進行制度創新和改革，成了當務之急。

1）建立、健全全國高校學生檔案轉遞工作制度。一套健全的工作制度是任何工作良性發展的前提和保障，高校學生檔案轉遞工作也不例外。通過制定全國統一的學生檔案轉遞工作制度，明確規定高校學生檔案應由檔案部門集中統一管理、查詢及寄遞，以保證學生檔案的完整性與安全性；明確規定學校各部門在學生檔案轉遞工作中的職責，讓轉遞工作做到有章可循。

2）加強宣傳，增強高校師生的檔案意識。以四川音樂學院為例，我校每年新生進校期間和“6.9國際檔案日”都制作了《學生檔案宣傳手冊》和宣傳海報（示例圖如下），為學生檔案進行專題宣傳。這些宣傳活動對增強師生們的檔案意識、明確學生檔案的重要性起到了一定的幫助，但還遠遠不夠，還需要檔案人員集思廣益，對學生檔案的現實意義進行多層面、全方位的宣傳。

3）加強高校學生檔案管理的隊伍建設。一支穩定優質的學生檔案工作隊伍是做好高校學生檔案管理以及做好高校檔案轉遞工作的基礎和關鍵。高校檔案管理部門應有專人專職負責學生檔案管理，各院系由輔導員兼任兼職學生檔案管理員，輔助專職管理員進行大學生在校期間各類材料的收集和整理。學校檔案館應定期對兼職學生檔案管理員進行每年的學生檔案管理工作培訓，提高歸檔的質量。

4）大數據環境下，應盡快實現學生檔案電子化，建立學生檔案電子管理系統，將郵政公司的學生檔案轉遞流程數據及人才交流機構或者用人單位接收數據對接，實現學校、郵政公司和人才中心數據共享，以保證畢業生隨時隨地查詢其學生檔案去向。

5）郵政公司應建立學生檔案轉遞工作應急機制，保障學生檔案這一特殊郵件寄遞的安全和準確。

綜上，在高速發展的信息化時代背景下，建立一套全國統一標準的高校檔案轉遞工作流程和工作制度迫在眉睫。高校、郵政公司、用人單位或者人才交流機構都應在以人為本的基礎原則下，整合現有資源，構建信息化平臺，建立有效的學生檔案轉遞工作應急機制，提高工作效率，努力確保學生檔案的精準投遞和高校學生檔案管理工作的有序發展。

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作者簡介

單筱（1981-），女，漢族，四川成都人，本科，館員，研究方向：學生檔案管理。