高校實施內部財務共享面臨的障礙和對策

吳思佳 雷芳

摘要：高校建立財務共享平臺有利于形成規模經濟效應。當前我國高校財務共享面臨報賬流程復雜管理粗放、缺乏一體化平臺信息集成化低、缺乏復合型財務人員和有效的激勵機制等障礙;提出優化報賬程序建立標準化流程，重新優化功能模塊建立大數據平臺，制定財務人員考評體系建立新型財會隊伍等對策。

關鍵詞：財務管理內部共享高校

隨著高校經濟活動日趨復雜，高校財務管理也面臨著預算管理精細化、財務信息公開化等新問題，這對高校傳統財務運行模式帶來了巨大的挑戰。通過建立高校財務共享平臺協助財務部門在海量的信息中快速準確找到所需要的資料為學校決策提供充足的數據支撐，運用綜合的財務數據評價高校運營情況促使高校整體工作效率大幅提升，已經成為學校財務管理面臨的重大課題。

一、高校內部推行財務共享的意義

高校內部財務共享是指通過財務管理信息化，將不同校區不同學院的會計業務集中到高校內部財務共享服務中心，統一進行記賬和報告，從而保證會計記錄的規范性、準確性和及時性。

（一）有利于形成規模經濟效應

規模經濟理論是指在一定的科技水平下，當生產力在增加時，企業的長期平均成本曲線呈逐漸下降的趨勢。高校財務共享就是將各個校區和各個學院的會計活動集中到一個中心，實行會計處理的規模化“生產”，在人手少任務重的情況下也可以完成“生產任務”。同時，與規模經濟一同應運而生的是專業化分工，一項復雜的工作會被拆分為若干個小項目，每一個小項目由專業的人負責完成，當人們每天面對相似甚至類同的工作時，工作的熟練度自然而然的會提升，產生動作慣性，最終達到降低財務成本的目標。[1]

（二）利于發揮共享經濟的作用

共享經濟的核心是通過搭建一個組織或平臺，實現各種信息相互流通和交換，使得人們通過該平臺進行信息的交流和資源的利用，最終改變人們的交流方式。高校各個部門既相互獨立有各自銜接，上傳下達時容易造成信息傳遞不暢，甚至失真和信息孤島的情況，財務共享服務中心可以把相對分散的各類財務活動有效整合起來，實現內部信息的快速傳輸和交流，這正是解決高校信息與資源交流的途徑之一。[2]

二、高校實施內部財務共享面臨的障礙

（一）報賬流程復雜，工作效率不高

我國高校一般報賬流程如圖1所示，第一步，報賬人員要先粘貼原始票據、整理票據憑證、規范填寫報銷事由，不同類型的憑證交由不同的校領導或者行政部門領導簽字，審核通過后，拿著相關憑證到財務處報賬，在自動排隊系統中取號，有時報賬人多財務工作量大，需要耐心等候。第二步，當的叫號屏幕顯示的號碼和排隊號碼一致時，便去辦理業務，排號人應提交原始資料，由財務人員進行初步審核，確定報銷編碼、報銷內容、報銷類別、報銷手續是否完善，重點審核資料是否齊全和真實，如若出現問題打回上一環節;第三步，初步審核合格的憑證和資料將進入高校財務處理內部流程，由制單人員再次對票據審核、歸類匯總、錄入憑證并打印憑證。第四步，將已經分類匯總好的憑證交給復核人員查看，確認無誤后，交由出納，按照審核通過的憑證金額支付。圖1高校一般報賬流程圖從報賬流程中可以看出，使用“預約報賬取號系統”，是為了解決報賬排隊等候時間長的問題，但實際上報銷人員自助取號排隊與未采用排隊叫號系統需要耗時相同，取號系統可以規范排隊秩序，不能從根本上解決等候時間長的問題。

從總體上看，報賬手續繁瑣、工作重復、效率低下。尤其是審批程序復雜，如果領導請假或者外出參加學術報告，那么報賬流程就會停滯。其次，僅僅通過人工進行報銷資料的真實性審查有一定風險，比如一些財務人員沒有及時跟新財務知識，尤其是關于財務新政策，就易導致工作中的失誤，最終影響財務決策。而且一筆業務要至少經過三個人審核，每一個審核環節的責任卻不明確，容易出現“相互扯皮”的現象，激化雙方矛盾，影響工作效率，更增加了財務風險。所以，高校財務報銷業務是高校財務核算活動中最為關鍵的一步，這也是財務共享所重點解決的問題。

（二）缺乏一體化平臺，信息集成水平較低

隨著第四代移動通信技術（4G）的發展，高校財務逐漸形成了基于互聯網平臺的自助化智能化模式，同時，高校經濟規模不斷擴大，發展快的高校規模甚至達到數百億元，跨校區、跨城市的多元化辦學模式更為流行，與此同時帶來的工作業務流程更為復雜。對高校管理者和財務人員來說，會計信息的及時性和準確性特別重要，這不僅僅考驗高校財務工作的效率，更可以檢驗高校財務體系的適應性。

實際工作中，大多數高校雖然開發了各自的信息管理系統，但各部門信息數據無法實現實時共享并且缺乏一體化平臺。會計核算系統、工資系統等其他系統都有其各自獨立的數據庫，沒有實行統一的信息標準、統一的數據庫設計、統一的信息溝通，每個系統需要工作人員重復錄入數據。比如，各個部門在獲得學生、教工、科研人員等人的基本信息時，會出現重復勞動的現象，浪費工作人員時間和精力。

高校的各個職能部門有著自己的系統并在各自的職能范圍內開展工作，沒有形成跨部門跨職能的標準化規范化業務流程，會出現各個部門工作成果可比性不足的現象，最終導致高校財務管理服務水平低下。[5]同時，由于財務人員掌握的資料深度有限，不易深入挖掘數字背后的隱藏信息。所以，高校財務急需建立一體化平臺，來實現財務信息化。

（三）缺乏復合型財務人員和有效的激勵機制

目前來看，我國高校財務人員的工作復雜繁瑣，時間精力被繁重的經費報賬和各項審計所占據，而對于運用互聯網、大數據信息技術的基礎技能匱乏。在面對海量的數據資料時，缺乏快速分析處理數據的能力，這逐漸成為制約高校財務共享快速發展的瓶頸。隨著高校招生人數的擴大和自身發展的壯大，對理工科和計算機背景的財務人員需求增加，尤其是計算機背景的人才，有利于高校從傳統的核算方式轉向財務共享的信息化核算方式，為高校為了的發展提供動力。

隨著高校規模的擴大和財務資金的增長，財務人員的數量和資金的增長量不匹配，工作量劇增，壓力很大。甚至一些高校缺乏有效的考核機制，不能合理計算工作量與服務質量，工作一年與工作十年的財務人員處理的業務無差別。[6]如果不能給高校財務人員指出明確的職業發展通道，不能打通財務人員與其他部門之間的溝通、協調障礙，長期以往，財務人員積極性會逐漸喪失，工作效率低下，甚至產生消極怠工的情緒，易出現人才流失的現象，最終導致高校財務共享體系難以發揮數據共享的作用。

三、推動高校內部實施財務共享的對策

（一）優化報賬程序，建立標準化流程

根據上面所提到的報賬流程，高校財務共享中心可進一步優化，如圖2所示：第一步，報賬人員準備原始憑證和資料，登陸高校財務共享平臺，進入自己的賬號，填寫報賬單，掃描原始憑證和資料并上傳單據，系統自動生成報銷編碼;第二步，高校有權限的財務人員在線審核報銷單和原始憑證，重點審核電子票據與原始憑證是否一致，報銷科目、報銷內容和報銷類別是否合理;第三步，若初步審核通過，報銷單據將進入高校財務共享中心，由專門的人員再次進行審核，若審核通過將生成記賬憑證，倘若審核未通過則是駁回報銷申請;第四步，財務共享中心專門負責結算的人員通過共享平臺可查詢到記賬憑證，根據憑證內容向報賬人在線支付。圖2優化后的報賬流程與傳統的報賬流程相比，優化后的報賬流程優點有三。其一，免去了預約系統和報賬排隊等候的時間，報賬人在任何時間任何地點都可以直接在線上填寫報賬單，節約報賬人員時間和精力。同時，優化后的報賬流程可以實時報銷，大大提高報賬速度和效率，還能防止原始憑證和資料的丟失;其二，通過影像的掃描，紙質版的原始憑證和單據生成為電子版，便于在各個部門工作人員的查看，實現了影像采集、傳輸、審核、查閱、業務單據跟蹤等功能;其三，采用無紙化、電子化和信息化的報賬方式，不僅節約了大量紙張保護環境，并且把資料上傳到財務云，便于資料的保管和查閱，督促報銷業務合理合法公開透明，利于向全校師生的監督。

（二）重新優化功能模塊，建立大數據平臺

針對一些高校缺乏一體化平臺、信息集成化低的現象，可以對各個功能模塊進行重新設計，使高校內部各個部門的工作串連成線。比如，基礎資料設置與個人報銷連成線，在用戶首次登陸高校財務共享平臺填寫個人資料時，財務人員就備注好其報銷額度和報銷類別，便于日后報賬業務的處理;同理，教務系統、人事系統、后勤系統模塊都可以相互對接，建立標準化規范化的數據口徑，便于日后大數據分析。同時，利用財務共享云進行資源的整合和數據的分析，為高校管理者提供有價值的信息，利于進行事前預測、事中控制和事后指導，為高校教學研管理新模式做出貢獻。

（三）制定財務人員考評體系，建立新型財會隊伍

在傳統的高校財務模式下，財務人員僅僅懂得會計專業知識，并將個人精力投入繁瑣的會計工作中就可以滿足高校財務的需要，但在高校財務共享的背景下，所有的財務工作都有一套標準的流程，財務人員按照流程辦事就好。為了緊跟時代潮流，財會人員應該學習移動互聯網的基本知識和基于模塊化的會計理念，認真規劃自身的職業發展。

從高校的角度來說，要制定財務人員考評體系，比如，一些崗位需要人做基礎的財務工作，可以設立基層管理崗位，并為財務人員提供清晰的職業發展規劃，使財務人員工作起來有目標和積極性。高校的管理者應建立以工作效率和服務質量為因素的考核體系，使財務人員更具備競爭力和自信。高校可以發揮教學的作用，開設財務共享的課程培訓，注重培養綜合能力，為財務人員在工作期間始終保持積極性。

參考文獻：

[1]崔洪俊，黨金泉，黃成行，丁淑芹大數據時代高校財務管理信息系統構建探討[J].財會通訊，2015（31）：113-115

[2]房常華新形勢下高校財務管理系統框架設計研究[J].商業會計，2014（22）：106-108

[3]張慶龍財務共享服務中心的優勢及局限性[J].中國注冊會計師，2017（11）：114-116

[4]雷宋瓊高校財務共享服務問題研究[J]時代金融，2017（10）：140-144

[5]江乾坤，田菁菁我國高校財務共享服務中心流程管理研究[J]會計與審計，2018（10）：153-156

[6]張慶龍財務共享服務中心現實問題與未來何去何從[J].商業會計，2017（19）：6-9

（吳思佳、雷芳，東華理工大學經濟與管理學院）