Word批量處理在預(yù)算執(zhí)行審計(jì)中的運(yùn)用

◆孟 歆 彭 曉/武漢市江漢區(qū)審計(jì)局

在財(cái)政預(yù)算執(zhí)行審計(jì)中，數(shù)據(jù)取數(shù)完畢后，需對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的不同單位進(jìn)行批量取證，此時(shí)同類(lèi)問(wèn)題可能涉及幾十個(gè)不同部門(mén)，如果采用逐張粘貼復(fù)制的方法，不僅工作效率低，而且在粘貼復(fù)制過(guò)程中容易出現(xiàn)差錯(cuò)。筆者通過(guò)word與excel的鏈接批量生成憑證有效地解決了這個(gè)問(wèn)題，下面以預(yù)算執(zhí)行審計(jì)中“特設(shè)專(zhuān)戶(hù)賬戶(hù)余額與單位賬面數(shù)存在差異”問(wèn)題為例，來(lái)講解該方法的使用。

第一步，撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)取證單作為取證模板，如圖1所示。

圖1 標(biāo)準(zhǔn)取證單

第二步，將所有需取證的單位按照模板取證單的取數(shù)要求制作excel表格——特設(shè)專(zhuān)戶(hù)賬戶(hù)余額與單位賬面數(shù)存在差異表（以下簡(jiǎn)稱(chēng)差異表），此表作為批量取證單的內(nèi)容表，其內(nèi)部格式的設(shè)計(jì)很重要，設(shè)計(jì)的表中不能出現(xiàn)合并單元格，將表格第一列設(shè)為取數(shù)列，并插入一列“命名”，以便于后期批量生成取證單的同時(shí)，可以批量生成取證單名稱(chēng)。差異表里的sheet命名為“特設(shè)專(zhuān)戶(hù)賬戶(hù)余額與單位賬面數(shù)存在差異”，以便后期操作時(shí)更快找到數(shù)據(jù)源，如圖2所示。

圖2

第三步，打開(kāi)制作好的取證模板，找到“引用—郵件合并”點(diǎn)擊進(jìn)行合并，如圖3所示。

圖3

第四步，點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，選中之前做好的數(shù)據(jù)源（差異表），如圖4所示。在此步驟中應(yīng)保證需打開(kāi)的差異表處于關(guān)閉狀態(tài)，否則很容易出錯(cuò)。

圖4

第五步，打開(kāi)數(shù)據(jù)源后，選中差異表中的sheet，并點(diǎn)確定，如圖5所示。

圖5

第六步，選擇需要鏈接的地方，如選中“被審計(jì)（調(diào)查）單位或個(gè)人”欄后面的“*”，點(diǎn)擊“插入合并域”，插入第一個(gè)字值段——“單位全稱(chēng)”（此處注意必須選中*，否則鏈接的時(shí)候只會(huì)插入不會(huì)替代，最后生成的模板會(huì)出現(xiàn)“*”），如圖6所示。

圖6

確認(rèn)完成此步后，模板就會(huì)變成圖7所示界面，表明已成功插入數(shù)據(jù)。

圖7

第七步，將要插入的數(shù)據(jù)重復(fù)第六步操作，最后形成帶數(shù)據(jù)的模板，生成后如圖8所示。

圖8

完成上述步驟后，進(jìn)行第八步操作，點(diǎn)擊“合并到不同新文檔”后（如圖9所示），在“以域名”中選擇“命名”，選擇保存方式、文件位置及合并記錄、點(diǎn)擊確認(rèn)，憑證就批量生成了（如圖10所示）。

圖9

圖10

在制定文檔保存的位置（“特設(shè)專(zhuān)戶(hù)賬戶(hù)余額與單位賬面數(shù)存在差異”文件夾），可以看到生成的憑證。至此，批量生成取證單已全部完成，如圖11所示。

圖11

在進(jìn)行第八步操作時(shí)，也可以直接點(diǎn)擊“合并到新文檔”，點(diǎn)擊后會(huì)在一個(gè)新word文檔里面同時(shí)生成所有的取證單，該步驟便于打印，但不容易區(qū)分單位。

當(dāng)然，此方法不僅適用于批量取證，在處理其他審計(jì)事項(xiàng)時(shí)，也可以運(yùn)用此方法。例如在行業(yè)審計(jì)中，需要多部門(mén)協(xié)助形成最后匯總報(bào)告時(shí)，可利用該方法進(jìn)行報(bào)告修改，操作步驟大致相同。在匯總報(bào)告起草時(shí)，編輯報(bào)告、鏈接對(duì)應(yīng)的問(wèn)題excel表，在后期復(fù)核修改數(shù)據(jù)時(shí)，只需要在excel里面修改好后，點(diǎn)擊重新生成，之前鏈接好的報(bào)告數(shù)據(jù)就會(huì)隨著excel表數(shù)據(jù)變動(dòng)而變動(dòng)，大大減少匯總時(shí)因分項(xiàng)數(shù)據(jù)變化導(dǎo)致總體報(bào)告變化而需要更改數(shù)據(jù)的工作量，也會(huì)降低報(bào)告數(shù)據(jù)核對(duì)的差錯(cuò)率。