探究新時期國有企業職工檔案管理工作存在的問題及解決對策

蒙奎玲

【摘要】在現代國有企業檔案管理工作中，由于企業管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，導致了部分企業存在檔案管理工作效果不顯著、人員業務素質較低，專業能力差的情況，因此本文從當前國有企業人事檔案管理工作存在的問題出發，探究相應問題的解決對策。

【關鍵詞】國有企業;檔案管理;對策研究

一、引言

在現代國有企業人事管理中，檔案管理作為人力資源工作的重要組成部分，除了對企業能否建立合格的人才隊伍建設有著重要的影響外，也影響著著國有企業文化的發展水平。但是近些年由于信息化建設的加快推進，導致企業內部部分工作存在著與發展不符的情況，并且國有企業的國有屬性，又使得企業在管理過程容易忽視對檔案的管理。綜合上述情況來看人事管理工作過程中出現了較多問題，并迫切需要解決。

二、當前國有企業人事檔案管理工作存在問題

在我國大多數的企業，尤其是民營和私營企業中，沒有設立專門的人事管理部門，也沒有負責人事管理管理相關檔案工作人員，因此在企業多數人的了解中，不存在人事檔案的概念。這樣也就導致了企業在進行人事變動的時候可能存在一些隱患。而在國有企業中，人事檔案管理工作除了不具備一個好的平臺外，同時又會受到領導對于“經費支出”重視程度的影響。所以，企業在進行人事變動的時候，很容易致使檔案信息無法及時更替，檔案內容存在斷檔，丟檔的情況，這些情況的出現嚴重影響企業的長期發展。

而造成以上情況發生的主要原因就是國有企業部門領導對于檔案管理的不重視態度，錯誤的認為檔案管理屬于淺顯工作，不需要具備較為專業的知識，一味的認為只要檔案不丟失不泄密就好。其次，某些檔案管理人員的業務素質較低，很多檔案管理人員都是由兼職人員擔任，同時隨著管理員的職務變遷和崗位的調動，很多情況下前任和后任間的交接也沒有得到很好的處理，這進一步導致了檔案管理的混亂。而且在現在很多人事檔案還是單純紙質的管理模式，沒有實現信息化管理，甚至在企業人事檔案管理的過程中也有相當一部分的國有企業沒有建立電子檔案庫，這也就使得企業想要查詢員工答案就只能一本一本的翻閱。紙質翻閱除了可能會造成檔案的損壞外，也會降低人事檔案的查詢效率。因此要想改變現有國有企業人事檔案管理工作中存在的問題，就要從以上三方面入手進行策略的制定。

三、規范現有檔案政策，提高關注度

檔案管理工作問題的改善首先要從領導的重視程度開始，保證領導自身能夠認識到人事檔案工作是人事信息，人才信息的重要載體，是現代企業建立一個完整的人才信息庫的主要參考資料，管理好人事檔案就相當于對人力資源的有效開發與利用，而國有企業，更要全面的落實黨的十九大精神，要從嚴治黨。其次，企業管理人員也應當在管理中堅持以黨管干部，以黨管人才，擺正自己對于人才的態度，定期的對檔案工作進行檢查和巡視，以保證人事檔案管理的有效性。同時企業領導人員也應當努力平衡檔案工作與其他部門之間的關系，重視檔案崗位，招聘相關專業的人才。除此以外也需要保障檔案工作的經費，對一些老舊及價值較高的檔案要進行維護保護。而要想在企業發展中全心全意的做好檔案管理工作，企業領導也需要在公司內部開展檔案管理理念培訓，從上至下，領導到員工，每一個崗位都要進行檔案管理的管理理念培訓，讓企業內部所有人員到檔案管理的復雜性及重要性，同時要加強對于檔案管理工作人員的專業素質培養。只有擺正了企業內部的發展理念，才能夠實現企業外部發展。

四、提高專業技能。培養前瞻意識

同時在從領導層端正了國有企業對檔案管理工作的認識后，企業就要著手開始準備相關的專業人員技能培訓，企業實施技術人員培訓首要的任務就是要擺脫以往檔案工作的兼職形式，為檔案管理單獨開辟崗位，不斷引進相關專業的檔案管理人才。其次對于企業內一些老舊檔案要進行分類處理，對一些素質較低的檔案管理者要進行專業技能強化，保證管理者的專業技能能夠跟上崗位需求。此外企業也應該在內部開展檢查活動，對于一些渾水摸魚，也不愿意提高自己專業能力的檔案管理人員，進行及時的清退處理。而且企業在提高檔案管理工作者的專業技能時，也要培養員工的前瞻意識，引進國際先進的檔案管理工作理念，把工作的內容細致化，明確化。企業在檔案管理人員培訓時也要為檔案管理工作制定一份完善的監督機制，及時組織人員進行定期的巡查，確保檔案工作的權威性和準確性

五、建立信息化管理機制完善相關制度

國有企業應該發揮自身實力優勢，在現代的檔案管理工作中引入信息化，智能化技術，建立一套完善的智能化平臺，這主要是因為一套信息化智能化的平臺可以有效提高現代檔案管理的工作效率。比如傳統的檔案查詢是從檔案錄等紙質文本翻閱，按照目錄進行一定的查找，而在信息化平臺中只需要一個搜索欄搜索就可以找到相應的檔案資料。同時信息化管理相比傳統檔案信息化檔案管理具備著更好的保存性，不會因為翻閱的次數過多而產生損壞。

其次企業也需要在檔案管理工作過程中建立相應的責任制度。對工作要求進行責任細分，避免出現檔案損壞及丟失的情況后管理人員互相推責。如若出現問題，各部門也要進行協商處理。等事情解決后企業管理人員也要全面的總結為什么會出現這種問題以及現代檔案管理工作中還存在哪些不足，從而建立更為有效的檔案管理機制

六、總結

在現代檔案管理中，企業首先要做的就是提高領導對于檔案管理工作的認識，培養正確的檔案管理工作理念，同時企業也要提高相關管理者的專業素養。最后就是要建立起一套信息化智能化的管理體系，建立健全檔案管理的長效機制，要充分的利用答案管理失誤案例，對各部門形成警示作用，從而形成檔案管理工作的嚴肅性，確保整個檔案管理工作的真實有效性。

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