信息時代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新途徑

楊穎

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，信息時代已經(jīng)到來，在科技飛速發(fā)展的今天，如何做好高校辦公室檔案管理工作變得尤為重要。從目前高校辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀來看，有許多進步之處，也有一些問題急需解決。本文從信息時代高校檔案管理工作中的不足出發(fā)，探究高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。

【關鍵詞】信息時代;高校檔案管理;創(chuàng)新

一、信息時代高校辦公室檔案管理工作存在的不足

（一）信息技術具有風險性。隨著時代的發(fā)展，高校辦公室檔案管理工作順應科技進步的潮流，一改以往傳統(tǒng)的整理模式，逐漸轉變了整理觀念與發(fā)展理念。但是，網(wǎng)絡具有風險性，信息技術的進步在給高校辦公室檔案管理工作帶來便捷的同時，也增添了許多危險，如網(wǎng)絡黑客的攻擊就可能導致信息的丟失與泄露。高校的檔案事關重大，重要文件的丟失將帶來一系列無法挽回的損失。

（二）信息化管理人員素質不高。檔案管理人員是保障高校檔案管理工作科學有效進行的基礎，但是信息技術的發(fā)展必然要求相關工作人員素質不斷提高，檔案管理程序的自動化與科學化不斷刺激著相關工作人員的進步，但是現(xiàn)狀不容樂觀，缺少相應的專業(yè)人士和集中有效的培訓，文化軟實力必然會拖科技的后腿。還有一種客觀現(xiàn)實是目前的檔案管理人員大都兼職別的工作，不能專心致志進行檔案管理，因此限制了信息技術在高校辦公室檔案管理工作中的合理使用。

（三）管理組織不健全。目前，大部分高校辦公室的檔案管理并沒有形成嚴密的體系，沒有獨立的管理組織系統(tǒng)，制度也不太健全或者現(xiàn)實，某些崗位的設立形同虛設，各部門之間缺少相應的合作交流，導致檔案信息流失，卻找不到相關的負責部門，高校辦公室檔案管理工作的效率與質量也逐步下降。

二、高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理機制。創(chuàng)新檔案管理機制為高校辦公室檔案管理工作提供了發(fā)展道路與方向，使相關的工作有制度可依。完善的信息管理機制可以使檔案管理工作收到事半功倍的效果，各項步驟有序進行，從材料初始化、搜集、整理、加工、歸類、入檔等都有一條龍的機制與體制，使管理工作更加標準化與專業(yè)化。我們必須掙脫傳統(tǒng)的藩籬，讓高校辦公室檔案管理機制真正具有實效性與現(xiàn)實性，不談空話，不做面子工程，只求檔案管理工作在時代信息技術進步的基礎上更加科學與專業(yè)。例如：在收集檔案管理的機制上，我們可以控制好檔案歸納的源頭，那些不真實、不全面的檔案我們要打回去，不能在源頭上出問題。在檔案信息檢索技術上，我們要派專人進行管理，防止信息的泄露，還要引進計算機人才進行系統(tǒng)安全維護，以求萬無一失。

（二）創(chuàng)新服務理念。第三產業(yè)正在崛起，檔案管理工作也應從傳統(tǒng)死板的工作模式中脫離出來，隨時代發(fā)展探究出一條為人民服務的路徑。例如：我們可以通過多媒體運營或者微信公眾號經(jīng)營來實現(xiàn)高校辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代性，使其具有服務性。微信平臺是有助于管理與采集使用者信息與建議的合理途徑，也必將受到廣大使用者的歡迎。有什么新的消息或者政策改變等及時通知大家，方便快捷。先進的服務理念會帶動整個檔案管理工作的發(fā)展，為人民服務的高度與立場會使檔案管理工作不再那么生硬死板，會讓檔案管理工作者有更高的責任感與使命感，覺得自己進行的是一項偉大的事業(yè)而不是簡單的重復。

（三）人才隊伍建設。科教興國，人才的建設與培養(yǎng)是高校辦公室檔案管理工作科學進行的有力保障。高校辦公室檔案管理部門在招聘時，要招聘一些相關專業(yè)的高材生，這樣更有利于檔案管理工作的開展。在招進專業(yè)工作人員之后，還要及時進行定期的專業(yè)化培訓，不斷更新自己的管理理念與管理技術。檔案管理工作者還要具有高度的工作積極性和工作熱情。興趣是最好的老師，在保障其具有高學歷、高技能的同時，還要選擇一些性格積極向上的工作人員來帶動整個管理工作的活力。在對檔案管理工作者進行培訓時，一定要使之牢記管理工作者的必要規(guī)則，不能泄露檔案信息機密，時刻高標準嚴格要求自己，在提升專業(yè)素養(yǎng)的同時，要不斷提升精神素養(yǎng)。精神素養(yǎng)是支撐高校辦公室檔案管理工作者矢志不渝的動力與營養(yǎng)，只要保持高度的熱情，才能把工作做到完美。保持高度熱情的前提是具有良好的部門文化，這就對人才的要求更加高了，對文化的要求更加細了，這都需要工作人員的不斷艱辛付出。時代進步更新的不只是技術，還要傳承優(yōu)良的傳統(tǒng)美德，真正做到愛國敬業(yè)，誠信友善，這樣才能因小見大，為實現(xiàn)自己的人生價值添彩，從而為早日上實現(xiàn)中國夢貢獻自己的力量。

三、結論

綜上所述，本文從三個方面闡述了現(xiàn)代信息技術發(fā)展背景下高校辦公室檔案管理工作存在的問題，并針對性提出了解決措施，從管理機制、建設服務性工作、培養(yǎng)人才等方面展開論述，足以證明，高校檔案管理工作加入時代信息技術是其發(fā)展的必然趨勢，我們不能規(guī)避困難，而是要盡全力解決困難，這樣才能讓高校檔案管理工作具有時代生機與活力。

【參考文獻】

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