公安檔案工作規范化管理探討

摘 要 公安檔案內涵豐富、形式多樣，是國家檔案的一部分，具有重要價值。公安檔案管理工作的規范化，對提升公安工作質效有重大意義。本文將對公安檔案管理工作中存在的問題以及如何規范化公安檔案管理工作進行探討。

關鍵詞 公安檔案管理 規范化

一、公安檔案的含義

公安檔案是指公安機關各個部門民警在履行國家法律賦予的職責活動中形成的有保存價值的各種記錄，包括文字、圖片、音頻、視頻、物品等，經過整理后形成檔案進行保存。公安檔案是公安機關偵查破案、方便廣大群眾和服務社會的重要檔案資源，其類型多樣，包含了文書檔案、音頻檔案、視頻檔案、圖片檔案、戶籍檔案、業務檔案、人事檔案、會計檔案、實物檔案等。

二、公安檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

一是公安機關專職檔案員少，檔案的整理工作缺乏監督，很多檔案沒有依照制度規范整理，影響了歸檔資源的連續性、完整性。二是補齊檔案鑒定工作中的缺位，由于公安檔案大多具有情報性、保密性，所以公安檔案管理工作處于“只進不出”的狀態，對檔案的鑒定工作總抱著不敢“輕舉妄動”的態度，“庫滿”的現象逐漸突顯。三是公安工作的開展需要根據案件的發展產生變化，調查難度、辦案時長等無法控制，相關材料的整理歸檔工作也受到了連帶影響。四是公安機關組織機構龐雜，各所隊室職責分工不同，檔案形成時間先后不一，無法保證歸檔及時率。

（二）檔案庫房管理物資配備不全，管理不規范

雖然近年來，各地市公安機關逐步加大了經費投入，但是仍存在一些單位對檔案工作不重視的現象。如檔案管理工作中所需的專業設備如檔案柜、計算機、掃描機、打印機、復印機等嚴重缺乏；一些單位防火、防潮設備配備不到位，滿足不了檔案保管的安全要求；部分公安機關雖然庫房基礎建設較好，但內部管理不夠規范，仍然存在辦公用品擺放凌亂、雜物亂堆、衛生條件不達標等問題。

（三）檔案信息化進程慢

公安機關管理檔案的方式落后。“大數據”時代的到來，需要我們盡快普及檔案信息管理系統的應用，實現公安檔案的數字化加工、無紙化錄入。而從目前情況來看，與公安檔案全文數字化的建設目標還有很長一段距離。地方財政能力的差異，導致需求規劃并不統一，公安檔案信息化系統的建設功能和標準參差不齊，兼容性低，難以實現異地檔案信息的有效整合共享。

（四）檔案管理意識淡薄

部分公安機關領導對檔案管理工作不重視，工作重心基本都放在公安業務上，民警只能在工作間隙抽空做檔案管理工作，導致一些業務檔案卷宗散落在民警個人手中，檔案沒有應收盡收，對檔案的立卷歸檔意識不強，及時立卷歸檔比例很低。

（五）檔案管理人員工作水平不高

公安工作復雜多樣，涉及刑事、治安、戶籍、出入境辦理等方方面面，處理起來十分煩瑣，而檔案管理工作的收集、整理、歸檔更為復雜，對公安檔案管理人員各方面素質都有極高的要求。但是一些公安機關更重視公安業務工作，對檔案工作采取臨時“突擊”模式，并且檔案工作多是由內勤兼職做，檔案管理人員沒有系統地學習研究過檔案管理業務知識，也沒有機會參加專門的學習培訓，導致他們并不熟悉檔案管理規范化的標準，在檔案歸檔過程中的整理、分類、編號、裝訂、卷宗填寫等步驟出現錯誤，甚至對配備的信息化管理系統、先進設備不會用、不敢用，整體檔案管理人員工作水平不高。

三、公安檔案規范化管理對策探究

（一）健全制度，切實加強規范化檔案管理工作

要加強公安檔案制度建設，提高規范要求。一是加強檔案規范化管理的組織領導，提高各級人員對檔案管理工作的重視程度，實施檔案工作“分級管理”，明確主要領導、分管領導和具體負責人的工作職責。二是靠實管理責任，依據《檔案法》等法律法規以及上級機關對檔案工作的規定要求，強化制度建設，明確權責分工，健全檔案收集、整理、移交、歸檔、鑒定、銷毀、利用、安全保密、調借閱、保管、崗位責任等各項制度，加強監督及考核，使檔案管理工作有法可依、有章可循。建議建立記錄檔案數量、人員配備、設施設備、借閱利用、編研開發等檔案基本情況的統計臺賬，使各環節管理有序、規范統一。檔案收集初期，工作人員應根據資料的價值大小進行甄別，減少無價值檔案“濫竽充數”的情況；公安檔案的保管、查閱要注意保密及維持檔案完整，杜絕檔案丟失、實體檔案與檔案目錄不一致等問題的發生；檔案人員應定期開展檔案價值“再鑒定”，由檔案鑒定專項工作組對到期檔案及永久檔案的價值進行再次鑒定會審，按照規范的鑒定程序，對檔案做出整卷銷毀、部分留存、整卷調整保存期限等處理決定并予以落實。三是緊密結合檔案管理信息化的需求，對檔案管理信息化制度的落實情況進行有的放矢的管理和監督，使檔案管理工作真正規范起來。

（二）加大資金投入，完善檔案管理物資配置

硬件方面，持續加大對檔案管理基礎設施的投入，努力改變檔案裝備落后的狀況，積極征求上級單位的建議，依據規范檔案室建設的標準，建成標準化的檔案室和查詢室，強力推進檔案管理基礎設施設備的規范化建設，舍得在檔案庫房建設上花錢，建設應用智能密集架、防磁柜、消毒柜等先進的檔案存儲、管理設施，配備計算機、打印機、高速掃描儀、復印機、報警裝置、溫濕度計、滅火器、吸塵器、防光窗簾等設施，確保各項安全管理設施應有盡有，實現智能檢測溫濕度、消防自動化控制、智能報警，提高檔案管理工作的智能化水平。不斷提高檔案庫房建設管理水平，使檔案管理實現現代化，提高檔案管理的效率。

軟件方面，要與時俱進，以科技為抓手，盡快推進紙質檔案的數字化加工，完成檔案的信息化建設。堅持眼下與未來結合的思維，調整升級公安檔案系統軟件，為公安檔案數據信息納入全省、全國公安大數據系統預留接口，打造公安機關內部無障礙數據傳播和互通共享信息服務的信息系統，為檔案信息管理系統的深度運用奠定堅實基礎。針對公安檔案的保密性，要防止其受到惡意攻擊，必須抓實、抓牢數據信息保護系統的開發與升級，增強數據檔案抗病毒的能力，保證檔案數據資料在網絡中傳遞的安全性，同時還要重視對檔案數據資料的備份工作。

（三）夯實基礎，加強檔案管理隊伍建設

要想把檔案工作做好，隊伍建設是關鍵。一是要培養隊伍重視檔案的意識，每一名民警都要真正知曉開展檔案工作的重要意義，意識到檔案的重要作用，及時記錄工作痕跡，留下憑證；二是開展檔案管理業務能力培訓，積極組織檔案管理人員參加省、市、縣檔案部門舉辦的各類學習培訓，為檔案管理人員提供更多的學習機會，使檔案管理人員切實掌握信息化管理檔案的技能，順利進行檔案管理信息化建設；三是及時調整檔案工作人員，配齊配強從業人員，對年齡偏大、知識結構不全的人進行崗位調整，對責任過重的人員要減輕其負擔；四是進行檔案管理工作整體質態等級水平考核，表揚表現好的單位，并進行示范創建，對積極性不高、檔案管理工作落后的單位要點名批評，以先進帶后進，強制入軌，不讓任何一支隊伍掉隊。

四、結語

“結案不能畫句號，歸檔才是最后一道工序。”公安檔案管理是一項嚴肅的工作，要求嚴格，過程煩瑣，對檔案管理人員提出了更高的要求，詳細明確的制度和完善的物資配備要一起抓，這樣才能使公安檔案管理工作規范化，才能更好地發揮公安檔案對公安警務工作、機關政務工作的重要作用。

（作者單位為濮陽市公安局）

[作者簡介：朱玉如（1989—），女，河南濮陽人，湖南大學新聞傳播學碩士，研究方向：檔案管理。]

參考文獻

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