對電力企業文書檔案管理“雙套制”的理解與思考

摘 要 在信息時代，從以紙質文件歸檔為主，發展為紙質文件與電子文件“雙軌制運行、雙套制歸檔”，再到以電子文件為主的“單軌制、單套制”管理，這一系列的轉變是檔案管理順應時代發展的必然趨勢。本文就電力企業文書檔案管理中的“雙套制”進行論述，淺談對于“雙套制”的理解與思考。

關鍵詞 雙軌制 雙套制 文書檔案

一、引言

檔案是國家機關、團體及企事業單位在從事各種社會活動、生產活動和科研活動的過程中，形成的具有一定價值的材料或實物，是人類共同的精神財富。文書檔案主要用來記載黨政機關、事業單位及企業政務活動，文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分。隨著科學技術的不斷發展，越來越多的企業實施新的現代化檔案管理方式，各種軟件及系統的運用，大量電子文件的產生，傳統紙質檔案的將來和電子檔案的發展趨勢是檔案人員關注的焦點。

二、對“雙套制”概念的理解

何謂檔案管理的“雙套制”？即同一份文件通過電子和紙質形式加以鑒定、整理、保存和歸檔，并使兩種版本同處存儲與可利用狀態。“雙套制”既包括兩種載體雙套，也包括不同載體的雙套。在紙質環境中，歸檔文件一式兩套，一套移交檔案館，一套由形成單位自己保存，這就是同一載體雙套歸檔。另一種情況是將紙質檔案連同電子文件一并保存，這就是不同載體雙套歸檔。現階段的“雙套制”大多數情況下指的是后面一種情況，是不同載體，即紙質文件與電子文件的雙套制歸檔。

三、“雙套制”在不同時期不同的理解

在檔案工作中，“雙套制”的概念與內涵在不同的時期是不一樣的。回顧公司的文書檔案的發展歷程，“雙套制”的概念與內涵也是一個變化的過程。

建廠伊始，文書檔案主要是紙質流轉及歸檔的，這個時期的“雙套制”是指原件作為檔案室歸檔保存，復制件用于查閱利用的方式。這種“雙套制”的方式在保證實體安全、方便查找與利用發揮了重要的作用。

隨著辦公自動化軟件（即OA系統）的應用與普及，公司使用OA系統，文件的流轉逐步發展為紙質文件與電子文件同步運行，文件管理實現了“雙軌制運行、雙套制歸檔”管理模式。這種模式主要表現為兩種版本的文件隨業務流程運轉，在文件進入運轉程序時就形成紙質和電子兩種版本。業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或者部分重復辦理，流程結束后將電子文件與紙質文件同時歸檔。這樣有效地提升了文件的辦文效率，也有效防止一份文件由于辦文人員出差等情況出現滯留的現象。但是隨著現代社會對于“無紙化”辦公的要求提高，這種“雙軌制”的弊端也顯現了出來。“雙軌制”雖然提升了辦文效率，但是大大增加了工作人員的工作量。

隨著國家信息化的發展，數據庫管理技術、信息傳輸技術層出不窮，公司辦公自動化系統不斷升級改造，檔案管理也運用更加先進的軟件，文件管理從“雙軌制運行、雙套制歸檔”向“單軌制運行、雙套制歸檔”發展。特別是實現了公司辦公自動化軟件和檔案管理軟件的對接，兩個軟件不再是生硬地對接，而是元數據與流程的對接，從文件的流轉到歸檔是一整個的流程。這樣讓電子文件有了可追溯性與憑證性，特別是承認了電子印章的合法性與憑證性，為文件管理實現“單軌制”運行提供了安全保障，不需要紙質再重走一遍流程，但是在歸檔的時候還是要打印一份紙質歸檔，這就是“單軌制”下的“雙套制”。這種管理形式是現階段比較普遍的形式，不僅提高了工作效率，縮短辦公流程周期，大大減輕了工作量，而且為利用提供了方便。

2018年年底，國家檔案局頒發了第14號令，關于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》，將第七條修改為“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求”。這一文件的出臺有力地推動了電子公文以電子形式歸檔，為電子文件歸檔和電子檔案管理提供了科學、實用的法律支撐。

“雙套制”歸檔的意義與成因除了出于對電子文件紙質件的優勢互補考慮以及基于電子文自身特點而采取策略外，更重要之處在于它是檔案完整與真實的保證。如果把電子文件與紙質視為同一份的兩個部分，那么二者的地位和價值就顯得同等重要，同時歸檔保存乃理所當然。在電子文件出現后的“雙套制”可以是電子文件制作紙質拷貝，也可以是對紙質文件數字化。無論是“雙軌制”下的“雙套制”管理，還是“單軌制”下的“雙套制”管理，其實還是人們對于紙質檔案管理的直觀性，具有真實性與安全性，具有很強憑證效力和法律效力的認可，以及對電子歸檔的不確定性，這是采取雙套歸檔的根本原因。

四、以電子文件為主的“雙套制”檔案工作的新思路

檔案“雙套制”歸檔方式是現在檔案管理的普遍方式，也會在一段時間內仍將存在。但數字轉型、文件量規模與多元類對“雙套制”等管理模式提出挑戰，行政事業中的電子公文，共服務稅單、病歷、電子證照，制造中的設計模型圖紙工單子交易中的電訂單、合同和保，都是各行業開展“單套制”探索的重點對象。對于“單套制”的探索，不妨首先從觀念和習慣上改變。也就是說，在目前的檔案工作中，應將歸檔工作的中心逐漸由“紙質文件為主、電子文件為輔”轉變為“電子文件為主，紙質文件為輔”。這個以電子為主的“雙套制”檔案工作的新思路是順應數字時代信息發展的趨勢。

（作者單位為廣東粵電靖海發電有限公司）

[作者簡介：曾海嬌（1982—），女，廣東河源人，本科，檔案管理館員，主要研究方向：電力企業檔案管理。]