工會(huì)檔案的信息化管理策略探討

陳夢(mèng)霞

摘 要：在信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的今天，信息化建設(shè)已成為醫(yī)院提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵手段之一，醫(yī)院工會(huì)檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，快速建立高效的信息化管理機(jī)制。有鑒于此，本文從管理理念、技術(shù)水平、信息安全及規(guī)章制度等方面對(duì)醫(yī)院工會(huì)檔案的信息化管理策略進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：工會(huì)檔案;信息化管理;基本素養(yǎng);軟硬件;管理制度

在高度信息化的市場(chǎng)環(huán)境下，以信息化促進(jìn)醫(yī)院工會(huì)檔案制度改革勢(shì)在必行。新市場(chǎng)環(huán)境必然帶來(lái)新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，醫(yī)院不能與市場(chǎng)背道而馳，而要相向而行，最重要的便是抓住前所未有的機(jī)遇，迎接種種未知的困難與挑戰(zhàn)，而這些離不開(kāi)強(qiáng)大的信息化技術(shù)支撐[1]。通過(guò)信息化建設(shè)，醫(yī)院目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了上到院長(zhǎng)室，下至臨床科室，均可利用電腦進(jìn)行無(wú)紙化辦公，大大節(jié)約了辦公時(shí)間，提高了辦公效率。同時(shí)，醫(yī)院還開(kāi)辦了自己的網(wǎng)站，隨時(shí)更新各種信息，員工可以在留言板上留言，為員工交流與醫(yī)患互動(dòng)提供了便利。醫(yī)院的信息化建設(shè)還在逐步完善之中，隨著我們的不斷鉆研和創(chuàng)新，它的優(yōu)勢(shì)將會(huì)越來(lái)越顯著。

一、醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理的重要性

做好醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理是一件非常有意義的事，絕不是追時(shí)髦、趕潮流，它可有效地優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部檔案管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)信息的電子化管理，帶來(lái)更加高效的工作[2]。一般來(lái)講，醫(yī)院工會(huì)主要受上級(jí)工會(huì)及醫(yī)院黨組織的共同領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)前很多屬于工會(huì)部門(mén)歸檔責(zé)任范圍內(nèi)的檔案都是紙質(zhì)形式的，這些紙質(zhì)文件包含著上級(jí)部門(mén)下發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)的文件、衛(wèi)生系統(tǒng)中關(guān)于本單位的一些文件等。此外，醫(yī)院還規(guī)定了每個(gè)月和每個(gè)季度任何一位員工應(yīng)提交工作總結(jié)和工作計(jì)劃，還有職工大會(huì)的相關(guān)資料、日常性會(huì)議記錄、員工個(gè)人檔案等內(nèi)容，這些在以往均以紙質(zhì)資料存在，歸檔十分麻煩，并且查詢起來(lái)非常耗時(shí)耗力，往往需要多名人員配合完成。在實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化管理之后，所有內(nèi)容需要進(jìn)行信息化處理，然后納入到相應(yīng)的管理體系之中。所以說(shuō)，工會(huì)檔案管理不僅僅是紙質(zhì)化管理，這僅僅是一個(gè)方面，更重要的是要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，使原始文件以電子化形式呈現(xiàn)，從而可更加高效地為醫(yī)院提供服務(wù)。

二、醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)不足

管理意識(shí)是在長(zhǎng)期的管理中形成的，是一種特殊的智慧，高于實(shí)踐，對(duì)實(shí)踐起指導(dǎo)作用。在醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理過(guò)程中意識(shí)非常重要，有了堅(jiān)韌的、勇于創(chuàng)新的意識(shí)，才能將這項(xiàng)工作做好。實(shí)際上大多醫(yī)院缺乏這種意識(shí)，大多檔案管理者滿足于收集、保管檔案資料的現(xiàn)狀，很少主動(dòng)參與到信息化管理中來(lái)，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。同時(shí)，由于其本身年齡偏大，學(xué)習(xí)動(dòng)力不足，無(wú)法勝任信息化管理工作，所以一直以來(lái)醫(yī)院在推進(jìn)工會(huì)檔案信息化管理工作時(shí)會(huì)面臨諸多問(wèn)題。

（二）信息化力量薄弱

近年來(lái)，許多醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，職工數(shù)量日益增多，但進(jìn)來(lái)的多是技術(shù)類(lèi)人才，管理人才較少，尤其從事工會(huì)檔案管理的人才更是鳳毛麟角。工會(huì)檔案管理崗位長(zhǎng)期無(wú)法注入新鮮血液，導(dǎo)致員工老齡化現(xiàn)象特別嚴(yán)重，雖然檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但對(duì)代表著先進(jìn)生產(chǎn)力的信息化技術(shù)手段了解較少，缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)。員工在工會(huì)檔案管理過(guò)程中常常出現(xiàn)整理不當(dāng)、資料丟失或錄入不完整的問(wèn)題。有的醫(yī)院信息化設(shè)備較為落后，這些年醫(yī)院只重視經(jīng)濟(jì)效益，更加注重對(duì)醫(yī)療器材設(shè)備投入大量資金，沒(méi)有過(guò)多資金購(gòu)置先進(jìn)的信息化設(shè)備，導(dǎo)致信息化管理工作嚴(yán)重受阻。

（三）信息化安全環(huán)境受限

醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理工作需要安全的運(yùn)行環(huán)境，這恰恰是醫(yī)院的薄弱環(huán)節(jié)。醫(yī)院充分利用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，也受到了來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放性的威脅，不可避免地遇到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，極有可能使自身暴露在網(wǎng)絡(luò)攻擊之中，工會(huì)檔案信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)大大增加[3]。目前，醫(yī)院在信息化安全方面能力較弱，對(duì)信息化攻擊抵御能力比較低，甚至一些醫(yī)院根本沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)信息化的安全意識(shí)，這導(dǎo)致工會(huì)檔案管理工作時(shí)刻處于危險(xiǎn)之中，一旦被不法分子所利用，后果將是十分嚴(yán)重的。

三、醫(yī)院工會(huì)檔案的信息化管理策略

（一）在思想上充分重視工會(huì)檔案信息化管理工作

工會(huì)檔案信息化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)化工程，首先要在意識(shí)層面上引起高度重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)必須提高信息化管理意識(shí)，將這一部分支出劃入年度預(yù)算計(jì)劃之內(nèi)，加大人、財(cái)、物的投入，使工會(huì)檔案信息化管理工作得到有力支持，為進(jìn)一步提升管理水平提供保障條件。加強(qiáng)信息化管理，首要任務(wù)是引入專(zhuān)業(yè)人才，配備真正懂信息化技術(shù)的檔案管理人員。廣大工會(huì)檔案管理工作者要有超強(qiáng)的信息化意識(shí)，將信息化管理工作作為未來(lái)努力的方向，要有較強(qiáng)的信息化服務(wù)意識(shí)，逐漸由傳統(tǒng)的手工作業(yè)條件向現(xiàn)代信息化方向轉(zhuǎn)變。要把工會(huì)檔案信息化管理工作落到實(shí)處，積極進(jìn)行相關(guān)資料的收集、整理和轉(zhuǎn)化，應(yīng)能夠利用信息化技術(shù)裝備，迅速將檔案資料信息化，然后充實(shí)到信息化管理系統(tǒng)之內(nèi)[4]。

（二）大力提高檔案管理者的基本素養(yǎng)

要改革現(xiàn)有一成不變的工作模式，給予檔案管理者再學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。一成不變的工作沒(méi)有任何創(chuàng)新，即便工作幾十年，一樣會(huì)碌碌無(wú)為，只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新理念、新技術(shù)，甚至到更先進(jìn)的企業(yè)或教育機(jī)構(gòu)再學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)先進(jìn)的檔案信息化管理工作，提高信息化處理技能。人才的選擇可以是多方面的，比如吸引年輕有活力的高學(xué)歷專(zhuān)業(yè)人才，或?qū)ΜF(xiàn)有管理人員進(jìn)行知識(shí)體系更新，派遣專(zhuān)家來(lái)院授課或主動(dòng)走出去到先進(jìn)醫(yī)院考察，進(jìn)而全面提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)[5]。要不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)，尤其是向信息化管理過(guò)渡的階段，信息化管理工作漏洞非常多，極易成為黑客的攻擊對(duì)象。所以檔案管理人員要有高度的安全意識(shí)，盡可能避免使用非授權(quán)的傳輸介質(zhì)，各項(xiàng)工作應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)范執(zhí)行，與有關(guān)安全部門(mén)合作，最大限度提高軟硬件安全等級(jí)，從而為醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理工作順利推進(jìn)打下基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)工會(huì)檔案信息化軟硬件建設(shè)

工會(huì)檔案信息化系統(tǒng)須有強(qiáng)有力的軟、硬件系統(tǒng)支撐，其全面升級(jí)也是基于這兩個(gè)方面。從硬件上講，應(yīng)主要淘汰所有落后的硬件設(shè)備，主要解決設(shè)備老化、安全的問(wèn)題，能夠支持最新的軟件系統(tǒng)，為工會(huì)檔案信息化管理提供先進(jìn)的硬件支持。要為檔案信息化管理提供專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所，應(yīng)有必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備，有完善的局域網(wǎng)系統(tǒng)，能夠方便與醫(yī)院公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)接[6]。進(jìn)一步完善醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確工會(huì)檔案信息化管理的范圍、內(nèi)容和要求，為工會(huì)檔案信息化管理提供可操作性強(qiáng)的操作規(guī)范。

（四）不斷完善信息化管理制度

醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理工作才剛剛起步，各項(xiàng)工作都處于待完善狀態(tài)。無(wú)規(guī)矩不成方圓，工會(huì)檔案信息化管理制度建設(shè)應(yīng)持續(xù)完善。要高度重視檔案信息化管理制度建設(shè)，具體來(lái)講，應(yīng)初步建立健全《工會(huì)電子文件歸檔與管理辦法》、《工會(huì)電子文件保密規(guī)定》和《工會(huì)檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)規(guī)定》，在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行相關(guān)制度的修訂和完善，爭(zhēng)取從歸檔、移交、利用的范圍、時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立嚴(yán)密的規(guī)章制度，從而提高工會(huì)檔案信息化管理制度與水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息化管理是發(fā)展的趨勢(shì)，醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)重視起來(lái)，迅速更新觀念，積極推進(jìn)信息化建設(shè)，使醫(yī)院工會(huì)檔案信息化管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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