出版社財務管理中ERP系統應用分析

劉海星

[摘 要]本文主要研究了ERP系統對出版社財務工作的作用，首先闡明了ERP系統的引進能否滿足出版社財務工作的具體要求、對工作效率產生的實際影響;其次論述了ERP系統在單書業務流程、圖書成本核算管理等方面的應用;最終得出應用ERP系統能夠有效提高出版社財務工作效率的結論。

[關鍵詞]出版社;財務管理;ERP系統

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.025

[中圖分類號]F275;F270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-00-02

1? ? ?ERP系統概述

ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃），以互聯網信息技術為基礎，主要應用于企業內部管理，最早可追溯到美國企業，經過全球化之后被世界各國企業所引進，在信息集成方面效果顯著。企業以ERP為基礎進行財務管理，一方面能夠保障企業的資產安全，另一方面能夠方便快捷地記錄財務信息、生成財務報告，有效提高經營效率。

2? ? ?ERP系統在出版行業的應用

2.1? ?合理管理出版產業鏈資源

隨著全媒體時代的發展，出版企業為了擴大市場占有率，提高自身競爭能力，不僅要依靠自由資源、固有資源，更要擁有強大的信息收納能力，應用ERP系統在某種程度上能夠實現該能力。ERP系統囊括出版產業的整條供應鏈節點，供應商、制造商、分銷渠道、顧客等以一個全面、機動的整體呈現在系統中，企業能夠通過該系統獲得各方面的實時信息，根據實際數據判斷市場走向，調整發展戰略，通過資源整合進行生產銷售活動，提高經營效率。

2.2? ?精益生產同步工程

使用ERP系統進行企業管理，具有先進、高效等優勢，且對“精益生產”“敏捷制造”這兩種主要的生產模式提供技術支持，生成集合數據?！熬嫔a”英文為Lean Production，最早源于麻省理工學院（MIT），生產管理模式相對常態，屬于企業經營戰略體系之一。在出版行業進行“精益生產”，意味著企業形成了一個整體生產管理體系，該體系涵蓋出版產業鏈，具體包含書商、供應商、顧客等，一旦形成體系，企業和他們之間的關系就有了質的飛躍，從單純的業務往來變成了合作伙伴關系，彼此之間擁有不可分割的利益勾連，其中，影響出版企業經濟活動的關鍵因素就是整體供應鏈利益。

2.3? ?事先計劃與事中控制

由于出版行業的供應鏈長，節點環節具有不穩定性，一旦出現“牛鞭效應”，就會使企業在核算成本的過程中因為某個環節出現紕漏導致整體誤差加大。使用ERP系統能夠消解該問題，提高企業工作效率，減少經濟損失。工作原理在于運用定義事務處理（Transaction）法，在核算會計科目時，同步記錄資金流動和物流，保持數據統一性。如果出現問題，ERP系統可對資金流動方向進行追蹤，找到相關業務進行核算，通過讓資金信息與物料信息始終保持同步的方法，進行財務控制與決策。

2.4? ?出版集團實施ERP的優勢

早在20世紀90年代，國外就誕生了ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃），作為一種在當時十分先進的新型企業管理理念，ERP來源于制造行業領域的經驗，即MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning Ⅱ，制造資源計劃），但又存在明顯差異，MRPⅡ重視資金流和企業物流信息集合，主要在制造業發揮作用。事實上，20世紀80年代末期，ERP理論策略被廣泛應用于出版行業。在實施ERP后，企業管理結構和運行機制得到了極大改善。在國內，青島出版社、人民教育出版社和中國高等教育出版都不約而同地引入了ERP系統，并取得了非常不錯的成效。作為一個可以提供更多有效解決方案的軟件，ERP在經過多次優化改進后，變得更加適合出版企業，這也是ERP策略提供商的目的之一。

ERP系統將所有集團信息集中在一個新系統中，提高了信息共享效率，加快了信息交流和處理速度，提升了管理控制方面的效率，強化了各個職能部門之間的聯系，使信息更加通暢，管理體系和運行機制順暢，對集團長遠發展極為有利。目前，大多數出版集團沒有實行統一的財務管理制度，下屬各個單位的財務基本獨立，無法進行實時監控，嚴重影響集團會計核算管理。但引入ERP系統后，模塊化的設計讓財務管理和會計核算更加清晰，且ERP實行了分級管理，可以將下屬單位的所有財務信息及時匯總到集團，統一財務核算規則。此外，集團可以通過該系統實時掌握下屬單位的財務狀況和會計核算情況，便于集團調整財務計劃和優化財務策略，重新整合分配財務資源，提高資源利用效率，使管理更加精細化，會計核算更加準確，可以一目了然地看清各個下屬單位的經營情況。

3? ? ?ERP系統對出版社財務工作的影響

在計劃經濟體制對出版業的長期影響下，傳統財務管理對企業的正常收益產生各種影響，主要原因在于編制財務預算的時間比較長。由于出版行業的特殊性，對財務管理工作會產生以下兩個方面的影響。第一，為了適應市場規律，滿足消費者需求，出版圖書種類雜多，無論是新出版的書目或是大批量重印書，均占總成本比例的一大部分，造成財務管理工作困難。第二，成本項目龐雜。無論是作者稿酬，還是編審、校對、版權、印刷等費用，都由于漫長的結算周期對成本結算產生重大影響，有些甚至售罄之后還未進行成本結算，讓成本核算工作難上加難。而ERP系統以其強大的資源整合能力，通過信息平臺記錄產品數據，實施信息共享，全程控制圖書產品的生命周期，對編輯、印刷、分銷等流程進行統一把控，有效整合各環節的管理工作，有助于財務管理人員查閱相關數據，有效進行財務分析，提高預算質量。

4? ? ?ERP系統在出版社財務工作中的應用策略

4.1? ?在單書業務流程中的應用

運用ERP系統統計單書業務流程時需要以下3個步驟。第一，完善編輯模塊信息。形成選題卡片，將圖書的基本信息，如頁數、日期、版權等依次記錄在卡片上;在進行出版編輯時，財務管理者在卡片上記錄包括稿費、編審費等各流程的費用標準。第二，編輯出版模塊。該模塊生成的書目編碼作為圖書“身份證”，具有唯一性。為了判斷原材料出庫標準，還將形成卡片、發印單等憑證。第三，使用財務功能模塊。該模塊主要用于書籍成本預算復核，具體根據圖書的集成數據控制單本書的預算成本;在系統內生成書籍費用領取單，該領取單包含稿酬及各種勞務費用，作為財務人員的記賬憑證，而該數據獲取只需要對書目編碼進行查詢即可，十分方便快捷，一方面大大減少財務管理工作，另一方面明確各個業務流程的財務數據。

4.2? ?在成本核算中的應用

對成本結轉、歸集等是出版社進行成本核算管理的核心內容。通過ERP系統進行單本書費用的成本核算內容如下。首先，通過編務模塊、出版模塊的合同記錄，在圖書成本核算卡的幫助下歸集成本;其次，在出版模塊中生成入庫單，核算從生產到庫存產品的成本，同時根據銷售清單核算業務成本;再次，利用紙張管理模塊，在系統中錄入詳細的用紙情況（類型、單價、承印廠、數量等），經過審核之后打印出庫單，并將該賬目歸集到圖書成本，及時進行記錄;最后，結算印刷、排版費用，核算單本書印刷總成本，由財務管理人員進行審核。以上所有的信息都可以輕松地在ERP系統成本明細模塊中進行書目編碼檢索之后得到。

4.3? ?在預收賬款與應收賬款中的應用

合理應用ERP系統對提高出版社的財務管理能力十分有效。該系統通過連接發行模塊、財務部門應預收模塊，優化預收賬款、應收賬款的管理方式，例如在二者之間引進客戶管理模塊，該模塊詳細記錄了每個客戶的所有信息，包括基本資料、信用額度、來款明細等。在ERP系統的層次性運行中，財務管理者清晰記錄客戶往來的每筆賬款，實現客戶群體的分類管理，通過客戶預收、應收賬款，明確每筆賬款的歸屬情況，有效減少人工核對的工作時間，提高財務工作質量。

5? ? ?結 語

出版社使用ERP系統優化財務管理，主要表現在提高該系統對賬款、成本核算、單書業務等方面的管理能力。出版企業應用ERP系統，突破了傳統財務管理模式，進一步提高了企業的財務管理水平，促進企業內部優化，有利于提升市場競爭能力，搶占市場占有率，實現企業全面可持續發展。

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