民營(yíng)企業(yè)檔案收集中存在的問(wèn)題及對(duì)策

馮愛(ài)玲 何衛(wèi)冰

【摘要】民營(yíng)企業(yè)檔案反映了民營(yíng)企業(yè)的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，體現(xiàn)了企業(yè)文化的沉淀，對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷史記錄有著重要作用。企業(yè)檔案工作質(zhì)量的高低，關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益，并直接或間接地影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。檔案收集工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，檔案收集完整是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。筆者在多年民營(yíng)企業(yè)檔案管理的工作實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)檔案收集中存在一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出解決方案，供民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作者探討。

【關(guān)鍵詞】檔案收集;問(wèn)題;對(duì)策

一、檔案收集中存在的問(wèn)題

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)像雨后春筍般迅速發(fā)展壯大起來(lái)。隨著企業(yè)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，檔案在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中顯得日益重要，很多企業(yè)負(fù)責(zé)人意識(shí)到檔案是公司的寶貴財(cái)富，要求收集好進(jìn)行存檔。由于檔案是原始的歷史記錄這一特性，事后無(wú)法再造，如果當(dāng)時(shí)形成的文件材料沒(méi)有及時(shí)留存，后續(xù)想要利用非常困難。檔案收集工作的質(zhì)量直接影響了日后的使用，從而對(duì)企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生直接或間接影響。

本人在多年的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，雖然企業(yè)中各職能部門大多能積極配合檔案室的工作，按時(shí)將本部門產(chǎn)生的材料移交到檔案室，檔案室為保證文件電子版的準(zhǔn)確性、完整性，會(huì)通過(guò)一些現(xiàn)代手段，比如BPM系統(tǒng)端口與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接以直接完成文件的電子版的歸檔工作。但由于種種原因，企業(yè)檔案在收集中還是存在一些問(wèn)題。一是檔案材料收集不齊全，比如請(qǐng)示批復(fù)，只歸檔了批復(fù)，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的請(qǐng)示;職代會(huì)材料只歸檔了會(huì)議議程等材料，而會(huì)議中的選舉材料、選票、照片沒(méi)有歸檔;申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)材料只歸檔獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯等結(jié)果材料，申報(bào)材料卻未歸檔。二是檔案資料不完整。雖然各類檔案都能按期歸檔，但在利用過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)部分檔案存在缺失情況。比如企業(yè)中層干部會(huì)議例會(huì)材料，個(gè)別月份沒(méi)有歸檔;企業(yè)的采購(gòu)合同雖然每年都能及時(shí)歸檔，但是在利用過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)有個(gè)別合同未歸檔情況;照片檔案雖然按年度歸檔，但也存在部分活動(dòng)的照片未歸檔情況。三是檔案資料不準(zhǔn)確。各類檔案資料雖能完整歸檔，但是在利用過(guò)程中存在部分檔案資料不實(shí)用的情況。如設(shè)備安裝布局圖、公用管網(wǎng)竣工圖、給排水竣工圖等歸檔圖紙與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際不一致，究其原因是歸檔的圖紙并非最終版本;企業(yè)負(fù)責(zé)人出席大型活動(dòng)或內(nèi)部會(huì)議的講話稿，歸檔的電子版和實(shí)際講話紙質(zhì)版內(nèi)容有出入，因歸檔的是草稿或中間的修改稿，而非定稿。

二、問(wèn)題形成的原因

（一）企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作不重視。民營(yíng)企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作不了解，或認(rèn)為檔案不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，所以對(duì)檔案工作不夠重視，沒(méi)有安排專業(yè)的檔案人員來(lái)管理檔案，甚至沒(méi)有獨(dú)立的檔案室、檔案庫(kù)房。

（二）文件形成人員檔案意識(shí)淡薄。部分技術(shù)人員觀念存在偏差，認(rèn)為自己設(shè)計(jì)的材料是自己的心血，屬于個(gè)人的財(cái)富，不肯拿出來(lái)“共享”;科研人員只重視結(jié)果，中間的實(shí)驗(yàn)過(guò)程、數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)記錄下來(lái)存檔;企業(yè)職工在工作中憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為對(duì)工作用處不大就對(duì)材料隨意丟棄，不進(jìn)行保存或歸檔。

（三）行政指導(dǎo)不足。由多個(gè)部門參與策劃組織的大型活動(dòng)檔案材料會(huì)分散在各個(gè)部門，如果缺乏行政指導(dǎo)，可能存在收集過(guò)程中有推諉扯皮現(xiàn)象，導(dǎo)致歸檔材料不齊全。

（四）缺乏有效的考核機(jī)制。檔案室位卑權(quán)小，對(duì)各部門、子公司的歸檔情況沒(méi)有考核權(quán)限或者考核力度占比過(guò)小，對(duì)部門、子公司的考核結(jié)果不會(huì)造成大的影響，導(dǎo)致各部門、子公司對(duì)檔案歸檔工作不夠重視。

三、解決檔案收集問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)以上檔案收集中存在的問(wèn)題及原因，檔案人員可以從以下幾方面著手，提高檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性，從而保障檔案工作的正常開(kāi)展。

（一）制定可操作的檔案歸檔制度。檔案室會(huì)同各職能部門制定出可操作性的歸檔制度，細(xì)化歸檔范圍和歸檔要求。比如科研檔案，需要了解研發(fā)各個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生什么材料，之后列出應(yīng)歸檔清單及要求，同時(shí)將歸檔要求列入項(xiàng)目檔案管理制度中，通過(guò)制度進(jìn)行約束，確保科研人員能按制度要求對(duì)科研活動(dòng)產(chǎn)生的材料及階段性的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行整理及歸檔，以便為以后的科研活動(dòng)提供借鑒作用。

（二）加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣貫。通過(guò)企業(yè)集團(tuán)報(bào)、企業(yè)微信公眾號(hào)等方式在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案法、歸檔制度等進(jìn)行專題宣傳，加強(qiáng)員工的歸檔意識(shí)。在宣貫中要讓員工明白，工作中產(chǎn)生的各種資料特別是技術(shù)材料不僅是自己的財(cái)富，更是公司的財(cái)富，不能自己私藏，技術(shù)材料的歸檔是一項(xiàng)法定義務(wù)。通過(guò)典型檔案利用案例的宣傳，使各部門負(fù)責(zé)人了解檔案的重要性，積極配合檔案室做好本部門的資料歸檔工作，在行政上對(duì)文件形成人員進(jìn)行制約。引導(dǎo)員工變被動(dòng)為主動(dòng)，能支持并將工作中產(chǎn)生的材料進(jìn)行認(rèn)真整理，做好歸檔工作。

（三）檔案員根據(jù)企業(yè)情況及時(shí)修訂歸檔范圍。民營(yíng)企業(yè)對(duì)內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整后，工作內(nèi)容也會(huì)變化，原來(lái)的歸檔范圍可能不適應(yīng)新的機(jī)構(gòu)設(shè)置，檔案室要及時(shí)與調(diào)整后的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解機(jī)構(gòu)調(diào)整后的工作內(nèi)容，會(huì)產(chǎn)生哪些材料，哪些材料需要?dú)w檔，及時(shí)修訂歸檔范圍及要求。不讓任何重要材料遺漏在歸檔范圍之外，不讓重要材料處于無(wú)人監(jiān)管的狀態(tài)，從而避免公司檔案收集不全，影響公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，甚至給公司造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。

（四）對(duì)文件的形成進(jìn)行超前控制。歸檔文件的質(zhì)量很多是在文件形成時(shí)就已經(jīng)決定了的，事后無(wú)法彌補(bǔ)，比如重要會(huì)議的會(huì)議記錄不全、重要活動(dòng)的照片、視頻等沒(méi)有及時(shí)拍攝，這些都會(huì)影響歸檔文件的完整性。所以檔案人員需提前介入檔案收集工作，從源頭抓起，在文件形成初期就對(duì)相關(guān)部門人員進(jìn)行提醒、督促，對(duì)文件形成質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。檔案人員需關(guān)注企業(yè)文件，對(duì)企業(yè)的工作計(jì)劃進(jìn)行了解，遇到重要活動(dòng)，要提前聯(lián)系活動(dòng)組織人員，并提醒活動(dòng)策劃人員、實(shí)施人員注意保存活動(dòng)實(shí)施中產(chǎn)生的文字材料、圖片、視頻等，在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理做好歸檔工作。生產(chǎn)安裝、基建施工中可能會(huì)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)施工，導(dǎo)致歸檔的圖紙?jiān)诤罄m(xù)利用時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)跟實(shí)際施工不一致的情況，這會(huì)給后面的維修工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響，因此要提醒并督促技術(shù)人員，如遇現(xiàn)場(chǎng)施工變更，應(yīng)及時(shí)對(duì)整理好的圖紙進(jìn)行更改，要保證最后歸檔的竣工圖紙跟實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)施工情況完全一致。

（五）檔案室要對(duì)歸檔材料嚴(yán)格、全面驗(yàn)收。檔案室不能被動(dòng)接收，不能收到什么就是什么，要對(duì)各職能部門、技術(shù)部門歸檔的材料對(duì)照歸檔范圍及要求進(jìn)行逐一核對(duì)，不僅要看歸檔的種類是否齊全、每類材料是否完整、更要對(duì)歸檔材料的準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)收;如果有電子版的，要檢查電子版是否可以打開(kāi)，是否與紙質(zhì)材料一致，確保歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性;對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。

（六）建立健全的考核制度，建立責(zé)任追究制。部分檔案的特殊性決定了在收集整理中只能對(duì)檔案類別進(jìn)行驗(yàn)收，很難對(duì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行驗(yàn)收，只能在日后的提供利用中才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，但是已經(jīng)無(wú)法彌補(bǔ)。鑒于這種情況，檔案室應(yīng)采取相應(yīng)的措施，不只是對(duì)當(dāng)年歸檔情況進(jìn)行考核，還要建立事后追溯考核機(jī)制，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的責(zé)任部門及責(zé)任人進(jìn)行事后追溯考核，通過(guò)行政手段進(jìn)行約束。比如合同，法律事務(wù)部門會(huì)在年初歸檔上年度簽訂的合同，檔案室只能驗(yàn)收合同類檔案已經(jīng)歸檔，但是具體簽訂了多少份合同，有沒(méi)有遺漏很難驗(yàn)收，在事后利用發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)必須對(duì)責(zé)任部門進(jìn)行考核。

（七）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案來(lái)源于各部門和子公司，同時(shí)服務(wù)于各部門和子公司，檔案的產(chǎn)生部門和利用部門對(duì)本部門檔案的內(nèi)容和重要性最為了解，因此檔案部門應(yīng)牽頭建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在各部門、子公司設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)所屬部門及子公司檔案的收集移交工作。檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各部、子公司兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)，積極開(kāi)展多種形式的培訓(xùn)和交流活動(dòng)，將檔案收集移交的及時(shí)性和完整性納入該兼職檔案員的月度工作考核和年度工作考評(píng)中。

（八）定期舉辦檔案展覽。員工沒(méi)有歸檔意識(shí)，大多源于對(duì)檔案沒(méi)有概念，不知道什么是檔案，認(rèn)為檔案跟自己無(wú)關(guān)，都是領(lǐng)導(dǎo)、秘書(shū)、技術(shù)員的事情。檔案室可以通過(guò)選擇一些公開(kāi)檔案舉辦檔案展覽，提高全員的檔案意識(shí)，比如照片檔案展覽，選擇年代久遠(yuǎn)的組織活動(dòng)的老照片、老廠房照片等在展廳、會(huì)議室、食堂場(chǎng)所舉辦展覽，員工看到自己年輕時(shí)和同事一起工作、活動(dòng)的場(chǎng)景肯定很驚喜，定能勾起他們對(duì)年輕時(shí)的歲月的記憶，甚至他們會(huì)感嘆，檔案室還有這么珍貴的照片！以后搞活動(dòng)如果有好的照片也會(huì)積極送到檔案室歸檔，積極配合檔案收集工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，由于民營(yíng)企業(yè)的復(fù)雜性，作為民營(yíng)企業(yè)檔案員，不僅要不斷學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)新知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)水平，還要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)組織架構(gòu)的變化，及時(shí)與各職能部門、子公司積極溝通，才能制定出適合本企業(yè)的可具操作性的檔案歸檔范圍及要求，進(jìn)而做好本企業(yè)的檔案收集工作，為本企業(yè)的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。