略論檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢

李娟

【摘要】檔案管理工作發展至今，經歷了一個漫長的演變過程。在這一過程當中，單位的重視程度、政府的政策支持以及相關工作的人員的素質水平都會對其產生影響。檔案管理現代化是時代發展的必然產物，本文就針對檔案管理現代化中檔案管理原理的運用進行了淺要的探討分析，希望可以為檔案管理工作的開展提供一份有利的基礎保障。

【關鍵詞】檔案管理 現代化 檔案管理原理 運用

一、檔案管理現代化的具體內容

其一，管理措施的現代化。檔案管理工作的開展需要科學合理的管理措施作為支撐，充分結合實際管理情況，選取是一檔案管理工作開展的措施，有利于發揮檔案管理工作的社會服務性能，從而有效推進檔案管理工作的有序開展。

其二，管理理念的現代化。眾所周知，我國人口眾多，且大部分人群皆面臨著就業難的問題。在這樣的大背景下，檔案管理工作的難度也有所提升。想要充分實現檔案管理的現代化，就必須從本質上轉變傳統的管理理念，給予檔案管理足夠的重視，切實從日常工作中進行轉變，充分發揮檔案管理的服務性，為檔案管理工作的開展提供一份有效的基礎支撐。

其三，管理方法的現代化。只有理念，沒有實踐，是難以發揮檔案管理現代化的實際作用的。為此，相關工作人員應當尋求更具實用性的管理方法，充分結合檔案管理工作自身的特點，并結合現代化的技術原理，充分利用檔案管理系統的人力資源，盡可能的付出最少的資金起到最大的社會服務作用。

二、檔案現代化視角下企業檔案管理過程當中存在的主要問題

1.存在嚴重的采集重歸檔現象

在我國大部分的企業檔案管理中，第一個存在的問題就是存在非常嚴重的采集重歸檔的現象。這種現象的產生原因，主要是在對檔案進行分類的過程中，通過參考相關規定和標準之后，通常將企業活動開展過程當中涉及的檔案分為財會檔案、聲像載體檔案、設備檔案、人事檔案、業務檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響，使得大部分的檔案數據采集工作都存在著以前理論性結果為主要依據，而沒有對采集過程當中涉及的問題和檔案本身存在的問題進行管理。這就讓企業內容的檔案出現了含混不清的情況，其中的很多內容在不整理的情況下，都出現了材料壞死無法使用的情況。因此導致我國大部分企業檔案管理工作都處于一個名存實亡的狀態。這其主要的主要表現就是不同類型的檔案所涉及的領域是完全不同的，如果出現了人員調動，而補充進來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無法使用，因此必須加以重視。

2.整體企業管理模式相對單一

企業檔案管理模式單一也是一個非常常見的情況，這主要是因為大部分工作人員在對企業檔案進行管理的過程當中，往往花費大量時間來進行歷史性的檔案考察和利用，然后根據組織相關活動和下發相關文件的方式開展管理工作，對于搜集的各種檔案信息，也是利用這種單線程發揮的方式來實現檔案信息的嚴格考察和優化利用。這樣的辦法雖然能夠很好的查詢到檔案的相關情況，但是卻不能非常好的保證企業文件的聯系性，因為這種整理是單一的，針對單個文件的，而不是針對整體的，因此在實際的使用過程中，就會導致這種管理是效率較低的。但是因為歷史原因，這種管理的辦法最早被檔案管理人員所使用，因此就成為了人們最喜歡的一種方式，全然不顧實用性。

三、在檔案現代化視角下全面加強企業檔案管理的有效措施

1.建立較為完善的元數據檔案管理體系

在當前大數據時代中，元數據檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進的數據庫和計算機來進行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實客觀地反映企業工作開展過程當中的具體情況，還能夠將真實的原始數據呈現在管理人員眼前。尤其是在一些較為復雜的檔案處理過程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會浪費大量的時間，不能滿足企業的具體需求，從而導致了問題的出現。而且元數據本身也能夠通過單一組別的數據對比，來進行內容的拓展，從而更好的將內容引申到各個領域的檔案之中，從而解決了分類不夠專業的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升，確保檔案應用更好的發揮效果。

2.全面加強管理數據倉庫的有效建立

數據倉庫的建立是當前企業檔案管理中客觀公正的一個保障，因此必須要全面的進行建設。這是因為，企業檔案管理的數據中心數據庫不僅記錄了與檔案管理有關的各種信息，同時也能穩定地向管理人員展現不同時間段檔案管理數據集合。而中心數據庫中能夠定時的排查其中的內容，從而確保數據庫中的內容不會出現丟失等情況，這樣就全面的保障了數據庫中數據的安全性，而且作為根據，也更容易進行檢查。同時，中心數據庫本身能夠進行內容的增加和刪減，但是卻不能進行內容的修改，這就確保了中心數據庫中的數據都能夠公平公正，不會出現被篡改的情況。

3.全面加強企業信息化設備的資金投入

我國當前企業的發展戰略中，企業的檔案管理信息化并不是主要戰略目標，因此在此方面的發展中就會出現資金投入過少的情況。因此，想要更好的提升企業檔案管理融入大數據理念的效果，那么就需要不斷的加強資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項目挪用，從而建設處一個專項基金的內容，每一次當企業進行升級的時候，都可以直接從專項基金中進行資金的使用，而不需要逐層申報，這樣可以極大程度的節省時間，并且獲得資金。

總結：綜上所述，檔案中包含了許多重要的信息，無論是在何種單位當中，檔案管理工作都是必不可少的一個部分，具有著極為重要的實際價值。當前形勢下，傳統的檔案管理原理已經難以滿足現階段的發展需求，為此，我們應當立足于實際情況，對于檔案管理原理進行科學合理的分析，通過運用現代化的理論知識來推動檔案管理工作朝著現代化的方向發展，確保檔案資源安全性的基礎之上加強對于檔案的防控管理，避免外界因素對于檔案管理工作造成不良影響，從而更大程度上發揮檔案管理工作的實際價值，提升檔案管理工作的效率，推動檔案管理工作朝著更好、更優的方向發展。

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