淺析檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題及對策

韓英娟

摘要：隨著檔案管理工作的逐漸深入，其信息化建設(shè)范圍逐漸擴大。同時，其檔案信息化建設(shè)也越來越受到人們的重視。但縱觀實際，檔案信息化建設(shè)問題仍層出不窮。本文就此展開了討論，先是深入實際分析了其中存在哪些問題，然后提出了有效的解決對策，保證檔案信息化建設(shè)的順利實施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 問題 對策

在信息時代，檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理行業(yè)的主流發(fā)展趨勢。但若要真正保證檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，檔案管理部門就應(yīng)正視其中存在的問題，并充分利用各種方法、理念，解決這些問題。

一、檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

1.技術(shù)問題

檔案信息化建設(shè)需要足夠的技術(shù)支撐。但是由于檔案自身復(fù)雜性特點、檔案管理人員不重視等因素的影響，信息化建設(shè)技術(shù)并沒有得到充分應(yīng)用。尤其是安全技術(shù)的缺乏，嚴重影響到了檔案的安全。另外，信息時代，信息技術(shù)日新月異。檔案管理部門不僅僅要重視引入信息技術(shù)，更要重視不斷更新信息技術(shù)，提升檔案的安全性、保密性。

2.專業(yè)人才缺乏

檔案信息化建設(shè)需要具有檔案管理技能，了解網(wǎng)絡(luò)知識、計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。但就大多數(shù)檔案管理部門來說，其老齡化特征明顯。尤其是還存在一崗多職的現(xiàn)象，嚴重影響到了檔案的信息化建設(shè)。但這也意味著檔案管理單位不僅僅要重新引進專業(yè)人才，更要對在職業(yè)人員進行再教育。

3.安全問題

檔案資源整合、共享、傳播等環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)安全問題。尤其是網(wǎng)絡(luò)安全的影響，檔案的信息化安全問題日益明顯。考慮到無法完全解決檔案的信息安全問題，檔案管理部門應(yīng)在檔案信息化建設(shè)過程中，提前完善檔案的安全化管理體系，消除安全漏洞，保障檔案信息資源的安全。

4.資金投入不足，信息化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

檔案信息化建設(shè)需要引進大量的檔案管理設(shè)施、專業(yè)的管理人才、前沿的建設(shè)技術(shù)等。這些都需要大量的資金做支撐。但實際上大部分檔案管理單位并不能夠投入足夠的建設(shè)資金。尤其是在一些經(jīng)濟不發(fā)達的地區(qū)，其信息化建設(shè)資金更加缺乏。大部分檔案信息化建設(shè)項目多是在原有的基礎(chǔ)上進行改進。建設(shè)資金的嚴重缺乏就會影響倒檔案的信息化建設(shè)。

二、解決檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)問題的對策

1.加大檔案信息化建設(shè)的技術(shù)研究

隨著檔案信息化的深入，技術(shù)問題逐漸成為其主要建設(shè)問題。為此，相關(guān)單位應(yīng)積極開拓思維，加大高新技術(shù)的研究，解決現(xiàn)有的檔案信息化建設(shè)難題，保障檔案的信息化建設(shè)質(zhì)量。

首先，應(yīng)加大“信息孤島”問題的研究，整合現(xiàn)有的檔案資源，實現(xiàn)檔案資源共享。比如說可嘗試采用“物理分布、邏輯統(tǒng)一”的檔案信息資源融合系統(tǒng)，并充分利用xML技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等，解決技術(shù)異構(gòu)問題，構(gòu)建集成化的檔案資源系統(tǒng)。其次，在檔案信息化建設(shè)過程中，為了解決各種個性化服務(wù)問題，研究人員應(yīng)加大各種信息技術(shù)的研究，并充分利用這些技術(shù)，打造完善的服務(wù)平臺，提升檔案服務(wù)水平。比如可利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，分析用戶行為、偏好，建設(shè)個性化服務(wù)平臺;利用新媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)技術(shù)等，搭建遠程服務(wù)、信息推送、智能檢索等服務(wù)框架。最后，為了解決檔案的安全問題，研究人員應(yīng)加大防護技術(shù)的研究，積極采用新技術(shù)應(yīng)對最新的安全問題，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。

2.加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)

檔案管理的專業(yè)性較強。若要提升檔案的信息化建設(shè)水平，就需組建一直專業(yè)的人才隊伍。尤其是要有技術(shù)性強、觀念新的新生力量，改變傳統(tǒng)檔案管理部門的人才結(jié)構(gòu)。

引進人才畢竟有限。檔案管理單位還應(yīng)加大現(xiàn)有管理人員的繼續(xù)教育。比如開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)水平。同時，為了避免教育培訓(xùn)工作流于形式，培訓(xùn)人員應(yīng)緊跟時代，及時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，創(chuàng)新培訓(xùn)方法，從而充分調(diào)動管理人員的學(xué)習(xí)興趣。另外，為了穩(wěn)定人才隊伍，檔案管理單位應(yīng)積極采用激勵機制，適當(dāng)提高檔案管理人員的待遇。

3.加強檔案信息化建設(shè)中的安全管理

檔案的信息化安全管理工作需要各部門、各人員的共同努力。同時，檔案管理部門還可借助各種安全保護措施、技術(shù)，提升檔案的安全性。

首先，檔案管理部門應(yīng)落實安全管理職責(zé)。確保責(zé)任到人，保證信息數(shù)據(jù)庫的安全。其次，為了盡可能地減少網(wǎng)絡(luò)問題，技術(shù)人員應(yīng)積極采用防火墻技術(shù)、殺毒技術(shù)等安全保護技術(shù)，消除網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。同時，技術(shù)人員還應(yīng)及時架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng)，合理控制計算機用戶的權(quán)限，加強共享資源的訪問設(shè)置和保護等。再者，檔案管理部門還應(yīng)完善安全管理制度，要求管理人員能夠從自身做起，做好基本的安全防護。比如及時檢查網(wǎng)絡(luò)線路、通電線路等，保證檔案管理系統(tǒng)的安全。同時，要求技術(shù)人員能定期做好系統(tǒng)檢查、及時更新防御系統(tǒng)等工作。最后，還應(yīng)加大管理人員的保密意識教育，提高檔案的安全性。

4.加大檔案信息化的資金投入

為了保證檔案信息化的順利建設(shè)，檔案管理部門在建設(shè)前就應(yīng)做好資源準(zhǔn)備，盡量提前做好資金預(yù)算，避免造成檔案信息化建設(shè)的停滯。同時，各機構(gòu)、各部門還應(yīng)嘗試拓寬融資渠道，加大檔案信息化建設(shè)的投資。如以合作方式，邀請其它機構(gòu)、部門加入檔案信息化建設(shè)。另外，檔案管理部門還應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)實際，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提升檔案信息化建設(shè)項目的經(jīng)濟性，從而節(jié)約建設(shè)資金，保證檔案信息化建設(shè)的順利開展。

綜上所述，在檔案信息化建設(shè)規(guī)模逐漸擴大的背景下，考慮到各方面因素的影響，檔案管理部門應(yīng)深入建設(shè)實際，深入分析檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，并積極采用最新的信息化建設(shè)方法，解決這些問題，從而提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。也只有這樣才能進一步加快我國檔案管理行業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。