高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題探討

楊磊

◆摘 要：學校在發展過程中，教學思想、不同時期的教學政策都是通過高校檔案進行記錄，可以說通過高校檔案能夠充分了解教師以及學生的成長情況，對于學校而言是非常重要的教學資源。在現階段，采用傳統的工作思路對檔案進行管理，已經不能在要求上對師生進行滿足。而且在信息化發展的社會進程中，建立數字化檔案管理已經成為目前必然的發展趨勢。本文主要從高校檔案管理數字化存在的問題進行討論，提出了一些相應的實現措施。

◆關鍵詞：高校檔案管理；創新；數字化

一、高校檔案管理數字化存在的問題

1.管理理念落后

在信息化發展進程中，實現高校檔案管理的數字化已經成為了一種必然地發展趨勢。隨著各種軟硬設備的更新，高校檔案也已經完成了信息管理系統的初步開發，甚至很多學校已經開始投入使用。但在高校檔案管理理念和管理方法上仍然比較落后，對計算機的輔助作用沒有進行充分發揮，依然采用傳統的手工工作流程進行管理。在傳統的工作方法上，檔案管理工作呈現出的狀態是重視檔案管理但輕視檔案利用。就目前的工作模式而言，在形式上檔案管理工作和檔案資料已經發生了轉變，但是在管理方法上并沒有發生根本性變革。現在所謂的檔案管理數字化，只是將傳統的工作環境轉移到了計算機設備中，這種轉變在工作效率上并不能對相關工作人員進行提高，相反還在工作強度上對其進行了加大。在國外對高校檔案進行管理時，會先將檔案資料進行分類，但這些在我國并沒有得到很好的實現。通過對我國的高校檔案管理模式進行調查可以發現，目前在硬件設備上已經基本完成，但在管理理念和系統功能開發上還存在較大的問題。

2.缺乏統一化和標準化

統一化和標準化的缺失主要體現在以下幾個方面：首先，學校在進行內部檔案管理時，各個部門之間并沒有溝通協作，而是各自為政。而且因為各部門的工作性質不同，導致資料在形式上有所區別，各個部門對其都有自己的要求，從而使得在統一化和標準化上沒有辦法實現。其次，目前多數高校仍然隸屬于不同的主管單位，有些高校歸國家教育廳主管，有些高校則歸省教育廳或者市級教育單位主管，不同的教育單位對檔案資料進行管理時往往具有不同的標準，使其帶有明顯的“地域色彩”，缺乏統一化和標準化。最后，在高校檔案管理系統的組成方面，各個高校之間也存在明顯的不同。一般情況下，管理系統主要包括硬件和軟件，對于硬件設備的采購主要是由高校自己負責，不同高校在系統功能上的要求可能會存在差異。同時，在系統的軟件部分也會存在一些區別。這些差異導致檔案館在對檔案資料進行聯系時無法得到保證。檔案管理數字化如果不能實現統一化和標準化，將注定只是一種工作形式，發揮不了任何作用。

3.系統安全缺乏經費

在對高校檔案進行管理時，管理系統一般需要對校園網絡進行接入，有時還會涉及到其他網絡，這就導致眾多的網絡病毒侵入到檔案管理系統中，在安全性上對其造成威脅。再加之一些檔案管理人員沒有較強的信息安全意識，在操作過程中可能會因為一些誤操作引入病毒。在系統安全方面，另外一個主要內容就是對數據庫進行建設時缺乏整體性考慮，導致最終的數據庫規模較小。這樣的數據庫在維護很不方便，對病毒的抵御能力也比較差，而且很容易在不同部門之間出現重復建設現象，造成資金浪費。高校檔案中的信息不僅包括學校開展的日常工作內容，還包括一些學校的機密信息，一旦發生信息泄露，將會對學校造成很大的損失。此外，經費問題也是檔案管理系統建設過程中的一個主要問題，這種問題在很多學校都很普遍。主要是因為學校領導對檔案管理系統建設不重視，還有一些是因為涉及經費投入的方面比較多，而申請的資金又有限造成的。

二、實現數字化管理的措施

1.對管理理念進行更新

實現高校檔案管理數字化需要在管理過程中對信息技術進行運用，也需要對管理理論和方法進行革新，這就要求工作人員具有先進的管理理念，才能在新的工作指導方針下建立一套完善的工作制度。在對高校檔案進行管理時，管理層的知識結構對其有著非常重要的影響，如果管理層的知識結構較完善，那么高校檔案管理工作就可以順利開展。因此，對高校檔案管理隊伍進行建設時，一定要讓其具備現代的科學技術和先進的理論知識。

2.對管理軟件進行推廣

對檔案管理系統進行數字化建設，首先需要解決的一個問題就是，檔案的電子化管理，需要在管理過程中建立檔案數據庫，建立文件目錄將以往的資料進行存儲。這也就意味著需要從第一批文件資料開始，錄入所有的資料，并對這些資料進行分類保存。這樣的管理方式能夠有效避免因為保管不當出現的損毀，在工作人員檢索和瀏覽時也會更加方便。其次，應該對檔案管理軟件進行推廣，即便是在一所高校內部，不同的學院也會建立自己的檔案室。因此，對檔案管理軟件進行推廣，能夠在統一性上對學校檔案管理進行保證。

3.對安全化措施進行加強

高校檔案不僅是重要的社會資源，也涉及到高校管理過程中的一些機密信息，因此一定要加強安全管理，防止被他人所利用。進行高校檔案管理信息化工作時，很容易受到網絡病毒的影響，發生信息泄露，為了解決這一問題需要對工作人員的信息安全素養進行提升。此外，檔案在以數據形式進行保存的過程中，很容易因為各種操作而失去原始記錄，工作人員在保存數據的過程中就要認真對待，避免信息丟失。同時，也應該對高校檔案管理的安全措施進行加強，高校檔案管理人員必須意識到檔案管理的重要性，增強責任感和使命感。

三、結束語

綜上所述，在新的發展形勢下，仍然根據傳統管理理念對高校檔案進行管理已經不能在在需求上對師生進行滿足，對檔案管理系統進行數字化建設已經成為目前必然的發展趨勢。為了實現這個目標，需要管理人員在管理理念上進行更新，在安全措施上進行加強，并對檔案管理系統進行推廣，促進檔案管理數字化建設。

參考文獻

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