人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對策分析

內(nèi)蒙古自治區(qū)人口與發(fā)展研究中心 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

人力資源是企業(yè)管理中的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展起著重要作用。人力資源管理部門主要負(fù)責(zé)引進(jìn)人才，并發(fā)展員工身上的優(yōu)勢，從而將員工安排在適合的工作崗位上，有效發(fā)揮員工身上價(jià)值，將人力資源管理工作做到位。因此，要想做好人力資源管理工作，首先就要做好人力資源檔案管理工作，清晰明了的記錄各個(gè)員工相關(guān)信息，但傳統(tǒng)手工記錄不僅工作量大，而且任務(wù)繁雜，再加上對檔案管理信息化分類不當(dāng)，在后期管理過程中容易出現(xiàn)雜亂無章現(xiàn)象，而將信息化應(yīng)用在人力資源檔案管理過程中，可以有效提高工作質(zhì)量與工作效率，又能方便工作人員快速找到相關(guān)人員信息。

1 人力資源檔案管理信息化的影響因素

1.1 檔案管理信息化意識(shí)欠缺

和其他發(fā)達(dá)國家相比，我國人力資源檔案管理信息化應(yīng)用程度不高，因此，工作人員在檔案管理過程中信息化意識(shí)欠缺，沒有認(rèn)識(shí)到人力資源檔案管理信息化的重要性，所以在工作過程中及時(shí)過程繁雜，一些工作人員也不愿意改變工作方式；另外，從事人力資源檔案管理工作人員觀念不正確，認(rèn)為檔案管理就是將一些檔案保存好就行，不破壞不丟失即可。但是要想提高人力資源檔案管理工作效率，僅僅將檔案記錄好并保存好是不夠的，沒有考慮到后期相關(guān)工作人員查看問題。

1.2 檔案信息化設(shè)施建設(shè)相對落后

在人力資源檔案管理過程中，檔案信息化設(shè)施在管理過程中也起著重要作用。但在我國人力資源管理部門中更加注重紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)，沒有重視信息化設(shè)施建設(shè)，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等相關(guān)信息化設(shè)備不完善；與此同時(shí)，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案管理過程中也沒有利用信息化設(shè)備以及信息技術(shù)對檔案進(jìn)行收集、整合，還是采用傳統(tǒng)工作方式，違背了人力資源檔案管理信息化的工作理念[1]。

1.3 檔案信息化制度缺失

在人力資源檔案管理信息化中，并沒有相關(guān)制度予以工作上支持，應(yīng)用信息化只是停留在口頭上，并沒有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，工作流程也沒有嚴(yán)格規(guī)范，工作人員在管理過程中有可能手工操作與信息化同時(shí)應(yīng)用，如果不對工作流程加以規(guī)范，就會(huì)造成雜亂現(xiàn)象，導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)丟失，甚至被人惡意篡改，影響人力資源檔案管理工作效果。

1.4 人力資源檔案管理信息化人才缺失

雖然將信息化應(yīng)用在人力資源檔案管理中，但關(guān)鍵還是工作人員起著重要作用，需要相關(guān)工作人員提高綜合素養(yǎng)，做好本職工作，保障人力資源檔案管理工作有效開展。但在實(shí)際工作過程中，部分工作人員由于業(yè)務(wù)能力低，再加上職業(yè)道德素質(zhì)差，經(jīng)常在工作過程中出現(xiàn)失誤或者丟失相關(guān)數(shù)據(jù)，從而影響工作質(zhì)量，給人力資源檔案管理造成消極影響[2]。

2 人力資源檔案管理信息化的建設(shè)對策

2.1 提高人力資源檔案管理信息化意識(shí)

在人力資源檔案管理過程中，要想提高信息化應(yīng)用程度，就必須提高檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，具備較強(qiáng)的信息化意識(shí)，能夠起到良好支配作用。因此，將人力資源檔案管理與所在領(lǐng)域的其他相關(guān)業(yè)務(wù)相結(jié)合，從而在工作過程中促使工作人員不得不使用信息化技術(shù)，無形中培養(yǎng)工作人員的信息化意識(shí)。

2.2 完善人力資源檔案管理信息化設(shè)施

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過程中，如果只依靠傳統(tǒng)手工記錄管理方式，不能保障各種相關(guān)工作有條理進(jìn)行。因此，信息化建設(shè)在人力資源檔案管理過程中必不可少，在很大程度上能夠提高工作效率。如在工作過程中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的歸類、整合與存儲(chǔ)等，還可以將重要檔案進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失而影響人力資源管理工作。與此同時(shí)，要完善人力資源檔案管理信息化設(shè)施，增加信息化設(shè)備，便于工作人員工作，加強(qiáng)工作人員信息技術(shù)與信息化設(shè)備的有效結(jié)合，做到人機(jī)統(tǒng)一，獲得良好工作效果。

2.3 建立健全人力資源檔案信息化機(jī)制

要想有效提高人力資源檔案管理信息化 程度，就要建立健全檔案信息化管理制度，為人力資源檔案管理信息化各項(xiàng)工作提供制度保障，促使工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度完成工作，轉(zhuǎn)變工作方式。在制定相應(yīng)管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)從信息化管理、信息化業(yè)務(wù)以及信息化技術(shù)等三個(gè)主要方面考慮，從而制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，建立工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作流程，保障工作人員在合理的制度下做好本職工作，可以有效提高檔案管理質(zhì)量[3]。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在人力資源檔案管理信息化過程中，應(yīng)提高工作人員的綜合素質(zhì)，從而保障各項(xiàng)管理工作有序進(jìn)行。首先應(yīng)該提高工作人員的信息化意識(shí)以及信息技術(shù)，定期給檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，讓工作人員學(xué)習(xí)檔案管理技巧與信息技術(shù)，讓工作人員知道信息化在檔案管理工作中的重要性，提高信息化意識(shí)。其次，應(yīng)該提高工作人員職業(yè)道德素養(yǎng)，提高責(zé)任心，有利于工作人員在檔案管理過程中增加做好各項(xiàng)記錄、整合與存儲(chǔ)等相關(guān)工作，井井有條，培養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)，履行崗位職責(zé)，提高檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會(huì)背景下，人才短缺，這就要求人力資源部門做好管理工作，為企業(yè)留住人才，促進(jìn)企業(yè)長久發(fā)展。將信息化應(yīng)用在人力資源檔案管理工作中，在一定程度上提高工作效率。但目前在應(yīng)用過程中還存在一定問題，影響人力資源檔案管理。因此，應(yīng)根據(jù)目前存在不足，綜合考量各種因素，從而制定完善的人力資源檔案管理信息化建設(shè)對策，提高人力資源檔案管理信息化程度，提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。