探討文書檔案管理信息的電子化應用

鄧忠華

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-109-01

摘 要 文書檔案管理工作是行政工作中非常重要的部分。傳統的行政部門文書文書檔案管理信息大多數采用人工的方式進行信息的收集、整理和合并、統計等操作，用戶的信息登記或者信息查詢等也利用人工客服的方式進行展開。隨著我國經濟和科技的不斷創新發展，互聯網技術被我國很多個領域引入，并促進著各個領域間的發展。傳統的文書檔案管理在互聯網的沖擊之下，逐漸走向信息化和智能化，不再依賴也不再受制于人工服務，本文主要介紹文書檔案管理信息的電子化應用的具體情況。文章介紹了電子化文書檔案管理信息在行政工作中的優缺點，隨后介紹了改進電子化文書檔案管理工作的具體措施。

關鍵詞 文書檔案 管理信息 電子化應用

相對于傳統的文書檔案管理方式，電子化的文書檔案管理方式更加快捷和精準。傳統的文書檔案管理信息方式有四個缺點，首先是傳統的文書檔案管理信息在處理時過程十分復雜和多樣，人工來進行梳理和整合會有很大難度，也不利于數據和信息的精準性和科學性，消耗巨大的成本；其次是，傳統文書檔案管理信息在采集、整理并統一后，信息和數據便進入了信息數量巨大的數據庫里，利用人工來再次尋找信息和數據會十分繁瑣，耗時耗力巨大；再次，傳統文書檔案管理工作的安全性較低，信息和數據容易泄露，容易給企業造成風險，不利于企業健康發展；最后，傳統文書檔案管理的方式在企業中需要花費大量的人力物力和財力，嚴重擴大了成本，對企業發展有諸多不利的影響。因此，作用互聯網進行文書檔案管理電子化，是時代的選擇和產物。

一、電子化文書檔案管理信息在行政工作中的優缺點

（一）電子化文書檔案管理信息的優點

如今，電子化文書檔案管理信息的方式已經在各個領域投入使用，其突出的優點是可以利用互聯網和現代科技大幅度提高工作速度和工作效率，與此同時，它作為現代信息發展的產物，在其他方面也為文書檔案的工作帶來了很大的幫助。

首先，電子化文書檔案相對于傳統紙質版文書檔案解決了很多局限和困難，電子版文書檔案的保存管理較為方便，在系統完善，管理健全的情況下，可以對數據進行良好的保存管理，而紙質版的文書檔案則要面臨來自高溫、腐蝕或氧化等帶來的不便，嚴重影響了數據和信息保存的安全性，增加了所需成本。

其次，電子化的文書檔案管理有助于信息的共享和傳輸，只需要互聯網計算機進行簡單操作便可以進行數據共享，而傳統紙質版的文書檔案則相對比較麻煩，紙是數據和信息的載體，在共享中需要對紙張的需求會很大，嚴重提升了所需成本。

（二）電子化文書檔案管理信息的缺點

電子化文書檔案管理方式在給企業帶來便利的同時，難免也會帶來許許多多的弊端。

首先，電子化文書檔案管理方式無法保障信息和數據的安全性和真實性，電子數據和信息在互聯網上難免會遺失或者被一些不法分子所篡改，這些數據和信息的不真實性也不方便利用某種手段來進行檢測，為企業的進一步工作造成了不良影響。在此過程中，用戶的信息可能存在丟失、被竊取等可能，無法保證信息的安全性和穩定性。

其次，電子化的文書檔案管理工作對于工作人員和企業的管理系統的完善要求都是比較多的，企業必須招收有工作經驗的員工進行電子化文書檔案管理的工作，若只是對傳統的紙質版的文書檔案有了解，再次對電子版進行了解，消耗的時間和成本都是比較巨大的。文書檔案由于其獨特的保密性和科學性對企業管理體系和防火墻的要求比較高，以免有一些不法分子對企業的數據和信息進行攻擊和竊取，企業必須擁有一個完善的管理體系和健康的管理系統，同時要升級防火墻，避免病毒和黑客等的侵入，造成信息的遺失。

二、改進電子化文書檔案管理工作的具體措施

如今，電子化的文書檔案管理制度在行政部門中占據重要地位，大大提高了行政部門管理文書檔案的工作效率，減輕了企業負擔，降低了文書檔案管理所需的成本。如今電子化的文書檔案管理工作內部的突出問題便是工作人員的問題[3]。工作人員是決定工作質量和效率的重要因素。因此在提高工作人員的素質和技能方面，企業應該想好充分的對策。

首先，在招聘技術人員時，就應制定合理的招聘制度和標準選取有責任心的員工擔任行政部門中文書檔案管理方面的工作。隨后，企業可以對招聘進來的工作人員進行培訓，將電子文書檔案管理方式向大家進行普及和教學，對員工的要求較高。最后，企業要多多識別并招收復合型的人才，提高文書檔案管理工作中整體的信息技術水平，降低所需的人力成本。在提倡創新進步的社會環境中，好的工作人員會使企業的整體工作水平邁出一大步。

三、結語

綜上所述，文書檔案管理是我國行政工作部門不可缺少的工作方面，許多重要的決策均要從文書檔案的信息和數據中取得依據。其信息和數據可能為一個地方帶來翻天覆地的變化。互聯網技術逐漸普及，人類生產生活因為科學技術的引入而更加便捷。而文書檔案管理方式的變革是時代的產物，企業要結合文書檔案管理工作電子化的優缺點，結合實際情況來提高文書檔案管理工作電子化的效率和能力，將更加創新和先進的文書檔案管理制度推向各個領域的行政部門，提高其文書檔案管理水平，完善部門內部文書檔案管理體系[4]。

參考文獻：

[1]周小榮.探討文書檔案管理信息的電子化應用[J].科技資訊，2018，16（2）：27-28.

[2]張彬.文書檔案管理信息的電子化應用[J].蘭臺內外，2017（3）：37.

[3]牛佳.關于文書檔案管理中電子信息化應用的思考[J].鐵路采購與物流，2017（09）：49-50.

[4]李玉梅.文書檔案電子化管理的措施分析[J].理論觀察，2018，No.142（04）：149-151.