社區衛生服務中心檔案管理規范化分析

高陽　高莉

摘 要：社區衛生服務中心檔案管理對于規范社區居民檔案有著重要作用，傳統的檔案管理方式，不利于檔案的存儲和利用，也滯后了社區衛生服務中心的管理工作進程。本文基于社區衛生服務中心檔案管理含義，分析了社區衛生服務中心檔案管理中存在的問題，并給出規范化的策略。

關鍵詞：社區衛生服務中心 檔案管理 規范化 策略

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

檔案管理是社區衛生服務中心管理的重要組成部分，對于社區衛生服務中心工作的開展影響較大，科學、合理、規范檔案管理，能提高社區衛生服務中心的管理水平。目前我國社區衛生服務中心的檔案管理工作中卻存在諸多不足，如檔案管理不規范、管理者不重視等，降低了檔案管理工作效率。因此，解決檔案管理不規范問題，成為現階段社區衛生服務中心急需解決的問題。

一、社區衛生服務中心檔案管理的含義

檔案管理指的是社區衛生服務中心的管理人員對有價值的活動進行保存管理的方式，其包括財務檔案、文書檔案、聲像材料和基礎設備等材料的管理。做好社區衛生服務中心檔案管理工作，能真實反映出社區服務中心的醫療和健康教育情況，還能了解到該社區居民身體健康狀況，有利于有效應對傳染疾病和慢性疾病疫情[1]。

二、社區衛生服務中心檔案管理中存在的問題

1.檔案管理者的問題

社區衛生服務中心的檔案管理者對于自己的本職工作，存在兩點問題：一是缺乏檔案管理意識：大部分檔案管理人員未形成系統的檔案管理意識，將檔案管理工作看成對檔案的簡單整合和裝訂，在檔案病歷、文書等文書檔案的管理中，出現不重視書寫的問題，常常出現記錄字體不規范、記錄潦草和殘缺等問題，不利于檔案管理工作的開展。二是缺乏檔案管理能力：大部分社區衛生服務中心的檔案管理者只將自己看作醫務工作者，不具備檔案分類管理、電子備案、建立檔案管理平臺的能力，使社區衛生服務中心的檔案管理工作只停留于簡單的材料管理，無法跟上社區衛生服務中心的發展步伐[2]。

2.檔案管理制度的問題

社區衛生服務中心的檔案管理制度還停留在傳統的理念上，無法適應新時代的檔案管理工作，甚至會滯后檔案管理的進程。如傳統的檔案管理工作，工作人員有時將檔案盒亂拿亂放，增加了歸檔的難度，也不利于檔案查看。檔案信息化管理制度不健全，也會致使少數檔案沒有卷內目錄，無法實現檔案管理平臺的構建和檔案資源共享[3]。

3.檔案管理基礎設施的問題

完善的基礎設施是做好社區衛生服務中心的檔案管理工作的前提，但是目前我國的社區衛生服務中心存在檔案管理工作投入資金不足的現象，導致檔案管理工作質量下降。資金投入不足，會出現檔案架不夠、老舊檔案架無法更換、卡片柜不足、信息化辦公設備缺失等問題，使檔案無處存放，管理不到位，甚至會縮短光碟、紙質材料的保存期限。

三、社區衛生服務中心檔案管理規范化的策略

1.提高檔案管理者的綜合管理水平

在檔案管理工作開展的過程中，社區衛生服務中心的領導階層需要重視檔案管理工作，并把檔案管理工作納入工作人員的業績考核中，也可形成檔案管理競爭上崗制度，讓檔案管理人員能重視自身工作。同時檔案管理人員需提升自己的工作能力和職業素養，將現代化的技術手段和新型的管理方式應用于社區衛生服務中心檔案管理工作中，使檔案管理工作更科學、合理。也可為管理者提供檔案管理培訓的機會，如聘請國內或國外的檔案管理專家，為工作人員講解現代檔案管理的技術;定期派遣檔案管理人員去管理培訓機構學習深造，使社區服務中心的檔案管理水平得到真正提高。規范檔案管理工作流程和工作內容，是目前我國社區衛生服務中心檔案管理工作的首要任務[4]。

2.完善檔案管理制度

一套完善的管理制度，是提升檔案管理水平的前提，健全社區衛生服務中心的檔案管理制度的方法有以下幾點：一是社區衛生服務中心基于自身情況和發展形勢，以傳統檔案管理制度為藍本，優化檔案管理制度，積極借鑒國內外先進的檔案管理經驗，使檔案管理制度符合實際;二是建立與新檔案管理制度相匹配的獎罰制度，規范檔案管理行為，將檔案管理人員的日常表現納入考核中，為工作能力強、職業素養高的人員提供物質獎勵和晉升渠道，同時明確每位檔案管理者的責任，做到獎懲有度;三是建立檔案管理工作質量核查制度：對檔案管理工作進行定期檢查，重點檢查紙質檔案的管理和保存工作、網絡檔案管理系統的組建工作。

3.強化檔案管理基礎設施

檔案管理的硬件設施是提高檔案管理水平的基礎，因此，社區衛生服務中心需增加必要的硬件設施，并對老舊的設施進行更換。如增加檔案架和卡片柜、更換老舊的檔案架、增添信息化辦公設備等。同時在檔案管理室內需配備防蟲、防腐、防光、防塵、防潮和防火的設備，降低檔案被破壞的幾率;成立檔案室管理小組，對檔案一對一的保護，派遣專門的管理人員定時了解檔案室的濕度和溫度，對于濕度和溫度異常的檔案室，需及時處理;為檔案管理人員配置照相機、掃描儀、打印機等基本的設備，使檔案的采取和保存更專業化、規范化，并對各類檔案進行歸類保存，確保提取檔案更方便快捷[5]。

另外，需將檔案管理室、存放室和閱覽室分開，使檔案整理、提取和閱覽工作能有效區分，使管理效率更高。同時需要提升檔案管理人員的安全意識，對于提取和閱覽檔案資料的人員，要求其提供相關的材料，并遵循檔案管理室的規章制度，盡量減少由于不良操作而導致的檔案破損事件。需為檔案管理平臺的網絡系統與社區衛生服務中心的外網提供保護，監督并打擊網絡攻擊行為。

綜上所述，隨著我國醫療技術的不斷發展，社區衛生服務中心的工作也隨之產生新變化。因此，社區衛生服務中心的工作人員需重視檔案管理工作，改變傳統的檔案管理模式。想要提升社區衛生服務中心檔案管理水平，就需要結合社區衛生服務中心的實際，引進新的管理理念和信息技術，制定規范、系統的檔案管理制度，使社區衛生服務中心的檔案管理工作能有序進行。

參考文獻

[1]由光玉.初探社區衛生服務中心檔案管理規范化[J].才智，2018（18）：192.

[2]沈瑞珍.社區衛生服務中心檔案管理的規范化[J].辦公室業務，2018（12）：141.

[3]徐青青.對加強社區衛生服務中心檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2017（14）：134-135.

[4]王穎.社區服務中心檔案管理的規范化措施分析[J].大家健康（學術版），2016，10（10）：293-294.

[5]李美玉.社區衛生服務中心的檔案管理規范化研究[J].世界最新醫學信息文摘，2015，15（83）：244+165.