基于新農村合作醫療下的醫療檔案管理的思考與研究

文/韓紅艷

新農村合作醫療自2003年開始實施以來， 我國農村基礎衛生醫療環境及農民就醫問題已得到有效的改善。 而新農村合作醫療檔案的管理，也逐步引起了相關人士的高度重視。 本文結合實際情況，就新農村合作醫療檔案管理問題進行了深入的探討，提出了實施檔案管理工作的價值及所存在的問題，并提出了應對措施，可為后續新農村合作醫療檔案管理工作開展提供參考及借鑒

新農村合作醫療制度的建立對解決現有突出的“三農問題”及緩解現有廣大農民群眾看病難的問題帶來了促進作用，也為農村居民身體健康生活質量改善起到了保護作用。新合療檔案是農村合作醫療工作的真實記錄和重要載體，如何做好新合療檔案管理工作，已成為擺在現有醫療機構及檔案管理工作者面前的一大難題，必須引起高度重視，切實做好新合療檔案管理工作。

一、新農村合作醫療檔案管理的價值

新農村合作醫療工作的開展對廣大農民群眾看病就醫帶來了福音，也使得國家實現小康水平的目標得以更近。在此背景下，實施合作醫療檔案管理的重要價值主要集中在以下幾個方面：

1.新農村合作醫療檔案管理屬于新農村合作醫療政策實施的重要部分。從現有農村發展主要矛盾及“三農問題”的解決而言，合作醫療政策的提出無疑是一種具有時代價值的政策，可為國家經濟建設及農民生活保障發揮重要價值。而農村合作醫療政策的實施必然產生大量的檔案，這些檔案的保存及管理，對規范合作醫療政策的實施和相關數據的統計利用都具有重要的價值。可以說，新合療檔案管理對保證新合療政策實施、提供相關信息支持具有重要的作用。

2.檔案管理可規范合作醫療制度的實施及推進。合作醫療制度涉及國家、地方政府、村級組織、農民、基層醫療機構等多個主體，關系廣大農民的切身利益及社會發展與穩定，是惠及萬民的一項事業。加強新合療檔案管理，可以真實記錄和規范每一個操作環節，杜絕違規現象發生，還可以為實施和推進新合療制度起到基礎性作用。

3.檔案管理是推進新農村合作醫療取得持續發展的需要。我國農村人口眾多是基本國情，廣大農民民生問題的解決是國家基本及必須實現的目標。合作醫療制度的提出及實施是實現該目標的基本策略。在實施新合療制度的過程中所形成的各類文件及信息就是新合療檔案。加強新合療檔案管理，既可以為利用者提供查詢利用服務，又可以總結經驗，不斷改進和完善合作醫療制度存在的缺陷和不足，同時還可以為該制度的有序推進和后續健康發展提供保障和支持，為更好地服務廣大農民群眾發揮出應有的作用。

二、新農村合作醫療檔案管理現狀及問題分析

新農村合作醫療制度的推進是農民生活質量得以提升的基本保證。近兩年，我國地方政府在認真貫徹新農村合作醫療制度方面取得了顯著成效，但檔案管理工作開展卻不容樂觀，必須引起相關人員高度重視。具體來講，主要問題集中在以下方面：

1.人員使用問題。長期以來，檔案管理工作開展均在城鎮等區域進行，對農村缺乏必要的宣傳及教育，檔案管理在農村的落實情況不容樂觀，甚至存在檔案管理無價值的錯誤認識。同時，一些農村雖然進行檔案管理工作的教育培訓，但缺乏系統性，致使農民對建檔工作認識不足，積極性偏低。

2.檔案管理信息化程度低的問題。信息化技術的發展為人們實現對檔案數據的安全存儲、快速查詢提供了便捷。但檔案管理信息化建設需要必要的設備和技術人員。而在農村，由于其生活環境差及基礎設施力量薄弱等問題，在檔案管理中應用信息化管理存在較大的難度，致使農村合作醫療檔案管理大多采取手工記錄方式，使得查詢困難，效率低，對參保人員報銷、結算等造成困惑，也影響村民參保的積極性。

3.檔案管理人員基本素質問題。基層醫療機構的人員技能問題一直是影響基層醫療衛生服務質量的重點問題。同樣基層衛生服務部門從事檔案管理的人員的素質也影響著檔案管理工作的開展，基層檔案管理人員大多是兼職人員，面對數量大、種類多的醫療檔案，如果沒有檔案專業知識和技能是很難勝任工作的。

4.檔案管理機構保管條件問題。由于新型農村合作醫療制度涉及面廣，參保人數眾多，形成的合作醫療業務檔案數量也多，但涉及人員、辦公場所、辦公經費等一系列實際問題，卻未能真正落實到位，大部分村缺乏必備的檔案管理場所，所謂辦公就是在承辦人家里，檔案柜就是家里的木柜子，或者參保人員的檔案被臨時放在某個地方，根本談不上安全保管，僅僅只滿足于不丟失。

三、新農村合作醫療檔案管理的對策措施

基于前面提到的新農村合作醫療檔案管理中所存在的問題，相關單位應從提高認識、加大培訓、完善制度、強化監督、落實責任等方面來著手，改進完善檔案管理的措施，促進檔案管理工作的有效開展。

1.強化檔案管理工作的宣傳及提高農民對檔案管理重要性的認識。在檔案管理中，首先要抓好農村合作醫療檔案工作的宣傳，增強農民的檔案意識，各級檔案部門要深入農村，走村入戶宣傳建立農村合作醫療檔案的重要性，讓農民了解和認識到檔案是保護自身利益重要依據，鼓勵和引導農民學會運用檔案來維護自己的合法權益，實實在在感受到利用檔案帶來的便利和好處，這樣他們才會自愿地參與到檔案管理工作中來。

2.強化檔案管理制度建設及落實監督管理工作。農村醫療衛生服務部門首先應加強檔案管理制度建設，并及時做好業務指導和監督，確保合作醫療檔案管理工作規范有序開展。換言之，只有建立規范制度，才可使農村合作醫療檔案實現法制化及規范化，才能防止人為因素導致的合作醫療檔案管理陷入混亂狀態。其次，要在完善制度上下功夫，要從檔案收集、整理、歸檔、利用等環節著手，細化管理措施、強化執行落實，真正使相關機構和廣大村民認識到合作醫療檔案管理的重要性，自覺地履行好自己的職責，達到新合療檔案有效管理、高效利用的目的。

3.強化信息技術在檔案管理中的應用。信息化發展是趨勢，也是人類文明史上的重大突破。現各行各業均加強了檔案管理的信息化工作。可以說，檔案管理信息化是未來檔案管理發展的方向，而如何應用信息技術強化電子檔案管理應作為重點進行考慮。其一，對于合作醫療檔案管理，簽名問題已成為影響實施的主要因素，簽名屬于文件的身份及歸屬，落實電子簽名在電子檔案管理中的應用應作為重點進行考慮。其二，做好電子檔案管理中的審核審批工作，對于檔案管理人員而言，接受檔案的入口應明確，做好審批工作及專人負責檔案交接是基礎。其三，借助計算機系統實施檔案管理信息化可提高管理效率及減少差錯率，相關單位應引進或建立電子檔案管理系統，減少人為提交環節所帶來的交接不清及不全等情況，以確保電子檔案管理工作的實施及開展。

4.加強合作醫療檔案管理分類標準的統一及有效檢索工具的開發。新農村合作醫療檔案管理工作屬于一項全新的工作，無類似的規范及案例可依、可尋。為使各建檔部門有章可尋、便于查詢，檔案管理行政部門應制定統一的規范性文件，統一分類標準。如在檔案整理方面可實行一戶一卷或一戶多卷等形式。卷內文件按時間順序進行排列，并填寫卷內文件目錄。此外，在對檔案編號管理中，可采取以鄉(鎮)為單位，按年度、村別和患者出院辦理醫藥費補償手續時間的先后裝袋、排列等編號方式。另外，為保證農村合作醫療檔案的完整性和利用的查全率、查準率，檔案管理部門要編制農村合作醫療檔案管理目錄，健全檔案檢索體系，實行計算機管理，提高整體管理水平。

總之，新農村合作醫療的實施對我國農村基礎設施建設及“三農問題”的解決具有重要的價值。強化農村合作醫療檔案管理工作是基礎，也是保證。而對于農村合作醫療檔案管理，由于其復雜性，必須將其作為一種全新的工作加以落實。檔案管理部門應關注現有農村合作醫療檔案管理工作中所存在的問題，并積極探索適合的檔案管理思路及辦法，以推動新農村合作醫療檔案管理工作的有效開展和健康發展。